Een voorblad voor een zakelijk voorstel ontwerpen

Toen ik het internet doorzocht, zag ik dat er een aantal termen door elkaar werden gebruikt met "voorblad" die voor verwarring konden zorgen. Voorblad, titelpagina en begeleidende brief zijn allemaal verschillende items die voor verschillende doeleinden worden gebruikt.

Een voorblad is wat voorafgaat aan een of ander lang rapport - zoals contract- of projectvoorstellen, subsidievoorstellen of zakelijke rapporten - en het ontwerpproces is in principe hetzelfde voor elk. In dit geval zal ik het voorbeeld gebruiken van een contractvoorstel (of bod) dat wordt geschreven als reactie op een "Request for Proposal" van een overheidsinstantie (niet-APA-stijl).

Omslagpagina ontworpen voor een (niet echt) voorstel - om een handleiding voor te bereiden over het uitvoeren van audits van irrigatiesystemen. Merk op hoe goed de foto het project illustreert, maar niet domineert.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (beide)

Wat is een Request for Proposal (RPF)?

Een offerteaanvraag is een gedetailleerd document, meestal gepost door een overheidsinstantie, dat het publiek laat weten dat ze een project hebben waarop ze willen bieden. Een goedgeschreven offerteaanvraag beschrijft het doel dat het bureau nastreeft, de reden voor het project, de achtergrond en details over wat ze willen doen.

Als u een voorstel schrijft naar aanleiding van een offerteaanvraag, is het belangrijk om het in dezelfde volgorde te schrijven als waar het bureau om vraagt. Als je dat niet doet, zal het bureau het eruit gooien. Waarom? Ze zien het als een bieder die niet bereid is om aan de behoeften van het bureau te voldoen, wat betekent dat ze tijdens het contract problemen kunnen verwachten, als u degene bent die wordt geselecteerd. Dat gezegd hebbende, er is een standaardmanier waarop de meeste voorstellen worden georganiseerd.

Formaat zakelijk voorstel

In een standaard zakelijk voorstel omsluiten de voor- en achteromslagpagina's het document. De voorkant is als een tijdschriftomslag met afbeeldingen, een mooi ontwerp, met belangrijke informatie en gedrukt op karton.

Een heel groot voorstel kan een titelpagina hebben die, als ze erom vragen, net binnen de omslag gaat. De titelpagina moet bijna of alleen uit tekst bestaan, meestal in zwart-wit afgedrukt in een gemakkelijk leesbaar formaat, met de titel van het voorstel prominent.

Hierna volgt ofwel de Executive Letter van het bedrijf of de Inhoudsopgave (TOC), in welke volgorde de RFP ook vraagt. Dan komt de rest van de inhoud, met elke sectie en paginanummer vermeld in de inhoudsopgave. De achterkant breidt het basiskleurenschema van de voorkant uit, maar heeft niet veel anders.

De achterkant volgt het kleurenschema, maar is minimaal gehouden. De enige tekst op deze omslag is de naam en het adres van het bedrijf. Het kan net zo goed een gerelateerde quote zijn, afhankelijk van het type rapport.

Voorbeelden en kenmerken van omslagpagina's

Een voorblad met een voorstel is het eerste dat iemand van uw voorstel te zien krijgt. Het moet het beste weerspiegelen van wie je bent en herkenbaar zijn. Een goed voorblad heeft de volgende eigenschappen:

Ziet er netjes en schoon uit.
Componenten zijn informatief en overzichtelijk, maar vrij eenvoudig.
De lay-out is aantrekkelijk op een manier die het bedrijf of project weerspiegelt.
Tekst bevat uw bedrijfsnaam, adres en logo, de naam van het voorstel, de vervaldatum en naar wie het voorstel gaat.

De onderstaande voorbeelden zijn ontworpen door waterbedrijven of overheidsinstanties die verbonden zijn met het State Department of Water Resources. Ze hadden allemaal betrekking op aanvragen voor uitbetalingen van subsidies voor waterbeschermings- of herstelprojecten. Zoals je kunt zien, verschillen ze erg van elkaar. Elk heeft zijn sterke en zwakke punten.

Het eerste voorbeeld, uit de stad Upland, is redelijk goed ingedeeld en bevat de meeste benodigde informatie. Het is echter niet erg aantrekkelijk om het zwart-witte Upland-logo als enige afbeelding te hebben. Het kan er baat bij hebben alle tekst dichter bij elkaar te plaatsen, zodat er meer witruimte rond de randen is. Het logo en het 2e tekstvak zouden wat dichter naar de plaatsnaam kunnen worden verplaatst, zodat ze een grote groep vormen. Het heeft ook een verzenddatum nodig, die ik aan het einde van het 2e tekstvak zou toevoegen.

Het tweede voorbeeld, uit Riverside County Flood Control District, gebruikt het kleurrijkere logo van de provincie als hun afbeelding - goed geplaatst en uitvergroot. De kleine tekst rechtsboven is de indieningsdatum van het voorstel. Het eerste hoofdtekstvak ziet er een beetje vreemd uit met de korte jaren-regel gevolgd door de lange subsidieprogramma-regel en dan weer korte regels. Ik zou dit op verschillende kleine, maar effectieve manieren veranderen:

Verplaats de indieningsdatum naar net onder de woorden "SUBSIDIEVOORSTEL" en vergroot de grootte. Breng beide regels omhoog, zodat ze een aparte groep vormen van de rest. Deze worden dan de "titel" van het document.
Verwijder in het volgende tekstvak de jaren en verplaats de langste regel naar de onderkant van die groep. Het wordt dan een programma van het Department of Water Resources, wat het ook is. Visueel zorgt het er ook voor dat de tekstgroep boven het logo er hetzelfde uitziet (maar omgekeerd) als de groep onder het logo. Samen omlijsten ze het logo.

Het derde exemplaar, uit Reclamation District 2107, heeft een prachtige foto van een overstroomd gebied, direct gerelateerd aan het project waarvoor ze financiering aanvragen, maar de opmaak is niet erg aantrekkelijk. Het zou veel beter zijn als de foto iets kleiner en lichter omkaderd is, en de tekst groter, iets dichter bij de foto. De datum kan klein blijven. Om er evenwichtig uit te zien, moet de witruimte aan de boven- en onderkant van de pagina groter zijn dan de ruimte tussen tekst en foto.

Let op de dingen die alle drie gemeen hebben:

Tekst waarin staat wat het document is (Proposition 13 financiering, subsidievoorstel, subsidieaanvraag).
Naam van het project waarvoor ze financiering aanvragen.
Naam van het bureau dat (zichzelf) indient.

Wat ze niet gemeen hebben, maar wenselijk is:

Twee hebben datums.
Twee hebben logo's.
Alleen Riverside County vermeldt de instantie waaraan de subsidie wordt verstrekt.

Drie voorbeelden van echte omslagpagina's. Het zijn allemaal subsidieaanvragen van overheidsinstanties voor waterprojecten (en dus openbaar domein).

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Gewenste elementen in een omslagpagina

De drie voorbeelden van omslagpagina's die hierboven worden weergegeven, bevatten enkele van deze elementen, maar geen enkele bevat alle. Riverside County komt het dichtst in de buurt.

Item	Hooglanden	Rivieroever	Wijk 2107
Type document	X	X	X
Naam van het project	X	X	X
			X
Verzenden naar naam		X
Verzenden van naam	X	X	X
Logo van indiener	X	X
Datum indienen		X	X

Een voorblad ontwerpen

Als u veel voorstellen (of rapporten) schrijft waarvoor omslagpagina's nodig zijn, helpt het altijd om een ontwerproutine vast te stellen. Hier is de volgorde die ik voorstel:

Raadpleeg de RFP voor eventuele vereisten voor het voorblad.
Kies tekst.
Kies afbeeldingen die verband houden met het type voorstel (inclusief logo). Het omslagblad en de inhoud van het voorstel moeten overeenkomen, want de omslag is de inleiding op de inhoud. Als het voorstel betrekking heeft op een project waarbij wateraudits worden uitgevoerd, plaats dan een foto op het voorblad van iemand die een uniformiteitstest voor irrigatie uitvoert, of sproeiers met een klembord in de hand, of iets dat de aard van het voorstel weerspiegelt. Zet geen foto van jezelf die met een groep mensen spreekt, ook al ziet het er misschien goed uit, als die vaardigheid niet wordt gevraagd.
Kies een kleurenschema dat overeenkomt met het logo of de kleuren op de hoofdfoto.
Ontwikkel een basislay-out. Voeg een kleurenschema toe, dan tekstvakken en tekst, dan afbeeldingen en wat er ook bij hoort.
Verplaats afbeeldingen en tekstvakken, experimenteer met verschillende locaties en opstellingen, totdat de hele omslag precies is zoals u het wilt.
Op een gegeven moment zul je een omslag ontwikkelen waarvan je weet dat die verbluffend is. Als dat het geval is, verander het dan in een sjabloon wanneer u het opslaat, zodat u het opnieuw kunt gebruiken met andere voorstellen.

Het algemene formaat van de bovenstaande omslagpagina is een van de drie banden, die elk in diepte toenemen, met de zwaardere onderaan. De bovenkant is de band van groen en blauw, die de kleuren van de omgeving en van water vertegenwoordigt. De 2e in het midden toont de naam van het project, met een foto die het type handleiding illustreert dat moet worden geschreven, en relevante vaardigheden ernaast. Dit plaatst het project en mijn kwalificaties ervoor in de meest centrale, in het oog springende positie. De onderste band bestaat uit een tekstblok dat bestaat uit indieningsgegevens: mijn bedrijf en adres, hun bedrijf en adres, en de datum van indiening. Het oog beweegt van nature naar rechts naar het kleine, bijpassende groene "logo" -element, en bindt ze onbewust samen tot een brede onderste band.De witte ruimtes tussen de banden houden elkaar in evenwicht en zorgen ervoor dat de omslag er "schoon" uitziet.

Het analyseren van omslagpagina's op deze manier kan uw oog echt trainen. Als je er zelf een ontwerpt en analyseert, kan het de eerste paar keer eng zijn. Maar het proces wordt interessanter naarmate u zich ontspant, creatiever wordt en resultaten begint te zien.

Om voorbij de beangstigingen te komen, helpt het soms om een sjabloon te gebruiken die door iemand anders is gemaakt - uw softwareprogramma of online - of een voorstel voor een dekking die iemand anders heeft gedaan voordat u kwam.

Ik heb eerst de kleuren en de middellijn als richtlijn geplaatst. Vervolgens de titel van het voorstel toegevoegd, vervolgens de adressen en de logo-foto.

Ik eindigde met de foto die was gekozen om het project te vertegenwoordigen, samen met een aantal relevante vaardigheden. Beweeg vervolgens objecten een beetje heen en weer, en op en neer, om de beste balans te vinden.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (beide)

Voorbladsjabloon

Als u besluit om een sjabloon te gebruiken, zoek dan de collectie in uw software of een op internet en blader door naar een aantal sjablonen die lijken op uw bedrijf. Houd rekening met de ontwerpcomponenten die u al hebt gemaakt (kleuren, tekst, afbeeldingen) en begin objecten in een van de sjablonen te vervangen door uw eigen materiaal en kijk wat er gebeurt. Als je hetzelfde doet met de anderen, zul je waarschijnlijk merken dat de ene opvalt als veel beter dan de andere.

Als je dan zoals ik bent, zul je waarschijnlijk een paar wijzigingen zien die je wilt aanbrengen in degene die je het leukst vindt. U brengt de wijzigingen aan en ziet een andere. Voordat je het weet, heb je dat sjabloon je eigen gemaakt. Zorg ervoor dat u het op een aparte plaats bewaart, zodat u het gemakkelijk terug kunt vinden. Als u eenmaal uw sjabloon heeft gemaakt, is het in de toekomst veel gemakkelijker om omslagen te maken met dezelfde lay-out.

Houd er rekening mee dat, hoewel het voorblad een eerste indruk geeft, dit niet de enige indruk is. Een goede evaluator zal er ook voorbij kijken naar de inhoud, dus maak je geen zorgen over de vraag of je omslagpagina goed genoeg zal zijn of niet. Te veel piekeren kan de creativiteit belemmeren.

Deze tutorial laat zien hoe u een basisontwerp maakt met Microsoft Publisher - een gemakkelijke en meer dan adequate software. Andere softwareprogramma's die u kunt gebruiken, zijn Word of InDesign (Mac). Ik heb de bovenstaande hoezen ontworpen door een sjabloon in InDesign aan te passen. Ik geef eigenlijk de voorkeur aan Publisher, maar het werkt niet op een Mac.

Inhoudsopgave: