Office-e-mailetiquette voor managers

'S Avonds laat een e-mail naar een medewerker sturen, mag alleen in extreme noodsituaties. Meestal kun je er beter een nachtje over slapen en de volgende dag op het werk je e-mail opstellen, als je geest helder is.

Wat is beter: e-mail of persoonlijke communicatie?

Managers vertrouwen vaak op e-mail om snel belangrijke informatie aan hun personeel door te geven. Maar als ze niet voorzichtig worden gebruikt, kunnen managers die te veel op e-mail vertrouwen terwijl ze persoonlijke gesprekken met hun werknemers zouden moeten voeren, meer kwaad dan goed doen. Volg deze eenvoudige tips om veelvoorkomende e-mailvalkuilen te vermijden die uw autoriteit ondermijnen en uw personeel vervreemden.

7 Veelvoorkomende e-mailfouten die managers maken

In de meeste kantoren is e-mail de dominante methode voor communicatie tussen kantoren wanneer face-to-face vergaderingen niet mogelijk zijn. Dat gezegd hebbende, er zijn enkele situaties waarin het gebruik van e-mailcommunicatie tussen een manager en een ondergeschikte ongepast is.

Hier zijn enkele veelvoorkomende e-mailfouten die u moet vermijden als u een goede relatie met uw werknemers wilt behouden.

Verberg je je achter je computer om conflicten op het werk te voorkomen?

Microsoft Office

1. Gebruik e-mail niet om iemand te ontwijken.

Gebruik e-mail nooit voor disciplinaire maatregelen, prestatiebeoordelingen of andere gevoelige kwesties. Slecht nieuws communiceren via e-mail ondermijnt uw geloofwaardigheid als leider. U wilt dat het personeel weet dat u erop kunt vertrouwen om moeilijke problemen persoonlijk op te lossen. Geef uw medewerkers het respect dat ze verdienen, zelfs als u hen disciplineert, en houd een persoonlijk gesprek.

Als u als manager een verwarrend e-mailbericht van uw ondergeschikte ontvangt, neemt u in plaats van te reageren door nog een e-mail te sturen de telefoon of de intercom op en vraagt u uw ondergeschikte om zijn e-mail persoonlijk te verduidelijken. Als e-mailberichten niet voldoen aan uw communicatiedoelstellingen, is het als manager uw verantwoordelijkheid om de cirkel van circulaire e-mails te doorbreken en duidelijk te communiceren.

Voordat u een e-mail naar uw collega twee bureaus verderop stuurt, moet u zich afvragen of een persoonlijk gesprek geschikter is.

2. Onderschat de duurzaamheid van e-mail niet.

Vergeet niet dat alles wat u in een e-mail schrijft, een permanent verslag van uw communicatie wordt, compleet met een datum- en tijdstempel. Alles wat u in een e-mail schrijft, kan in de rechtbank worden gebruikt voor onrechtmatige ontslagprocedures. E-mails zijn veel gemakkelijker op te graven, af te drukken en / of door te sturen buiten kantoor dan traditionele papieren memo's.

Als u van streek bent, neem dan een pauze en kalmeer voordat u een e-mail naar een medewerker stuurt. Zodra een boze e-mail is verzonden, kan deze niet meer worden teruggenomen, dus kies uw woorden zorgvuldig.

3. Gebruik geen passief agressieve taal in een e-mail.

Als je voelt dat je heftig reageert op een e-mail, een telefoontje of een discussie tijdens een recente vergadering, blijf dan een paar minuten met je gevoelens zitten. Bepaal vervolgens of het schrijven en verzenden van een e-mail het meest geschikte antwoord is. (Als emoties worden opgeladen, is dat meestal niet het geval.)

Let op de toon die u gebruikt als u per e-mail op een moeilijke situatie moet reageren. Behandel uw e-mailcommunicatie zoals u een memo zou behandelen. Vermijd koste wat het kost vlammend, passief-agressief taalgebruik en sarcasme, tenzij u uw personeel ernstig wilt demoraliseren en later onoverkomelijke communicatiebarrières wilt creëren.

Om passief agressief taalgebruik in uw e-mail te vermijden en de ontvankelijkheid te verbeteren nadat uw bericht is verzonden, moet u uw gevoelens duidelijk, op de meest positieve manier, direct bij het begin van het bericht uiten. Effectieve managers weten dat positieve bekrachtiging net zo belangrijk is als opbouwende kritiek. Maar als die positieve bekrachtiging te vaag is, of begraven onder aan het e-mailbericht, kan uw werknemer het misschien niet 'horen'.

4. Neem niet te veel mensen op (CC).

Breng geen andere mensen in een e-mailgesprek zonder eerst toestemming te vragen aan de oorspronkelijke deelnemers. Als u een heen en weer e-mailgesprek voert met een ander personeelslid, maar ergens in de lopende thread, denkt u dat een andere persoon erbij betrokken moet zijn, laat de persoon met wie u eerder communiceerde dit dan weten voordat u hem gewoon een CC-bericht stuurt jij verstuurt het bericht. Zorg ervoor dat u uitlegt waarom u de betrokken persoon wilt uitnodigen en wees duidelijk over wat u van plan bent te zeggen. U kunt bijvoorbeeld iets schrijven als: "Ik denk echt dat Jane ons misschien kan helpen bij het vinden van oplossingen voor probleem X. Ze werkt nu 10 jaar op de afdeling XYZ en ik zou graag haar inzichten willen krijgen.Kan ik haar een kopie van deze e-mailthread sturen en haar ABC vragen ? "

5. Gebruik BCC voorzichtig.

De BCC-functie (blind carbon copy) moet worden gebruikt om de e-mailadressen van andere mensen in een groepse-mail vertrouwelijk te houden. Het mag niet worden gebruikt om in het geheim een privé-e-mailgesprek naar iemand anders te sturen zonder medeweten van de andere partij. Tenzij je een gerechtvaardigde reden hebt (iemands veiligheid loopt gevaar als je geen BCC-bericht verzendt) om niet transparant te zijn over waar je een bericht naartoe stuurt, is het gebruik van de BCC-functie een beetje als fluisteren achter iemands rug op het werk. Het is onbeleefd en onprofessioneel. En in sommige gevallen kan het doorsturen of kopiëren van een bericht naar onbedoelde ontvangers u in een juridische puinhoop brengen.

6. Vergeet niet eerlijk te zijn.

Effectieve managers proberen altijd eerlijk te zijn: als u een manager bent die het belangrijk vindt om op een eerlijke, empathische en toch stevige manier met uw werknemers om te gaan, zult u zien dat e-mailberichten niet altijd de beste manier zijn om uw werknemers te bereiken.

Lee Iacocca heeft dit advies over het geven van feedback aan anderen:

Dit is een passend en tijdig advies wanneer het wordt toegepast op communicatie met medewerkers per e-mail.

7. Let op uw taalgebruik.

Als u een effectieve leider en communicator wilt zijn, let dan goed op de taal die u gebruikt wanneer u uw personeel e-mailt. Er zijn enkele zinnen die uw bericht kunnen ondermijnen en de tijd van uw lezer kunnen verspillen. De zinnen kwamen voor in een handige infographic op Inc.com: 21 zinnen die je nooit in een e-mail mag opnemen.

"Kan ik een vraag stellen?" Ga gewoon door en stel de vraag. Begin het niet door toestemming te vragen om uw onderzoek te doen. Als je de zin "Mag ik je een vraag stellen?" als een manier om een delicaat onderwerp ter sprake te brengen, dan is dat een teken dat uw vraag veel te persoonlijk is voor een e-mail. Als u de persoonlijke vraag moet stellen, doe het dan persoonlijk; niet via e-mail als uw ontvanger legitieme zorgen heeft over wat er met hun reactie kan gebeuren, wordt deze per e-mail gedeeld.
'Dit is misschien niet op jou van toepassing?' Waarom stuur je het naar mij, vraagt de lezer zich misschien af.
"Slaat dat ergens op?" Als u niet zeker weet of wat u in een e-mail aan het personeel hebt geschreven, begrepen zal worden, dan is dat een teken dat u uw e-mail moet herschrijven totdat u zeker weet dat wat u zegt duidelijk en direct is.