Hoe u kunt bepalen welke proceskaart voor u geschikt is

Lees meer over de soorten proceskaarten en waarvoor elk type wordt gebruikt.

Canva

Wat is het in kaart brengen van processen en hoe kan het u helpen bij het nemen van goede zakelijke beslissingen? Hoe weet je waar je moet beginnen? Welke kaarten zijn geschikt voor jou? Het korte antwoord is: het hangt ervan af.

Wat zijn proceskaarten?

Proceskaarten worden gebruikt om processen en procedures te documenteren die bepalen hoe het werk binnen een entiteit wordt gedaan. Met kaarten kunnen bedrijfsleiders kijken naar wat er nu gebeurt om te bepalen waar wijzigingen overtolligheid kunnen voorkomen, geld kunnen besparen en de workflow kunnen verbeteren. Een kaart is in feite een afbeelding van hoe dingen gebeuren. Hoewel het in kaart brengen van uw processen tijd en moeite kost, leidt de beloning in kwaliteitsverbeteringen bijna altijd tot een positief investeringsrendement (ROI).

Verschillende soorten proceskaarten

Eenvoudig (laag niveau)
Ondersteboven
Cross Functional (Swim Lanes)
Gedetailleerd
Workflow met afbeeldingen
Weergegeven processtromen
Systeemniveau

Een eenvoudige (low-level) kaart.

1. Eenvoudig (laag niveau)

De meeste elementaire bedrijfsprocessen kunnen worden gedemonstreerd met zeer eenvoudige kaarten. Deze kaarten worden gebruikt om de dagelijkse procedures weer te geven die een bedrijf draaiende houden. Er zijn maar heel weinig symbolen nodig, zodat iedereen ze kan uitvoeren.

Pijlen hebben de neiging om in één richting te stromen.
Processen worden weergegeven door een vierkant processtroomsymbool.
Beslissingspunten worden in deze stromen duidelijk aangegeven met diamanten.

Kaarten kunnen met connectoren aan elkaar worden geregen, zodat lezers kunnen zien hoe de ene set processen in de andere overvloeit. Als een bedrijf goed is gedocumenteerd, moet elke processtroom aansluiten op een of meer processtromen, omdat geen enkele zakelijke actie op zichzelf mag staan.

Een top-down kaart.

2. Van boven naar beneden

Top-down kaarten gebruiken slechts één symbool om een proces en de stappen die het ondersteunen te documenteren. Beslissingspunten zijn niet inbegrepen. Processen die het best met deze stroom worden gedocumenteerd, zijn heel eenvoudig en bewegen slechts in één richting. De kracht van deze stromen is de mogelijkheid om de corresponderende stappen aan elk proces te koppelen. Lezers kunnen deze stromen gebruiken om manieren te vinden om efficiëntie te creëren in standaard werkprocessen door stappen te bekijken op dubbele inspanningen en onnodige stappen.

Een zwembaankaart.

3. Cross Functional (Swim Lanes)

Cross-functionele kaarten worden Swim Lanes genoemd vanwege de horizontale lijnen die worden gebruikt om functionele gebieden te scheiden die lijken op de zwembanen in een zwembad. Deze kaarten worden vaak gebruikt om processen weer te geven die werk, beslissingen en gegevens vertegenwoordigen terwijl elk proces van het ene functionele gebied naar het andere overgaat. Deze kaarten kunnen eenvoudig of gedetailleerd zijn.

Swim Lane-processtromen worden vaak gebruikt om knelpunten en wegversperringen te ontdekken. Met behulp van deze kaarten is het gemakkelijker om aan te tonen hoe een betere stroom van informatie en gegevens een bedrijf kan helpen efficiënter en effectiever te opereren. Deze kaarten zijn erg populair voor ISO-certificering.

Een gedetailleerde kaart.

4. Gedetailleerd

Net als eenvoudige proceskaarten, gebruikt de gedetailleerde proceskaart symbolen om meer gecompliceerde processen in meer detail te demonstreren. Deze kaarten gebruiken meerdere symbolen om processen, subprocessen, documentatie, gegevens enzovoort visueel te scheiden.

Nogmaals, kaarten kunnen aan elkaar worden geregen met connectoren om te laten zien hoe elk proces overgaat in een ander. Legendes worden vaak gebruikt om de lezer te helpen de kaart beter te volgen. Gebruik deze stromen om meer ingewikkelde productie-, distributie-, engineering-, technische en bedrijfsprocessen te documenteren. Deze kaarten zijn uitstekend geschikt voor ISO 9000-certificeringen.

Een workflow-kaart met afbeeldingen.

5. Workflow met afbeeldingen

Werkstroomdiagrammen zien af van standaard kaartsymbolen voor vriendelijkere afbeeldingen. Ze worden vaak gebruikt om processen te demonstreren voor een publiek dat niet bekend is met processtroomtechnieken. Symbolen moeten consequent worden gebruikt. Een legende bijhouden helpt. Deze kaarten worden veel gebruikt bij trainingen.

6. Weergegeven processtromen

Weergegeven kaarten gaan een stap verder dan werkstroomdiagrammen om een kaart vriendelijk te maken door kleuren toe te voegen en informatie te scheiden in afgebakende gebieden. Meerdere processtromen worden vaak op dezelfde kaart gedocumenteerd.

Deze kaarten kunnen behoorlijk ingewikkeld zijn. Elke stroom is gedocumenteerd in een andere kleur om het voor de lezer gemakkelijker te maken om elke stroom te volgen. Legendes helpen lezers de betekenis van symbolen te bepalen. Ze worden meestal gebruikt om de gegevensstroom in kaart te brengen, aangezien deze bedrijfsprocessen binnen een organisatie ondersteunt.

Een kaart op systeemniveau.

7. Systeemniveau

Kaarten op systeemniveau tonen het hoogste niveau van bedrijfsprocessen in een organisatie. Deze kaarten worden gebruikt om bedrijfscycli te demonstreren. Cycli zoals cashflow, order tot uitvoering, productie, systeemontwikkeling etc. kunnen met dit type kaart worden bekeken. Meerdere symbolen en pijlen tonen de activiteitenstroom, de volgorde van processen, samen met de opeenvolging op hoog niveau en de interacties tussen bedrijfsgebieden. Andere proceskaarten worden vaak weergegeven in kaarten op hoog niveau.

Managementteams gebruiken deze kaarten om de organisatie en interactie van een divisie of een heel bedrijf beter te begrijpen. Systeemkaarten zijn ook vaak vereist om ISO 9001-certificering te behalen.