Inhoudsopgave:
- Breek alsjeblieft de kantoorapparatuur niet: wanneer niet-geïnvesteerde werknemers schurkenstaten worden
- Kantoortraining moet betrekking hebben op het gebruik van basisapparatuur
- Hoe u een respectvolle werknemer op kantoor kunt zijn
- 1. Wees voorzichtig en beleefd met de printer / kopieerapparaat
- 2. Houd paperclips gescheiden van push-pins en plaats doppen op markeringen
- 3. Zet de dingen terug zoals u ze hebt gevonden
- 4. Gebruik plaknotities zoals bedoeld
- 5. Respecteer de apparatuur en de mensen die ze gebruiken
- 6. Download geen dingen op de bedrijfscomputer, tenzij het uw taak is om dit te doen
- 7. "Leen" geen goederen van andere afdelingen
- 8. Als u grote opdrachten plant, laat het iemand dan van tevoren weten
- 9. Vraag hoe u de kantoorapparatuur moet gebruiken
- 10. Gebruik de juiste apparatuur voor de juiste klus
- 11. Gebruik gezond verstand
- Wie wist dat er talent voor nodig was om dingen als papiersnijders, nietmachines en perforators te gebruiken?
- Geen enkele officemanager wil kleine klusjes beheren, maar kleine foutjes kunnen in de loop van de tijd veel geld kosten
- Alles is goed, dat wordt goed verzorgd
Breek alsjeblieft de kantoorapparatuur niet: wanneer niet-geïnvesteerde werknemers schurkenstaten worden
Is het je ooit opgevallen dat sommige werknemers het niet erg lijken te vinden om geld te sparen of voor bedrijfseigendommen te zorgen alsof het hun eigendom is?
Toen ik klein was, waren er een aantal huurwoningen in de buurt van waar ik woonde. Ze leken altijd vervallen met oude rommelauto's in de voortuin, katten met meerdere sets halfwilde kittens en kapot en gehavend speelgoed verspreid over de tuin.
Mijn moeder vertelde ons dat mensen die huizen huurden vaak niet onvoorwaardelijk waren of er niet zo veel om gaven om ze te onderhouden als mensen die ze bezaten, omdat ze niet hard hadden gewerkt om het pand te krijgen en van plan waren om ergens anders heen te gaan, dus dat deden ze niet ' Het kan me echt schelen als ze de plek vernielen en het achterlaten voor iemand anders om schoon te maken en te repareren nadat ze weg waren. Hoewel ik denk dat mijn moeder misschien een beetje bevooroordeeld was, had ze wel een punt.
Soms lijkt het erop dat nieuwe medewerkers en medewerkers buiten het kantoor de voorraden en apparatuur niet respecteren. Ze lijken niet bij het bedrijf te zijn betrokken en het kan ze niet schelen als er iets misgaat, want ze kunnen weglopen en iemand anders het probleem laten oplossen. Ze weigeren verantwoordelijkheid te nemen voor hun gebrek aan bezorgdheid, en dit kan veel spanning op kantoor veroorzaken, geld kosten en de arbeidsproductiviteit belemmeren.
Kantoortraining moet betrekking hebben op het gebruik van basisapparatuur
Een basisachtergrond hebben in het correct gebruiken van kantoorapparatuur zou deel moeten uitmaken van ieders training, en hoewel het voor de hand lijkt te liggen dat iedereen weet hoe hij een kopieerapparaat, faxapparaat, nietmachine en telefoon moet gebruiken, moet hij een computer aanzetten en documenten naar de printer, en zet bestanden in alfabetische volgorde, helaas is dit vaak niet het geval.
Hoe u een respectvolle werknemer op kantoor kunt zijn
1. Wees voorzichtig en beleefd met de printer / kopieerapparaat
- Laat geen papier op de kopieermachine liggen met de bovenkant gesloten, zodat mensen uw papier moeten verwijderen voordat ze hun eigen papier kunnen kopiëren.
- Laat de bovenkant niet open staan (stof en vuil kunnen binnendringen en de spiegels beschadigen).
- Maak iets niet wit en probeer dan het papier te kopiëren zonder het wit te laten drogen.
- Voer geen gekreukte of geniete kopieën door de machine. De resultaten daarvan zouden duidelijk moeten zijn voordat u het zelfs maar probeert.
- Veroorzaak geen papierstoring en laat dit aan iemand anders over.
- Gebruik niet al het papier en doe er niet meer in.
- Bekijk ten slotte een voorbeeld van wat u wilt afdrukken, zodat u geen honderden vellen papier verspilt die misschien maar zeven cent per stuk kosten, maar in de loop van de tijd wel honderden dollars verspillen.
2. Houd paperclips gescheiden van push-pins en plaats doppen op markeringen
Er is een reden waarom we paperclips gescheiden houden van pinnen en markeerdoppen vervangen. U zou dit weten als u ooit zelf op kantoor werkte. Je hand in de paperclip-doos steken en vast komen te zitten door een half dozijn push-pins is niet zo opwindend als het misschien klinkt.
Ook als gloednieuwe markeerstiften en zwarte markers die we gebruiken bijna dagelijks bederven of bloeden overal, omdat je vergat de dop er weer op te doen of halfslachtig probeerde hem te vervangen, maar niet wachtte om hem op zijn plaats te horen klikken. kost ons minimaal $ 1 per stuk en maakt ons werk een stuk moeilijker dan nodig is. Trouwens, het gebruik van een zwarte Sharpie om tekst te markeren heeft het tegenovergestelde effect van wat je bedoelde en kan niet ongedaan worden gemaakt… zucht!
3. Zet de dingen terug zoals u ze hebt gevonden
Wanneer we met klanten werken in een snel veranderende omgeving, hoeven we niet na te denken waar de nietmachine of tape-rol zich verstopt of naar onze pen te reiken en een prop tootsie-wikkels op zijn plaats te vinden. De telefoon moet naar de gebruiker zijn gericht en mag niet de andere kant op worden gedraaid. Het is moeilijk om een nummer te kiezen als het toetsenbord ondersteboven is geplaatst. Vervang alsjeblieft alles zoals je het hebt gevonden of beter nog, raak het helemaal niet aan! Het is niet alsof je het voor iets productiefs gebruikt.
4. Gebruik plaknotities zoals bedoeld
Plaknotities zijn voor tijdelijke berichten, niet om een collage rond de computer te maken. Plakbriefjes, die ook nogal prijzig zijn, mogen niet worden gebruikt als vervanging voor een goede boekhouding. Hoewel het geweldig is om een telefoonnummer op te schrijven of een bericht achter te laten voor iemand die in de volgende dienst komt, moeten de notities worden verwijderd nadat ze zijn gelezen, en niet weken achtereen laten staan, zodat niemand enig idee heeft of ze zijn belangrijk of niet en besteedt daarom helemaal geen aandacht aan ze, aangezien ze zich als droge bladeren verzamelen rond het bureaublad en niemand bereid is het initiatief te nemen om ze te verwijderen voor het geval ze belangrijk zouden kunnen zijn.
5. Respecteer de apparatuur en de mensen die ze gebruiken
Sla niet op kopieerapparaten, span de telefoonkabels niet rond de computers en zet uw collega's niet in de val, of neem de ruimte op uw bureau zodat niemand erbij kan of iets anders kan gebruiken dan u. Plaats voorzichtig de kappen van het kopieerapparaat terug. Zet geen open kopje koffie in de buurt van het computertoetsenbord en laat geen druppelvlekken of erger nog, uw slechte adem, eau de cologne of olieachtige huidresten op enig oppervlak achter, vooral geen telefoonontvangers!
6. Download geen dingen op de bedrijfscomputer, tenzij het uw taak is om dit te doen
Voor het geval je het nog niet gemerkt hebt, er zijn deze dingen die virussen worden genoemd die zich verbergen in downloads en computers uitschakelen. Het bedrijf heeft misschien wel antivirussoftware geïnstalleerd, maar verleid het lot niet. Het is prima om af en toe door websites te bladeren als het zakendoen traag is en al uw werk is gedaan, maar wees voorzichtig met het downloaden van virussen die opgeslagen gegevens kunnen wissen en uw collega's en bazen tot uw ergste vijanden kunnen maken.
7. "Leen" geen goederen van andere afdelingen
Als u afdelingen deelt in de buurt van andere kantoren, "leent" dan hun voorraden niet en geef ze niet terug, of beter nog, leen ze helemaal niet. Haal je eigen! Oké, we weten allemaal dat sommige kantoren niet zo goed zijn als andere voor het onderhouden van voorraden, maar net als thuis, als je de laatste druppel melk gebruikt, plaats het lege pak dan niet terug in de koelkast. Als u iets moet gebruiken dat niet van u is, vraag het dan eerst, controleer of het in orde is en vervang het dan door het voorraadfonds van uw eigen kantoor.
8. Als u grote opdrachten plant, laat het iemand dan van tevoren weten
Als u van plan bent 200 boekjes te kopiëren die moeten worden gesorteerd en geniet, moet u dit van tevoren plannen. Zorg ervoor dat er voldoende papier is, zodat u het laatste niet gebruikt. Zorg ervoor dat niemand anders de printer of het kopieerapparaat hoeft te gebruiken gedurende de tijd dat u het gebruikt en maak gebruik van de functies van het kopieerapparaat (bijv. Groeperen, nieten, perforeren), zodat u ondergeschikten niet dwingt 800 vellen papier op volgorde te leggen en niet met de hand. Wat ons naar nummer negen leidt!
9. Vraag hoe u de kantoorapparatuur moet gebruiken
Als u niet weet hoe u kantoorapparatuur moet gebruiken, leer dan hoe of vraag iemand om het u te laten zien. Het zou ook fijn zijn als je het je herinnert, zodat je de volgende keer geen anderen lastig valt die hun eigen werk doen. Ik ben altijd verbaasd over iemand die vraagt, welke kant gaat de krant op in dit "ding". Er is een diagram van alle moderne kantoorapparatuur dat u laat zien waar u het papier moet leggen en in welke richting. Ik zou je kunnen laten zien 'waar je het moet plaatsen', maar misschien vind je mijn antwoord niet leuk.
10. Gebruik de juiste apparatuur voor de juiste klus
- Gebruik de kantoortape niet om een flyer op de geverfde muur te plakken. Het zal de verf van de muur scheuren.
- Klem de nietmachine niet en sla hem dan en breek de veer.
- Probeer geen 200 exemplaren te nieten met een nietmachine die is ontworpen voor kleine klussen, niet voor grote, dit zal ervoor zorgen dat de nietmachine slecht presteert en hoogstwaarschijnlijk laat ongevouwen scherpe metalen pinnen in de hand van de volgende persoon die het geniete papierwerk afhandelt.
11. Gebruik gezond verstand
Er is niets mis mee om iemand te vragen hoe hij iets moet doen, maar als je verwacht dat hij het voor je doet als hij het druk heeft met zijn eigen werk in plaats van het zelf goed te doen, dan ben je een verplichting jegens het kantoor, geen bezit. Iedereen, ongeacht hun status, moet de basisvaardigheden en beleefdheid op kantoor kennen bij het delen en gebruiken van benodigdheden. Het lijkt misschien dwaas om deze dingen zelfs te noemen als er veel belangrijkere dingen zijn om over na te denken, maar het kantoor soepel laten draaien, apparatuur respecteren en geen misbruik maken van voorraden kan leiden tot meer geld en meer tijd besteed aan andere zaken, zoals het einde van het jaar. bonussen en pizzaparty's
Gooi de nietmachine met de vastzittende nietjes dus niet in de prullenbak of verwissel hem niet met de nietmachine van je collega, alsof je hem nooit hebt gebroken. Kopieer uw achterste of uw gezicht niet op de kopieermachine en respecteer waar dingen gaan en wanneer u vraagt om dingen te lenen, vervang de dingen dan zo snel mogelijk, want de kans is groot dat de nietmachine, plakband en schaar elke minuut nodig zijn basis en niet iets waar je tien dagen zonder kunt zonder dat je iemand anders hoeft te lenen terwijl je een andere bestelt totdat je oude verschijnt tien minuten voordat de nieuwe arriveert. Dingen terugleggen en uw steentje bijdragen om de dingen schoon en goed onderhouden te houden, zullen een lange weg banen bij het verzekeren van een gelukkige, productieve werkplek voor iedereen!
Ooit in de papercliphouder gestoken en een twintig voet lange ketting bedacht? Ja, iemand heeft die $ 10 per uur goed gebruikt om een nieuw vak te leren.
Wie wist dat er talent voor nodig was om dingen als papiersnijders, nietmachines en perforators te gebruiken?
Ik heb het grootste deel van mijn volwassen leven op een of ander kantoor gewerkt en de helft daarvan als officemanager, dus ik kon wat verhalen vertellen. Ik heb papier verspild door de boslading gezien, dodelijke wapens gemaakt van elastiekjes en potloden die werden gelanceerd op lege dozen die langs een muur waren gestapeld, en gloednieuwe bureaustoelen die in minder dan een week werden verwoest met stoelarmen en rugleuningen volledig gescheurd uit. Dacht je dat het een ligstoel of een trapladder was?
Onlangs werd de papiersnijder die we al bijna twintig jaar op kantoor hadden gebruikt, verpletterd aangetroffen tussen het kopieerapparaat en de papierversnipperaar met het handvat eraf gescheurd. Een vervangend model van hetzelfde kaliber zou $ 150 kosten, maar met wat spaarzame online vergelijkingen konden we onze leverancier overhalen om voor $ 35 een fatsoenlijke vervanger te vinden.
Minder dan een maand nadat ik de nieuwe snijplotter had gekocht, kwam ik op een ochtend binnen om een vreselijk geluid te horen en vond een nieuwe medewerker die 20 vellen papier probeerde te snijden met een mes dat ontworpen is voor niet meer dan vijf tegelijk !!!
Ik weerstond de neiging om te schreeuwen: "Wat denk je dat je aan het doen bent?" en vroeg in plaats daarvan: 'Je weet toch dat je niet meer dan vijf vellen tegelijk mag knippen?'
De medewerker keek me wezenloos aan en bleef proberen om de 20 vellen te snijden, waarbij hij iets meer kracht in de snede stopte, denkend dat dit het probleem zou oplossen in plaats van een grotere te creëren en onze tweede papiersnijder in minder dan twee maanden zou vernietigen.
'Ca-Runch, Quoosh,' klonk het geluid toen het mes vijftien centimeter in de papieren sneed en de rest boog en versnipperde. in minder dan twee seconden worden twintig vellen versnipperd, gebogen en voorbedrukt papier in de prullenbak gegooid, niet in de prullenbak en het is alles wat ik kan om mijn hart niet vast te grijpen en flauw te vallen op het versleten tapijt.
Geen enkele officemanager wil kleine klusjes beheren, maar kleine foutjes kunnen in de loop van de tijd veel geld kosten
Als u de benodigdheden moet bestellen, weet u hoeveel ze kosten en als u weet dat uw afdeling een beperkt budget heeft en dat de werkuren van de werknemer zullen worden verminderd en dat salarisverhogingen afhankelijk zijn van het behalen van uw budget, bent u meestal extra voorzichtig over kleine dingen die na verloop van tijd veel geld opleveren, zoals het gebruik van meer dan de helft van de tissues in een gloednieuwe doos Kleenex om een gemorste koffie op te ruimen, wanneer er een dweil en een oude handdoek achter de kast zitten, of het buigen van paperclips dieren vormen of ze in kleine stukjes breken en ze op het bureaublad laten liggen als een bejaarde hond die brokjes afbrokkelt.
Natuurlijk gebruikt iedereen soms kantoorapparatuur voor persoonlijk gebruik, zoals bij het kopiëren van een recept, maar als u 200 pagina's met opmerkingen op de kleurenkopieerapparaat afdrukt terwijl u alleen het recept van één pagina wilde, maar er geen voorbeeld van had voordat u een lijst met meer dan 600 mensen zeggen dat ze het recept geweldig vonden of konden verbeteren, waardoor het misbruik van apparatuur voor iedereen kostbaar wordt.
Ik heb werknemers de kantoorschaar zien gebruiken om hondenpoep van hun schoenen te schrapen en de schaar weer in de la te zien doen zonder ze zelfs maar af te vegen, of de bovenkant van alle pennen te kauwen, of een half blikje Lysol in de badkamer te spuiten na het passeren van de wind of gebruik vijf grote papieren handdoeken om hun handen te drogen en een halve rol tissue om hun billen af te vegen en het toilet te verstoppen zodat het over de vloer stroomt en laat het aan iemand anders opruimen.
Hoewel je de minuten die mensen in het toilet doorbrengen niet wilt tellen of ze wilt beperken tot vijf vellen toiletpapier voor nummer één en tien voor grotere klussen, komt er een moment waarop je mensen eraan moet herinneren dat het verspillen van voorraden net zo goed is als slecht als tijdverspilling als er werk aan de winkel is.
Alles is goed, dat wordt goed verzorgd
Er zijn enkele dingen die gevaarlijk zijn om te verwaarlozen, zoals een kachel 's nachts op hoog laten staan zonder de stekker uit het stopcontact te halen of de koker open laten staan en naar buiten gericht en tegen een hard oppervlak gedrukt. Er zijn andere dingen die vervelend zijn, zoals zwarte pennen achterlaten in de spleten van het zwarte toetsenbord, zodat wanneer u begint te typen, de pen naar u opspringt en onder uw vingers rolt, waardoor u uw toegangscode niet hoeft in te voeren en u gedwongen wordt opnieuw te beginnen.
Een goede collega zijn, is als een goede kamergenoot zijn. Als je anderen en de omgeving waarin je werkt respecteert, zal alles goed gaan, maar als je het leven moeilijker maakt door je aanwezigheid, dan is het onwaarschijnlijk dat je het lang zult volhouden in die functie of veel vrienden hebt.
Laten we eerlijk zijn, we zijn allemaal gek en maken fouten en het is de zeldzame werknemer die geen gebruik maakt van moderne kantoorapparatuur om wat persoonlijk werk te doen dat ze thuis niet zouden kunnen doen, maar constant misbruik van apparatuur en collega-medewerkers werkplek tot een ongelukkige plek met veel ruzie en klagen. Als u bijdraagt aan een ongelukkige werkplek, maakt u deel uit van het probleem en maakt u geen deel uit van het team. Door voor de bevoorrading te zorgen en de persoonlijke ruimte van anderen te respecteren, kunt u een comfortabele en productieve werkomgeving creëren.