Inhoudsopgave:
- Wat het betekent om een begroting overeen te komen
- Wat is een budget?
- Veel soorten budgetten
- Waarom is het belangrijk om een budget op te stellen?
- Vaardigheden en processen die nodig zijn om een budget te ontwikkelen
- Begrijp hoe u budgetten ontwikkelt
- Leg uit hoe u schattingen gebruikt bij het opstellen van een ontwerpbegroting (deel 1.1)
- Leg uit hoe u prioriteiten en financiële middelen kunt identificeren die nodig zijn bij het opstellen van een begroting (paragraaf 1.2)
- Hoe kan iemand prioriteiten vaststellen?
- Enkele manieren waarop u prioriteiten kunt identificeren bij het opstellen van een budget
- Manieren om de financiële middelen te identificeren die nodig zijn bij het opstellen van een begroting
- Leg het doel en de voordelen uit van het identificeren van prioriteiten bij het opstellen van een begroting (paragraaf 1.3)
- Leg het doel en de voordelen uit van het evalueren en rechtvaardigen van geschatte kosten en inkomsten (paragraaf 1.4)
Dit artikel is geschreven op basis van de NVQ-eenheid " Agree a Budget." Dit is een eenheid van niveau 3 met een kredietwaarde van 4.
Er zijn twee delen in dit apparaat; het eerste deel wordt beoordeeld op basis van kennis en begrip, persoonlijke verklaringen, vragen, discussies en andere bewijzen. Het tweede deel wordt beoordeeld op basis van bewijzen via verschillende procedures.
Wat het betekent om een begroting overeen te komen
Als u een aantal gekwantificeerde doelstellingen heeft die u moet bereiken, of als u weet dat u het hoofd moet bieden aan kritieke situaties die zich op elk moment kunnen voordoen, dan heeft u een plan nodig. U moet uw spaargeld, inkomsten en uitgaven plannen, en dit geldt voor zowel persoonlijke doelen als zakelijke doelen. Kortom, u moet "een budget afspreken".
Wat is een budget?
Een begroting is een financieel document dat toekomstige besparingen, uitgaven, inkomsten en uitgaven plant. Een budget kan worden gepland door individuen of door bedrijven of organisaties, zodat ze kunnen voorspellen of ze kunnen werken met hun geplande inkomsten en uitgaven. De begroting geeft ook een idee van hoe de onderneming het komend boekjaar zal presteren.
Veel soorten budgetten
Er kunnen veel verschillende soorten budgetten zijn op basis van de situatie of het onderdeel van het bedrijf in kwestie en ook de beschikbare financiële cijfers.
- Wanneer er onvoldoende financiële cijfers beschikbaar zijn, wordt een budget opgesteld op basis van schattingen van het voorgaande jaar en dit wordt een Forecast Budget genoemd.
- Een budget dat is gebaseerd op hoeveel geld er in het volgende boekjaar wordt uitgegeven, wordt een kasbudget genoemd.
- Als er kosten worden berekend voor het starten van een nieuw bedrijf, inclusief kosten van alle activa die nodig zijn om het bedrijf te starten, wordt dit een Business Start-up Budget genoemd.
- En er zijn prestatiebudgetten die zijn gebaseerd op diensten of projecten waarbij budgetten worden gecreëerd door elk afzonderlijk item te beoordelen.
- Een schatting van de toekomstige verkopen van een bedrijf wordt een verkoopbudget genoemd.
Er zijn veel meer soorten budgetten, allemaal afhankelijk van het doel, de doelen en andere betrokken factoren.
Waarom is het belangrijk om een budget op te stellen?
Door met een budget te plannen, krijgt u een duidelijk beeld van hoeveel geld er binnenkomt en hoeveel u uitgeeft. Dus voordat u daadwerkelijk iets uitgeeft, kunt u beslissen of het effect heeft op de financiën van dat jaar. U kunt prioriteiten stellen, doelen bereiken, ongewenste uitgaven verminderen en geld efficiënt beheren. Het maken van een budget zal je stress en twijfels uit handen nemen, omdat je al weet wat je hebt en wat je kunt verwachten.
Vaardigheden en processen die nodig zijn om een budget te ontwikkelen
Er zijn verschillende processen die u moet kennen en begrijpen voordat u een budget ontwikkelt en goedkeurt. Sommigen van hen worden hieronder besproken:
- Hoe schattingen te gebruiken bij het opstellen van een ontwerpbegroting (paragraaf 1.1)
- Hoe prioriteiten en financiële middelen te identificeren die nodig zijn bij het opstellen van een begroting (paragraaf 1.2)
- Het doel en de voordelen van het identificeren van prioriteiten bij het opstellen van een begroting (paragraaf 1.3)
- Het doel en de voordelen van het evalueren en rechtvaardigen van geschatte kosten en inkomsten (paragraaf 1.4)
Begrijp hoe u budgetten ontwikkelt
Het ontwikkelen van een budget verloopt in verschillende fasen en er moet ook met verschillende factoren rekening worden gehouden. Er wordt een conceptbegroting gemaakt met voorstellen voor de uitgaven en investeringen voor de genoemde budgetperiode.
Leg uit hoe u schattingen gebruikt bij het opstellen van een ontwerpbegroting (deel 1.1)
Bij het opstellen van een conceptbegroting houdt men rekening met het budget van de voorgaande boekjaren, de resultatenrekening en de cashflow voor het bedrijf. Wees bij het projecteren van inkomsten en uitgaven zeer voorzichtig en conservatief en gebruik altijd de juiste en definitieve werkelijke cijfers als u die bij de hand heeft. Wees ook bereid om variaties in de geschatte waarden van het budget te beheren.
Opmerking: als u geen werkelijke cijfers heeft, moet u bij het schatten van de kosten de hoogst mogelijke schatten, bijvoorbeeld de hoogste energierekening; raad bij het schatten van het inkomen een lage waarde, neem bijvoorbeeld een waarde die het minste inkomen opleverde voor een dienst.
Wanneer u schattingen gebruikt voor het opstellen van een ontwerpbegroting, maak dan een lijst met alle middelen die u nodig heeft om het budget te ontwikkelen. Verzamel alle middelen en breng ze uiteindelijk samen om het budget te ontwikkelen. Deze dient u voor de start van het financiële (boek) jaar voor te bereiden.
De belangrijke feiten waaraan u zich moet houden bij het volgen van het bovenstaande proces zijn:
- U moet een lijst met alle uitgaven maken. Categoriseer de uitgaven afzonderlijk en maak een lijst. Bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden, apparatuur, salarissen en verzekeringen. Maak een geschatte uitgavenlijst en gebruik de uitgaven van het voorgaande jaar als referentie.
- Zoek naar eventuele beperkingen, zoals maximale of minimale bestedingsbedragen, of tijdsperioden voor bepaalde taken en projecten, en houd hier rekening mee.
- De volgende stap is het maken van een lijst met alle inkomens. Categoriseer zoals hierboven en maak een lijst van alle bronnen waarmee u een inkomen zult hebben en het geschatte bedrag voor elk. Bijvoorbeeld inkomsten uit geleverde diensten, geleverde producten, externe financiering, belastingen, verkopen of andere evenementen voor fondsenwerving.
- Leg een link tussen inkomsten en uitgaven. Je hebt een lijst met zowel inkomsten als uitgaven. Zoek uit welke bron van inkomsten zal helpen met een uitgave en maak een interactieve schets.
- Het is het beste om advies in te winnen van ervaren en bekwame mensen bij het opstellen van het budget, aangezien niet iedereen bedreven is in het zelf ontwikkelen van een budget, vooral in grote organisaties of bedrijven.
- Terwijl u een onkostenlijst heeft, stelt u een prioriteitenlijst op waarbij u rekening houdt met welke uitgaven bijdragen aan de ontwikkeling van de organisatie of om een specifiek doel te bereiken. Schrijf de geschatte uitgaven op voor elke geprioriteerde taak (houd rekening met alle uitgaven zoals personeel, salaris, transport, middelen, energierekeningen en andere gerelateerde uitgaven).
- Ga er niet vanuit dat er een nauwe samenhang zal zijn tussen de inkomsten en uitgaven. Onverwachte uitgaven kunnen zich op elk moment voordoen, en daarom is het verstandig om geld opzij te zetten voor diverse uitgaven.
- Maak een lijst van zaken die u in het nieuwe boekjaar voor het eerst zou willen implementeren; bijvoorbeeld loonsverhoging, uitbreiding of verbouwing van kantoorruimte. Maak een lijst met geschatte uitgaven voor deze dingen.
- De beste manier om alle bovenstaande gegevens te vermelden, is door een spreadsheet te gebruiken met inkomsten en uitgaven samen met bronnen. Als de verwachte waarden van inkomsten en uitgaven ongeveer gelijk zijn, wordt de begroting een evenwichtige begroting genoemd. Zijn uw uitgaven lager dan het inkomen, dan heeft u een overschot en kunt u kijken of er iets mee gedaan kan worden om het bedrijf of de organisatie te verbeteren. Als de uitgaven hoger zijn dan de inkomsten, zal er een tekort zijn en zal de organisatie moeten kijken naar manieren om de uitgaven te verminderen; bijvoorbeeld bezuinigen op energierekeningen en briefpapier, of op zoek gaan naar evenementen voor fondsenwerving of donaties.
Opmerking: naarmate u ervaring opdoet met het ontwikkelen van budgetten, wordt het opstellen van budgetten voor de komende jaren eenvoudiger. U weet waar u informatie en bronnen kunt vinden en hoe u prioriteiten kunt stellen.
Leg uit hoe u prioriteiten en financiële middelen kunt identificeren die nodig zijn bij het opstellen van een begroting (paragraaf 1.2)
Om een bedrijf op koers te houden, moeten de prioriteiten correct worden geïdentificeerd (prioritaire budgettering) en moeten de financiën goed worden gepland en beheerd.
De logica achter prioriteitsgestuurde budgettering is dat financiële middelen moeten worden toegewezen aan budgetposten - bijvoorbeeld diensten of projecten - op basis van de effectiviteit van deze budgetpost bij het bereiken van de doelen en doelstellingen die van hoge waarde zijn voor de organisatie. Dus items op de begroting worden gerangschikt op basis van de bovenstaande feiten en de financiering wordt dienovereenkomstig toegewezen.
We moeten nu kijken naar manieren om de prioriteiten en financiële middelen te identificeren.
Hoe kan iemand prioriteiten vaststellen?
Je hebt vaardigheden, ervaring, logisch denken en een goede kennis van hoe de organisatie werkt of opereert nodig. Als u de begroting van het voorgaande jaar heeft opgesteld, heeft u een idee van hoe u deze factoren heeft geïdentificeerd en dit zal de taak voor u gemakkelijker maken. Prioriteitsartikelen zijn diensten die de hoogste waarde bieden voor de organisatie of het bedrijf.
Enkele manieren waarop u prioriteiten kunt identificeren bij het opstellen van een budget
- Als u in voorgaande jaren budgetten heeft opgesteld, gebruikt u die lijsten met verwachte inkomsten en uitgaven als basis. Gebruik het recente financiële overzicht van het bedrijf of de organisatie voor verkoop- en winstcijfers. Er kunnen kleine wijzigingen of fluctuaties zijn in bepaalde cijfers en ook de prioriteiten zijn gewijzigd. Noteer al deze wijzigingen en houd bij het opstellen van de begroting rekening met alle bovenstaande factoren.
- Kijk bij het prioriteren van items op het budget grondig naar elk item en het belang ervan voor de organisatie. Onderzoek op welke gebieden dit item impact zal hebben en maak een lijst van de afdelingen die hiervan afhankelijk zijn; bijvoorbeeld het verbeteren van IT-services, verbeterde technologieën, kostenbesparingen, productiviteit op de werkplek, etc. Vraag de juiste mensen om informatie en ideeën - bijvoorbeeld senior personeel of managers, afhankelijk van de organisatie - en besluit om een item een prioriteit te maken.
- Zoek naar fundamentele doelen waarvoor de organisatie werkt, bijvoorbeeld het welzijn van de gemeenschap, het ondersteunen van een gezond leven, het leveren van kwaliteitsdiensten voor ouderen of het leveren van hoogwaardige huishoudelijke producten tegen redelijke prijzen. Maak een strategisch plan om de prioriteiten te identificeren.
- U kunt enquêtes, vergaderingen of focusgroepen houden, ook met het publiek, om tot beslissingen te komen over het tot prioriteit maken van een dienst.
Zodra een logische beslissing is genomen over de prioriteitenlijst, moeten we middelen voor deze dingen toewijzen. Om dit te kunnen doen, moeten we de financiële middelen identificeren.
Manieren om de financiële middelen te identificeren die nodig zijn bij het opstellen van een begroting
Er zijn middelen nodig voor lopende uitgaven, uitgaven op korte termijn en eenmalige uitgaven.
- Doorloop de prioriteitenlijst voor uitgaven die u heeft. U kunt verwijzen naar het toewijzingspatroon van het voorgaande jaar en dat volgen, of wijzigingen aanbrengen als er een praktischer en voordeliger alternatief beschikbaar is. Het ene item vereist mogelijk meer financiering dan het andere, alleen omdat het een hogere prioriteit heeft. Sommige diensten hebben mogelijk gezamenlijke financiering.
- Bekijk elke uitgave en maak een overzicht van alles wat van die specifieke uitgave afhangt; bijvoorbeeld de afdelingen, de servicegebieden en de werkgebieden. Onderzoek de effecten van het budget op deze werkterreinen en stel met deze informatie een prioriteitenlijst op. Raadpleeg eerdere financiële overzichten. Ontdek de voordelen van uitgaven op deze gebieden terwijl u ze als een prioriteit beschouwt.
- Controleer of er voldoende middelen zijn voor alle items die een duidelijke prioriteit hebben, en als er een tekort is, kunt u sponsors zoeken, evenementen organiseren om geld in te zamelen of samenwerken met partnerorganisaties om uitgaven te verminderen of te delen.
Opmerking: afhankelijk van de organisatie of het bedrijf waarvoor u werkt, de grootte en de manier waarop het werkt, heeft u mogelijk één algemeen budget of veel individuele budgetten nodig voor verschillende activiteiten.
Leg het doel en de voordelen uit van het identificeren van prioriteiten bij het opstellen van een begroting (paragraaf 1.3)
Weten hoe u de prioriteiten voor het ontwikkelen van een budget kunt identificeren, heeft ook veel voordelen.
Het doel en de voordelen van het identificeren van prioriteiten bij het opstellen van een begroting zijn:
- Een budget helpt u om het beschikbare geld op een zeer effectieve manier te beheren.
- Het identificeren van de prioriteiten en de beschikbare middelen zal iemand helpen om de juiste middelen toe te wijzen aan relevante of geprioriteerde projecten.
- Als u eenmaal een goed gepland budget heeft, kunt u de prestaties van de organisatie effectief volgen om te zien of de doelen en doelstellingen zijn bereikt. Elke fout die is opgetreden in de budgetbeslissingen of elke zwakke / lage prestatie in het bedrijf als gevolg van ineffectieve budgettering kan worden gebruikt om het besluitvormingsproces in de toekomst te verbeteren.
- Je bent in staat om de toekomstige doelen, doelstellingen en prestaties van de organisatie te plannen.
- Effectieve identificatie van prioriteiten zal u helpen om toekomstige budgetten nauwkeuriger op te zetten.
- U heeft een duidelijk idee wanneer u de nodige maatregelen moet nemen als iets niet volgens plan verloopt.
- U kunt problemen identificeren zelfs voordat ze zich voordoen, aangezien u het budget bewaakt: bijvoorbeeld financiële noodbehoeften of problemen met de cashflow.
- Een juiste budgettering op basis van prioriteiten draagt bij aan een soepele werking van de organisatie en verhoogt de motivatie van het personeel.
Leg het doel en de voordelen uit van het evalueren en rechtvaardigen van geschatte kosten en inkomsten (paragraaf 1.4)
Nadat u de prioriteiten en middelen voor de budgetposten heeft geïdentificeerd, moet u kosten opzij zetten voor elk item op het budget. Om dit efficiënt te doen, moet u het benodigde bedrag voor elk item op de begroting onderzoeken en evalueren. In dit proces wordt een kosten-batenanalyse gemaakt.
- U bent in staat om te beoordelen of een budgetpost in overeenstemming is met de principes die de werking van de organisatie beheersen.
- U kunt erachter komen of de baten van een actie groter zijn dan de kosten of dat de productiviteit toeneemt als gevolg van het budget.
- U kunt nagaan of er behoefte is aan extra budgettaire middelen, of de reden daarvoor geschikt of legitiem is.
- U kunt lastminutewijzigingen vermijden of aanstaande budgetplannen herzien en er klaar voor zijn.
- U kunt gebieden identificeren waarvoor mogelijk extra uitgaven nodig zijn, bijvoorbeeld projecten die mogelijk extra uitgaven met zich meebrengen, en wees voorbereid
- U kunt er zeker van zijn dat de schattingen realistisch en nauwkeurig zijn en ze zonder zorgen implementeren.
- U kunt kosten verlagen of kosten vermijden tijdens het evalueren als u merkt dat de uitgave geen vereiste of behoefte is.
- U kunt gemakkelijk beslissen of contracten (het overhandigen van een project aan gecontracteerde bureaus) kosteneffectiever zullen zijn dan de organisatie die direct aan een project werkt.
Hier is een begeleidend artikel over het onderhandelen over verouderde budgetten en de vaardigheden die nodig zijn om een budget overeen te komen.
Ik hoop dat je de informatie hier nuttig vindt. Aarzel niet om uw suggesties, ervaringen en ideeën achter te laten in de opmerkingen hieronder.
Bedankt voor het langskomen.
Al het beste!
Livingsta