Tips voor het bijhouden van gegevens voor het belastingseizoen

Deze tips helpen u het belastingseizoen door te komen zonder de gebruikelijke pijn.

Olga DeLawrence

Het einde van het jaar is druk en vaak stressvol. We hebben tenslotte twee vakanties achter elkaar die tijd, geld en voorbereiding vergen. Op de top van dat, door 31 december ^st, het is met de oude en in de nieuwe. Oh, ik heb het niet over het opruimen van je kasten of de schuur. Nee, ik heb het over financiële gegevens, bestanden, bonnetjes, en je eenden op een rij krijgen om aan Uncle Sam te presenteren.

Ontmoedigend, is het niet?

Nou, dat hoeft niet zo te zijn. Volg deze tips en het opruimen van het einde van het jaar is een koud kunstje. Dat geldt ook voor het verzamelen van uw gegevens ter voorbereiding op het indienen van uw jaarlijkse belastingaangifte.

Deze tips zijn bedoeld om het leven gemakkelijker te maken voor diegenen onder ons die vanuit huis werken als ondernemer of solopreneurs. Heer weet dat we het al druk genoeg hebben, dus waarom zou u uw gegevens niet organiseren? Het bespaart tijd en tonnen stress. Geloof me!

Houd dossiers van het huidige jaar binnen handbereik

Foto door Shauna L Bowling

Organiseer uw fysieke bestanden

Velen van ons geven er nog steeds de voorkeur aan om onze rekeningen per post te ontvangen en per cheque te betalen. Wijd een lade in uw bureau of een draagbaar bestandssysteem om de kassabonnen van het lopende jaar op te bergen. Maak een map voor elke schuldeiser en label deze met het huidige jaar op het tabblad. Het is ook een goed idee om een ​​map met medische kosten te hebben, aangezien u om deze informatie wordt gevraagd op uw belastingaangifte.

Maak ook een map voor het huidige jaar voor uw zakelijke uitgaven, indien van toepassing. Zet al uw bonnen in de map nadat u de uitgave hebt geregistreerd. Als uw bonnen overeenkomen met een bank- of creditcardafschrift, maak dan een kopie om in uw zakelijke map te plaatsen. (Meer informatie over het vastleggen van zakelijke uitgaven verderop in dit bericht).

Als u een archiveringssysteem heeft voor papieren zoals huwelijksakten, verzekeringspolissen, garanties, voertuigtitels, belastingaangiften, enz., (En dat zou u moeten doen!), Is het einde van het jaar het moment om het op te ruimen. Doorloop elke map en gooi alles weg dat is verlopen of niet langer van toepassing is op uw huishouden.

U wilt bankafschriften, betaalde rekeningen en dergelijke drie jaar bewaren. Bewaar ze in de kast met de bestanden die u voor langere tijd bewaart. De IRS heeft slechts drie jaar om een ​​aangifte te controleren, dus alles wat ouder is, kunt u naar bestand dertien sturen, inclusief alle back-ups.

Versnipper alle wegwerpbare documenten en voeg ze toe aan je composthoop of gebruik ze als aanmaakhout voor de open haard.

Nu u uw fysieke bestanden hebt georganiseerd, is het tijd om een ​​archiveringssysteem op te zetten dat u regelmatig zult bijhouden. Dit is waar het handhaven van uw gezond verstand in het spel komt.

Spreadsheets zijn je vrienden

Nu, laat me niet helemaal gek worden. Zelfs als ik geen boekhoudkundige achtergrond had, zou ik ze nog steeds gebruiken. Ze zijn de gemakkelijkste manier om gegevens bij te houden en hebben de informatie in één oogopslag voor u beschikbaar. Het leren invoegen van formules in Excel is niet moeilijk. En het niet hoeven draaien van een tape (op de rekenmachine) en belastingtijd is een enorme tijdwinst.

Voor degenen onder u die niet bekend zijn met Excel, hier is een eenvoudige zelfstudie die u helpt bij het opzetten van een spreadsheet en het opmaken van formules:

Kopiëren en plakken in Excel

Onthoud altijd dat u alle gegevens wist, met uitzondering van de formules. Op die manier worden de berekeningen automatisch uitgevoerd terwijl u nieuwe gegevens toevoegt.

Zoals je op de onderstaande foto ziet, heb ik alle gegevens gewist, maar de formules wachten nog steeds om voor mij aan het werk te gaan!

Aanbevolen spreadsheets om bedrijfsactiviteiten bij te houden

Ik heb verschillende spreadsheets die ik heb bijgehouden voor mijn bedrijf en die ik nog steeds onderhoud voor mijn persoonlijke belastingaangifte. Hieronder is wat ik aanbeveel om uw werk gemakkelijk te maken door belastingtijd te krijgen. Dit soort gegevens bijhouden is ook goed voor u wanneer u financiële informatie moet verstrekken aan een entiteit die daarom verzoekt. Met een druk op de knop kunt u deze spreadsheets bijvoegen of converteren naar pdf's en naar de aanvragende entiteiten e-mailen

Volg uw inkomsten per klant

Foto door Shauna L Bowling

Freelance inkomsten

Open een nieuw werkboek en noem het Freelance Earnings of wat uw boot drijft. Zorg ervoor dat het iets is dat u zich zult herinneren wanneer u ernaar moet zoeken.

Voeg uw naam, bedrijfsnaam, naam van de werkmap en het jaar waarop deze betrekking heeft toe. (Zie foto).

In mijn Freelance Earnings-werkboek heb ik werkbladen toegevoegd die betrekking hebben op mijn bedrijf. Ze zijn als volgt:

1. Inkomsten 2015
2. Uitgaven 2015
3. Kilometerstand 2015
4. Overheadkosten 2015

Opmerking: ik heb mijn freelanceactiviteiten in 2015 gesloten, maar de informatie die ik in dit artikel verstrek, is groenblijvend.

Onder het tabblad Inkomsten heb ik de kolommen als volgt genoemd:

• Kolom A - Projectnaam
• Kolom B - Factuurdatum
• Kolom C - Factuurnummer
• Kolommen D t / m M: elk wordt toegewezen aan een inkomstenbron (klant)
• Kolom N - Subtotaal (het totaal van alle getallen in de rij)
• Kolom O - Totaal (dit is eigenlijk overbodig)
• Kolom P - Datum betaald
• Kolom Q - Minder kosten (soms berekent PayPal kosten voor niet-geverifieerde betalers)
• Kolom R - Betaald bedrag (het aan mij betaalde netto)
• Kolom S - Saldo (onbetaald saldo)
• Kolom T - Maandelijks totaal (hiervoor is een aparte formule vereist die varieert afhankelijk van het aantal rijen met items dat ik in een maand heb)

Onderaan de spreadsheet heb ik formules voor elke kolom. Hierdoor weet ik in één oogopslag hoeveel ik van elke klant heb verdiend. Dit is handig wanneer u uw klantenbestand opnieuw beoordeelt. Het is ook nuttig aan het einde van het jaar; u weet van welke klanten u een 1099 (iets meer dan $ 600) kunt verwachten.

Dan loopt er een formule over om me een totaal totaal te geven. Het moet overeenkomen met de totalen in de kolommen Q, R, S en T. Dit wordt een 'bewijs' genoemd. Als de totalen elkaar niet kruisen, heb je ergens een fout.

Op dit punt wil ik tussenbeide komen. Als een van mijn lezers zich overweldigd voelt door het opzetten van spreadsheets, doe ik dat graag voor u. Dan hoef je alleen maar de informatie in te voeren zodra deze zich voordoet. Stuur me een e-mail via de Bravewarrior-profielpagina (kijk onder "fanmail")

Houd uw zakelijke uitgaven bij

Foto door Shauna L Bowling

Uitgaven

Vervolgens gaan we naar het werkblad Uitgaven. Hier volgt u al uw zakelijke uitgaven. Ik heb deze een beetje anders opgezet. De eerste drie kolommen zijn respectievelijk Datum, Begunstigde en Totaal. De vierde kolom wordt leeg gelaten om het totaal te zien zonder naar de laatste kolom te hoeven gaan. Je zult zien waarom ik het op deze manier heb ingesteld als je de kolommen ziet die ik heb genoemd. Vergeet niet om alle fiscaal aftrekbare bedrijfskosten op te nemen, ook wel bekend als bedrijfskosten (buiten de overhead - daar zullen we later op ingaan).

Dit is wat u in uw spreadsheet moet opnemen

• Kantoorbenodigdheden: papier, inkt, toner, pennen, potloden, enz.
• Software
• Hardware —CRT's, monitoren, laptops, luidsprekers, printers, enz.
• Training - alle seminars die u bijwoont of online training waarvoor u een vergoeding betaalt
• Reparatie en onderhoud (R & M) Apparatuur - computerreparaties, enz.
• Reclame / marketing - dit omvat geen kilometers, maar de werkelijke kosten om uw naam bekend te maken. Dit kunnen stickers voor uw auto zijn, visitekaartjes, afdrukkosten, enz.
• Licenties / belastingen - uw beroepsvergunning en vergoedingen voor de registratie van uw bedrijfsnaam komen hier in aanmerking. Ik vermeld ook mijn jaarlijkse domeinnaam en websitekosten in deze kolom.
• Verzekering - als u alleen voor uw bedrijf een afzonderlijke verzekering hebt, zoals beroepsaansprakelijkheid
• Wedstrijdkosten
• Kosten (andere) - dit zijn bankkosten, PayPal-kosten en alle andere kosten die u moet betalen om betaald te worden.
• Port
• Vermaak - als u een klant meeneemt voor lunch of diner, moet u de naam van de klant en wat er is besproken op de bon noteren, anders kunt u het niet afschrijven.
• Reizen - nogmaals, dit is exclusief kilometers; dat is een aparte berekening. Dit omvat vliegtickets, hotelovernachtingen, autoverhuur, enz., Op voorwaarde dat deze zaken gerelateerd zijn.

U wilt het totaal van elke kolom (verticaal) naar beneden laten lopen die 'proof' is voor de rij (horizontale) totalen.

Het tabblad Kilometerstand is vrij eenvoudig. In principe ziet het er zo uit:

Registreer uw kilometerstand

Foto door Shauna L Bowling

Wanneer u naar een netwerkevenement, het postkantoor of de winkel voor kantoorbenodigdheden rijdt om een ​​klant te ontmoeten of een klant lokaal te entertainen, zijn uw kilometers aftrekbaar. De IRS publiceert elk jaar een ander tarief. Uw belastingsoftware of accountant maakt de juiste berekening zodra u het totale aantal kilometers hebt opgegeven. Parkeerkosten en tolgelden zijn ook aftrekbaar, dus bewaar de bonnetjes en log ze in. Ik bewaar meestal een aparte kolom in het kilometers-spreadsheet om het parkeren en de tol bij te houden (zie het blad Medische kosten verderop in dit bericht voor een voorbeeld).

Opmerking: als u een voertuig alleen voor werkdoeleinden gebruikt, kunt u ervoor kiezen om gas en olie, reparaties en onderhoud aan het voertuig op te nemen in het gebied met bedrijfskosten. U kunt kilometers echter niet afschrijven als u op deze manier gaat. Ook dient u het voertuig af te schrijven (afhankelijk van de leeftijd) als het inderdaad een bedrijfswagen is.

Overheadkosten

Doorgaan naar overheadkosten:

Als je vanuit huis werkt en een speciaal kantoor hebt (ik heb mijn derde slaapkamer omgebouwd tot kantoor), kun je een deel van je overheadkosten aftrekken. De berekeningen zijn gebaseerd op de vierkante meters van uw kantoor gedeeld door de totale vierkante meters van uw huis. Uw belastingsoftware voert de berekeningen uit op basis van de vierkante meters die u opgeeft.

Dit zijn de items die u maandelijks moet registreren

• Hypotheekbetaling - als uw belastingen en verzekering bij de betaling zijn inbegrepen, moet u het principe doorbreken wanneer u uw belastingaangifte doet. Trek gewoon uw verzekerings- en onroerendgoedbelastingnummers af van de totale betaling voor het jaar om de juiste uitsplitsing te krijgen.
• Elektrisch
• Gas - om uw huis / water te koelen en te verwarmen
• Water
• Huisreparaties - dit is alleen van toepassing op reparaties die het hele huis betreffen, zoals het opnieuw aansluiten van de structuur, het opnieuw bedraden, enz.
• Mobiele telefoon - als u deze zakelijk gebruikt.
• Telefoon - als u een speciale telefoonlijn heeft, vermeld deze dan in het onkostenwerkblad in plaats van hier.
• Internet - dit geldt vooral voor schrijvers. Elke zelfstandige professional die voor het zakendoen op internet vertrouwt, moet deze kosten opnemen.

Houd uw overheadkosten bij

Foto door Shauna L Bowling

Eenvoudige spreadsheets voor alle belastingbetalers

Voor alle belastingbetalers die aftrekposten specificeren, is het een goed idee om spreadsheets bij te houden voor uw medische / tandheelkundige uitgaven en liefdadigheidsbijdragen. Houd ook uw aantal kilometers bij voor beide categorieën, aangezien dit meetelt voor uw contante uitgaven en aftrekbaar is.

Uw medische / tandheelkundige spreadsheet is een zeer eenvoudige lay-out, zoals u hieronder zult zien:

Houd uw medische kosten bij, inclusief kilometers

Foto door Shauna L Bowling

Uw premies zijn aftrekbaar, net als recepten, doktersbezoeken, ziekenhuisverblijven, laboratoriumwerk, poliklinische behandelingen, enz. goed. Merk op dat het sleutelwoord hier is voorgeschreven. Als uw arts zegt dat u moet afvallen, komt u niet in aanmerking voor deze aftrek.

Voor