Inhoudsopgave:
- "Let's Wing It" is niet de oplossing
- Hoe u uzelf kunt motiveren om aan uw presentatie te werken
- Hack 1: begrijp dat het een proces is
- Hack 2: hergebruik eerder werk
- Hack 3: besteed delen van uw presentatie uit
- De perfectie-paradox
- Realiseer je dat niets perfect kan zijn
- Doe het
- Wat er echt toe doet?
Heeft u last van uitstelgedrag? Vind enkele tips om uw presentaties op tijd af te krijgen zonder haast op het laatste moment.
Pexels
Je presentatie moet volgende week worden verwacht. De dia's zijn niet klaar. Uw inhoud is een puinhoop, uitgebreid en heeft geen waarde. En u denkt: "Ah, ik krijg dit in een oogwenk gedaan; het kan een paar dagen wachten…"
Twee dagen tot de showtime: "Dit duurt langer dan verwacht; ik ga er gewoon voor."
"Let's Wing It" is niet de oplossing
Dit is een bekend scenario voor veel presentatoren. Soms word je gewoon overweldigd door te veel dingen en heb je geen tijd om je zorgen te maken over de aanstaande presentatie in de nabije toekomst. Ik noem dit fenomeen 'Presentatie-uitstel'.
We kennen de nadelige effecten van uitstelgedrag op onze productiviteit. Hoe is presentatie-uitstel anders? Ten eerste worden de rampzalige effecten van last-minute werk hier versterkt op het podium, duidelijk voor het publiek om te onderzoeken. Als je presenteert, vertegenwoordig je jezelf. Een halfbakken presentatie weerspiegelt vreselijk uw geloofwaardigheid en professionaliteit. Je ziet er onvoorbereid, ongeorganiseerd en mogelijk zelfs lui uit.
'Winging it' werkt niet de helft van de tijd. Je kunt zoveel charisma uitstralen dat het uit je oren stroomt, maar als je niet echt weet waar je het over hebt of geen waarde biedt, zal het publiek dwars door deze streken heen kijken.
Hoe u uzelf kunt motiveren om aan uw presentatie te werken
Idealiter zou u voorbereid moeten zijn. Investeer de tijd om uw spullen te kennen en het werk goed af te krijgen. De waarheid is echter dat je je toezeggingen om zowel Picasso op je dia's als Ralph Waldo Emerson op je script te gebruiken, niet zomaar opzij kunt zetten. Iets moet geven. Als voorstander van productieve presentaties bied ik enkele mogelijke snelkoppelingen aan die u voor uzelf kunt maken.
Hack 1: begrijp dat het een proces is
Erken dat het maken van een goede presentatie een optelsom is van onderdelen, een stapsgewijs proces, zo u wilt. Door uw vrije tijd te gebruiken om deze hiaten op te vullen, zorgt u ervoor dat u het snel gedaan krijgt en voorkomt u te veel in te leveren op kwaliteit.
Je hebt misschien je eigen 'systeem', maar als je een gestructureerd proces volgt, ben je veel sneller 'klaar' en heb je tijd om je in te spannen om het bijna 'perfect' te krijgen.
Hack 2: hergebruik eerder werk
In tegenstelling tot wat sommige communicatieprofessionals suggereren, heb je simpelweg niet altijd de tijd om vanaf nul een presentatie op maat voor je publiek te maken.
Als je een trainer bent of op een gefocuste afdeling werkt, is de kans groot dat je uiteindelijk opnieuw over hetzelfde concept of idee praat. Niets weerhoudt je ervan de specifieke afbeelding of transcriptie te gebruiken die je zorgvuldig hebt gemaakt voordat je je volgende presentatie maakt.
Hack 3: besteed delen van uw presentatie uit
Dit is meer een laatste redmiddel als u de tijd gewoon niet kunt missen. Laat een professional u uit handen nemen door delen van uw presentatie aan hen uit te besteden. Huur bijvoorbeeld een ontwerper in als u problemen heeft met het ontwerp. Roep de hulp in van een tekstschrijver als je niet op de hoogte bent van de inhoud.
Merk op dat ik niet suggereerde om jezelf volledig uit het proces te bevrijden; u moet uw presentatie het beste kennen. Geef er een stukje originaliteit in. Uw bijdrage kan zijn in de vorm van het inrichten van de berichtstructuur of het schetsen van ontwerpen.
De perfectie-paradox
Ik ben nogal een perfectionist, zoals ik zeker weet dat velen van ons dat zijn. In mijn jonge jaren was ik dol op het tekenen van dieren. Ik zou de ledematen, oren en het hoofd tekenen en de ogen voor het laatst achterlaten; Ik zou het altijd verpesten. Ik zou het papier verpletteren en het ellendige schepsel onmiddellijk weggooien.
Als het ging om het ontwerpen van presentaties, waren de dingen niet veel anders. Ik streefde onophoudelijk naar het idee van perfectie. Ik heb 50-60 kleine aanpassingen gemaakt op een dia voordat ik tevreden was. Maar nogmaals, ik was nooit echt tevreden.
Realiseer je dat niets perfect kan zijn
Deze daden hebben me ongetwijfeld opgemerkt voor goed werk, maar het had ook een negatieve invloed op mijn bezorgschema. In drie uur tijd had ik alleen maar drie ellendige dia's op 60 gedaan? Ik moest uploads, werkinzendingen en presentatieslots uitstellen.
Niets mis met 'perfect' willen zijn, toch? Mis. Perfectie is een mythe. Dingen zullen nooit perfect zijn, althans voor jou. Maar ze kunnen 'goed genoeg' of beter zijn.
Ik heb uren besteed aan het focussen op kleine details in bepaalde minuscule gebieden, waardoor ik in het algemeen afbreuk deed aan de kwaliteit. Toen de deadlines kwamen, kon ik gewoon niet leveren wat ik op dat moment had. Ik had maar de helft van een werkbare paraplu.
Doe het
In situaties waarin u tijdrovend bent (of niet), is het afwegen van de alternatieve kosten alles. Wilt u liever een paar superdia's maar kunt u de presentatie helemaal niet geven of heeft u een volledig deck van een acceptabele standaard om een presentatie te geven.
Ik ben groot in hoe dingen fantastisch zouden moeten zijn, maar er is een dunne lijn tussen 'goed genoeg' en te veel doen. Ik moedig je niet aan om een halfproduct te verzenden, maar het uitstellen van een 'goed genoeg om te verzenden'-product is net zo slecht. De oude stelregel is waar: "Klaar is beter dan perfect."
Gedaan is beter dan perfect.
Wat er echt toe doet?
Bak je presentatie (excuseer de taartwoordspeling) laag voor laag. Bouw ze vanaf de grond op. Als het toch gebeurt, heb je geen tijd meer, maar je bent nog steeds in een goede positie om de presentatie te houden. Een vriend van mij, een spraakcoach, Benjamin Loh, heeft het volgende te zeggen:
Het draait allemaal om het prioriteren van de belangrijke stukjes om het naar 'Gereed' of 'Goed genoeg' te krijgen voordat je ernaar streeft verder te gaan.