"Bestellen van producten en diensten": een persoonlijke verklaring (voor nvq bedrijfs- en administratie-examen)

Om bedrijven en organisaties effectief te runnen, moeten alle producten en diensten op het juiste moment aanwezig zijn. Ieder bedrijf heeft zijn eigen leverancier. Ze verzamelen via verschillende bronnen informatie over leveranciers en producten. Onze organisatie gebruikte __________ (verwijderd vanwege vertrouwelijkheidsdoeleinden) voor het bestellen van briefpapier in het verleden en is onlangs verhuisd naar _______________ (verwijderd vanwege vertrouwelijkheidsdoeleinden) , omdat ze vonden dat het kosteneffectiever was. De kosten van producten worden vergeleken en er wordt een globale offerte van de leveranciers ontvangen. Het bedrijf dat de beste deal en kwaliteit biedt, wordt gekozen voor de diensten.

We bellen leveranciers en brengen waar mogelijk een bezoek aan de leverancier om de kwaliteit van de dienstverlening te bekijken. Ons bedrijf neemt diensten af ​​van _____________ (verwijderd vanwege vertrouwelijkheidsdoeleinden) . Dus over het algemeen wordt er een bezoek afgesproken om te controleren of ze voldoen aan alle beleidsregels en procedures, en ook of het een veiligere en betere plek zal zijn voor de klant. We controleren ook om offertes te zien om de beste kwaliteit en service te vinden.

Hoe we producten en diensten aanvragen

Nadat we de leverancier hebben gekozen, blijven we diensten van hen afnemen. Elke maand worden bestellingen geplaatst volgens de vereisten voor stationair en dagelijks voor andere services. Bij het aanvragen van een dienst of product zorgen we ervoor dat we de wensen en specificaties heel duidelijk specificeren. We noteren de naam van het product, een code indien beschikbaar, de hoeveelheid en de kosten. Dit kan alleen als ik op de hoogte ben van de producten en diensten.

Bij het selecteren van producten en diensten onderhoudt mijn officemanager de contacten met de leveranciers en krijgt hij offertes van verschillende leveranciers. De leveranciers leveren ook voorbeeldproducten die we kunnen controleren om de kwaliteit te zien. Na grondig onderzoek te hebben gedaan naar de kosten en kwaliteit, besluit mijn officemanager bij welk bedrijf hij gaat en krijgt hij diensten van hen.

Kwaliteit is erg belangrijk bij het kiezen van diensten en producten. Het moet voldoen aan de verwachtingen van de klanten. Even belangrijk is ook hoe deze diensten de werknemers ten goede zullen komen.

Een ander belangrijk ding om in gedachten te houden is dat u alleen de producten koopt die we nodig hebben, rekening houdend met de eisen van klanten en medewerkers. Als dat niet het geval is, wordt het geld dat aan ongewenste items wordt besteed, verspilling. Een duidelijke planning helpt het budget te besparen.

Bij het vinden van leveranciers en producten overlegt de zaakvoerder met de verschillende leveranciers om de beste offerte te krijgen. Dit helpt de organisatie om geld te besparen en op de hoogte te blijven van het budget.

Bij het contact met leveranciers zorgt iedereen ervoor dat ze professionaliteit behouden, op tijd betalen en bestellingen en leveringen nastreven. We zorgen ervoor dat we de bestelling ruim van tevoren plaatsen en geven de leverancier voldoende tijd om de producten of diensten op tijd te leveren.

Bestellen, ontvangen en alles wat met het leveren en ontvangen van goederen en diensten te maken heeft, behoort tot een zogenaamde toeleveringsketen. De toeleveringsketen begint bij de grondstoffen die worden gebruikt om het product te vervaardigen tot en met het geleverde product voor de consument, inclusief iedereen, zoals de groothandel, detailhandel, enz. Daartussenin. Iedereen in deze keten is dus verantwoordelijk voor de prestaties en kwaliteit.

Bij het bestellen van producten, doe ik er alles aan om ervoor te zorgen dat ik duidelijke details geef van de producten die ik nodig heb, zoals code, maat, kleur en andere vereiste details. Ik controleer of alle bestelde artikelen nodig zijn en wie ze nodig heeft. Ik geef prioriteit aan de volgorde op basis van behoeften en bestel alleen de essentiële. Ik laat ze dan autoriseren door mijn manager. Ik plaats bestellingen met behulp van een systeem genaamd ____________ (verwijderd vanwege vertrouwelijkheidsdoeleinden) . Bestellingen worden geplaatst via de leverancierscatalogus die al op het systeem beschikbaar is. Zodra we de bestellingen hebben ontvangen, worden ze grondig gecontroleerd aan de hand van de factuur om te zien dat we alle artikelen volgens de factuur hebben ontvangen, en vervolgens wordt de ontvangst ondertekend. Ook ontvang ik dan de bestelling op ____________ (verwijderd vanwege vertrouwelijkheidsdoeleinden), zodat het het Payments-team op de hoogte stelt dat we de bestelling hebben ontvangen. Het systeem genereert een inkoopordernummer. Vervolgens schrijf ik het inkoopordernummer op de factuur en post ik deze naar het betalingsteam, die de betalingen vrijgeeft aan de leverancier.

Orders volgen en evalueren

Bij geplaatste bestellingen worden gecontroleerd om bij te houden wat er gebeurt. Bestellingen worden gecontroleerd op snelle levering en kwaliteit om problemen te voorkomen. Bestellingen voor ICT-apparatuur worden gedaan via onze ICT-servicedesk en elk product, van bestelling tot levering, wordt gevolgd.

Ook bestellingen en diensten worden maandelijks geëvalueerd om te zien of ze voldoen aan de vereiste kwaliteit en prestatie. Dit zal ook helpen om de prestaties te verbeteren en manieren te vinden om de prestaties te verbeteren, omdat het niet één individu zal beïnvloeden, maar het team en de organisatie.

Zodra de monitoring en evaluatie zijn voltooid, kan deze worden gebruikt om de efficiëntie van de betrokken procedures te verbeteren. Het kan worden verbeterd door het juiste bedrijf te kiezen en door het juiste systeem te gebruiken om te bestellen. Ik heb altijd een lijst met items die ik moet bestellen. Ik e-mail het team ook met het verzoek naar hun vereisten, verzamel ze vervolgens en plaats ze op de bestelling. Als ik de bestelling niet op tijd ontvang, neem ik contact op met mijn officemanager die er op zijn beurt achteraan jaagt met de leverancier. Wanneer de bestelling is ontvangen, ontvang ik deze op het systeem, zodat de leverancier op tijd wordt betaald.

Hoe we ervoor zorgen dat we de beste waarde krijgen in services en producten

We werken als een team samen om een ​​betere prijs-kwaliteitverhouding te krijgen voor de diensten die we leveren en ontvangen. Een betere prijs-kwaliteitverhouding is het hebben van het juiste kwalitatieve product tegen een lagere prijs. Om dit te bereiken zullen we moeten onderhandelen met leveranciers of dienstverleners, we vermijden onnodige aankopen. We plaatsen waar nodig bulkbestellingen, omdat het tijd en geld bespaart. Om dit alles te behouden onderhouden we een goede relatie met de leverancier.

Ik herinner me dat ik contact heb gehad met een ____________ (verwijderd om vertrouwelijkheidsdoeleinden) 3 weken eerder toen ik probeerde te ______________ (verwijderd vanwege vertrouwelijkheidsdoeleinden) voor een cliënt. De _______________ (verwijderd vanwege vertrouwelijkheidsdoeleinden) heeft me laten weten dat ze de service niet kunnen verlenen omdat ze niet zeker wisten of iemand die service nodig had. Ik heb hen onmiddellijk op de hoogte gebracht van het verlies voor onze organisatie, als die klant niet ___________ (verwijderd vanwege vertrouwelijkheidsdoeleinden) . Onze organisatie zal geld betalen voor de dienst, zonder dat iemand die heeft gehad, aangezien ze __________ zijn (verwijderd vanwege vertrouwelijkheidsdoeleinden) . De dame aan de telefoon had een gesprek met haar manager en stemde toen toe om langs te gaan waar ik om vroeg. Dit is een manier waarop geld werd bespaard voor de organisatie.

Medewerkers die voor onze organisatie werken, mogen geen geschenken of gastvrijheid accepteren zonder toestemming of openbaarmaking. Het beleid stelt dat " ___________________ (verwijderd vanwege vertrouwelijkheidsdoeleinden) ". Als een medewerker het beleid en de procedures van de organisatie niet volgt, worden er formele acties ondernomen en kan dit zelfs tot ontslag leiden, omdat het ernstig wangedrag is.

We ontvangen altijd berichten van serviceproviders over nieuwe services die ze bieden. Ze sturen ons bijgewerkte folders die we geven aan klanten die ze nodig hebben. Elke communicatie die ik ontvang, wordt gecascadeerd met het team en alle andere afdelingen waarvan ik denk dat ze ze nodig zullen hebben.

Bij het plaatsen van bestellingen heb ik ______________ (verwijderd vanwege vertrouwelijkheidsdoeleinden) limiet voor autorisatie. Ook als er een factuur binnenkomt voor een groter bedrag of een dienst, of als er een bestelling moet worden geplaatst voor een hoger bedrag, kijk ik er doorheen en kijk of het iets is dat we echt nodig hebben en ga dan pas verder met de bestelling.

Bij het bestellen van producten controleer ik of we krijgen wat we willen. Toen ik bijvoorbeeld een faxapparaat bestelde, onderhandelde ik met mijn manager en het ICT-team over een duur apparaat, omdat een goedkopere machine te veel inkt of linten verbruikte, wat meer geld kostte, terwijl een duur apparaat minder inkt verbruikte. Ik voerde het argument aan om één keer geld uit te geven en daarna geld te besparen, in plaats van een goedkope machine te kopen waaraan we elke keer geld zullen moeten uitgeven.

Bij het bestellen van producten en diensten, zorg ik ervoor dat ik het beleid en de procedures van de organisatie volg en volg. Ik zorg ervoor dat de facturen die ik ontvang echte en originele facturen zijn en geen kopie facturen. Ik bestel alleen producten bij de bedrijven waarmee we een contract hebben en mogen bestellen.

Wanneer ik contact heb met ____________ (verwijderd vanwege vertrouwelijkheidsdoeleinden) voor het verlenen van service aan klanten, wanneer er geen ___________ (verwijderd vanwege vertrouwelijkheidsdoeleinden) beschikbaar is, raad ik het team aan om ___________ te vragen (verwijderd vanwege vertrouwelijkheidsdoeleinden) . Op die manier gebruiken we het geld waarvoor we hebben betaald, laten we onze diensten niet ongebruikt achter en verspillen of verliezen we geen geld.

Herziening van en contact onderhouden met leveranciers en serviceproviders

Bij het kiezen van leveranciers voor briefpapier of zorg, komen de managers en senioren samen en indien nodig regelen ze bezoeken aan de dienstverleners om te zien of ze goed genoeg zijn voor de klanten, en sluiten ze vervolgens een contract voor diensten af. Wanneer ik een bestelling voor briefpapier plaats, ga ik akkoord met producten die binnen mijn autorisatielimiet vallen, en ik zorg er altijd voor dat ik de vereiste producten bestel en niet de ongewenste. Als het mijn limiet overschrijdt, neem ik advies van mijn manager en leg ik haar uit waarom het belangrijk is voordat ik verder ga met de bestelling.

Bij het contact met dienstverleners blijf ik professioneel. Ik onderhandel over diensten die we nodig hebben, zodat we het beste voor onze klanten kunnen doen. Zoals hierboven uitgelegd, heb ik met huizen gesproken om verlies van geld voor onze organisatie, die binnen mijn bevoegdheid ligt, te voorkomen.

Wanneer diensten worden verleend aan klanten, verstuur ik contracten die een contract zijn tussen de dienstverlener, de klant en onze organisatie. Wij als organisatie zorgen ervoor dat we ons allemaal houden aan wat in het contract is getekend. De geleverde diensten worden altijd gecontroleerd en beoordelingen worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de contracten en wetten van de organisaties. Eventuele problemen worden voorgelegd aan het hoger management en discussies en beslissingen worden genomen door middel van dringende vergaderingen.

Er worden periodiek beoordelingen gehouden om over dienstverleners te discussiëren. Eventuele problemen worden serieus genomen en ontvangen diensten worden tijdelijk of permanent opgeschort, rekening houdend met het welzijn van de klanten.