Inhoudsopgave:
- Regels voor projectmanagement
- 1. Begrijp de reikwijdte
- 2. Begrijp de doelen van de belanghebbenden
- 3. Plan
- 4. Onvoorzien
- 5. Communiceer met het team
- 6. Test vroeg / prototype
- 7. Bewaken
- 8. Rapporteer aan de klant en beheer de verwachtingen
- 9. Bezorgen
- 10. Houd een afsluiting / geleerde bijeenkomst
Volg deze regels om elk project optimaal te laten werken.
Canva.com
Ik ben al meer dan 30 jaar betrokken bij het managen van projecten en portfolio's van projecten en er zijn een paar gouden regels die ik heb geleerd van al deze projecten die standaard zijn voor elk type project. In dit artikel wil ik er enkele met jullie delen.
Als u deze regels toepast op elk project dat u onderneemt, heeft u hoogstwaarschijnlijk een succesvol en stressvrij project in handen!
Regels voor projectmanagement
- Begrijp de reikwijdte
- Begrijp de doelen van de belanghebbenden
- Plan
- Onvoorziene
- Communiceer met het team
- Test vroeg / prototype
- Toezicht houden op
- Rapporteer aan de klant en beheer de verwachtingen
- Leveren
- Houd een afsluitende / geleerde bijeenkomst
1. Begrijp de reikwijdte
Dit lijkt misschien alsof ik het voor de hand liggende stel, maar het is van vitaal belang dat u weet waar het project over gaat. Wat probeer je op te bouwen of te bereiken? Is er een schriftelijke specificatie voor het project waaraan u zich moet houden? Wat zijn de zakelijke doelen die het project sturen?
Praat met de mensen die betrokken zijn bij de beslissing om verder te gaan met het project. Dit kan een verkoper in uw organisatie zijn (als u het project uitvoert als leverancier voor een ander bedrijf), of een senior managementpersoon in uw organisatie als het een intern project is.
Zoek uit wat de verwachtingen van uw klant zijn (of dit nu een interne klant of een externe klant is). Hebben ze al eerder iets soortgelijks gedaan en hoe vinden ze dat het project is verlopen - wat was goed en wat had beter kunnen worden gedaan?
Zorg ervoor dat u alle technische vereisten voor het project begrijpt. Praat indien nodig met een technisch persoon in uw team of met uw IT-manager / -afdeling.
2. Begrijp de doelen van de belanghebbenden
Probeer er, voordat u aan een project begint, te achterhalen wie alle belanghebbenden zijn. Als u bijvoorbeeld een project doet voor een externe klant, kunt u de volgende belanghebbenden hebben:
- De zakelijke sponsor - dit is de persoon die zijn hand in zijn zak steekt en het geld aan u of uw organisatie besteedt. Ze willen een tijdige levering van hoge kwaliteit zonder extra kosten ten opzichte van de overeengekomen kosten.
- De Client Project Manager - dit is de persoon in uw klantorganisatie waarmee u tijdens het project het meest contact zult hebben. Ze willen een stressvrij en probleemloos project. Ze zullen er goed uit willen zien in de ogen van hun baas en je zult merken dat hun beloning of bonus afhankelijk is van het succes van het project.
- De cliëntexpert - u zult misschien op een bepaald punt in het project in gesprek moeten gaan met een cliëntexpert. Ze willen een inbreng en zeggenschap hebben in het ontwerp en willen voelen dat er naar hun expertise wordt geluisterd. Ze zullen over het algemeen ook weinig tijd hebben (aangezien ze een expert zijn in hun vakgebied)
- Andere leveranciers - soms zult u merken dat u ofwel afhankelijk bent van de input van een andere leverancier van uw klant, of dat zij wachten op input van u. U zult (meestal via de projectmanager van uw klant) met deze leverancier moeten werken en hen tevreden moeten houden.
- Uw eigen baas - uw baas wil rapporten over hoe uw project verloopt (om ervoor te zorgen dat u deze klant tevreden houdt en winst maakt voor uw organisatie).
Zorg ervoor dat u van elk van de projectsponsors begrijpt wat dit vanuit hun oogpunt tot een succesvol project zal maken.
3. Plan
Nu kan ik dit niet genoeg benadrukken - plan, plan, plan. Maak een lijst van de taken die bij het project betrokken zijn en de benodigde middelen (mensen en dingen). Kijk naar de onderlinge afhankelijkheden van taken - wat kan niet starten voordat iets anders start of voltooit, enz.
Gebruik tools zoals MS Project, of zelfs een eenvoudige Excel-spreadsheet om je te helpen bij het plannen. Organiseer van tevoren de mensen en dingen die je nodig hebt en plan wat vroege prototyping en QA uit te voeren om vroege problemen op te lossen.
4. Onvoorzien
Het maakt niet uit hoe goed je plan is, de dingen gaan niet zoals verwacht. Het leven zal tussenbeide komen. Zorg ervoor dat u wat onvoorziene omstandigheden aan uw plan toevoegt. Dit kunnen extra middelen of extra tijd in uw planning zijn, maar dit zal het verschil maken tussen een rustige bezorging en een hectische nacht van 2 uur 's nachts om de aflevering definitief te maken.
Als uw project voor een externe klant is, moedig hem dan in het begin aan om wat onvoorziene uitgaven in het budget in te bouwen (misschien 10%). Dit geeft hen wat bewegingsruimte binnen de scope en betekent dat het gemakkelijker wordt om het project af te ronden zonder dat ze voor elke kleine verandering opnieuw door Procurement moeten gaan.
5. Communiceer met het team
De kans is groot dat u dit project niet alleen voltooit. Vergeet niet dat uw team geen gedachten kan lezen en dat u met hen moet communiceren om ze aan boord te krijgen, ideeën op te doen, te brainstormen en hen te laten weten wat de deadlines zijn. Wees eerlijk en luister naar hun mening over hoe u dingen sneller of beter gedaan kunt krijgen.
Als uw project meerdere weken of maanden (of zelfs jaren) beslaat, spreek dan regelmatig af met het team. Als uw team wereldwijd verspreid is, kunt u deze vergadering op een voor iedereen geschikt tijdstip houden via een telefonische vergadering of sessie zoals een Zoom- of Webex-sessie.
Zorg ervoor dat elk lid van het team het grotere plaatje begrijpt en dat ze allemaal het effect begrijpen dat ze goed (of slecht) doen op de andere leden van het team.
Schrijf een projectoverzicht om nieuwe leden te helpen snel aan boord te komen en aan de slag te gaan.
6. Test vroeg / prototype
Wat u ook bouwt, ga niet te ver in productie zonder te testen hoe u het doet. Bouw indien mogelijk een vroeg prototype en vertel dat naar de besluitvormers voor hun inbreng. Hoe eerder u deze invoer krijgt, hoe minder u later hoeft te herwerken.
De vroege tests of prototypes moeten proberen om alle aspecten van het product te testen. Betrek IT, eindgebruikers, belanghebbenden en anderen bij deze vroege tests.
7. Bewaken
Zodra u zich heeft aangemeld voor het vroege prototype en het testen, kunt u overgaan op volledige ontwikkeling. Hier zal het grootste deel van de inspanning worden besteed.
Het is van vitaal belang om tijdens deze fase uw project te volgen. Stel tussentijdse doelen en deadlines in en mis deze niet - behandel ze allemaal als een deadline voor de klant.
Kom regelmatig terug bij het team en de klant / belanghebbenden om er zeker van te zijn dat de verwachtingen nog steeds hetzelfde zijn en dat u op schema ligt om hieraan te voldoen.
8. Rapporteer aan de klant en beheer de verwachtingen
Cliënten willen graag weten wat er speelt. Ze houden er niet van om in het duister gelaten te worden zonder rapporten over hoe de zaken gaan. En ze houden niet van verrassingen.
Zorg ervoor dat u regelmatig aan uw klant rapporteert en laat hem weten hoe het met zijn project gaat - het is tenslotte hun geld!
Als ze hun kant van de deal niet steunen (feedback geven, iets geven!), Laat ze dat dan weten en laat ze weten welke invloed hun vertraging heeft op de tijdlijn of het budget.
9. Bezorgen
D-day is aangebroken. Vertel de klant vóór de bezorging wanneer hij de bezorging kan verwachten - moeten ze het 's ochtends vroeg hun tijd, het laatste die avond, middag, enz. Verwachten? Een klant kan angstig worden als ze dachten dat de levering die ochtend als eerste bij hen zou zijn, en je wilde het eigenlijk ergens voor middernacht bezorgen!
Wanneer u heeft geleverd, moet u de klant vertellen dat de levering heeft plaatsgevonden en wat de volgende stappen zijn. Moeten ze zich afmelden, feedback geven, andere beoordelaars informeren, enz.?
Als uw levering software is en u levert deze elektronisch af, moet u testen of wat u hebt geüpload (bijv. Naar een FTP-site), daadwerkelijk kan worden gedownload, uitgepakt en uitgevoerd.
Pas op voor het technische teamlid dat ervan uitgaat dat het volledig aanwezig en intact moet zijn, alleen omdat ze het hebben geüpload!
10. Houd een afsluiting / geleerde bijeenkomst
Zodra alles is afgetekend en het project is afgesloten, kunt u een beoordelingsvergadering plannen. Deze bijeenkomst geeft je de gelegenheid om goede feedback te vragen (ervan uitgaande dat je het goed hebt gedaan!), Om te zien waar verbeteringen mogelijk zijn in toekomstige projecten en om je klant feedback te geven over de rol die ze hebben gespeeld.
Houd een interne vergadering met uw team vóór een evaluatievergadering na het project met uw klant.
Wees eerlijk maar diplomatiek. Geef complimenten waar geprezen moet worden en geef constructieve feedback als je denkt dat dit het proces de volgende keer zal verbeteren.
Documenteer de bevindingen.
© 2009 Kerdon