5 eenvoudige stappen om moeilijke gesprekken op de werkplek te voeren

Als je een leiderschapspositie bekleedt, van teamleider tot CEO, zul je soms merken dat je een ongemakkelijk gesprek moet voeren met andere personeelsleden. Het maakt deel uit van elke leiderschapsrol en mag niet worden vermeden. Om een sterkere leider te zijn, moet u met zowel goede als slechte aspecten van uw rol omgaan.

Er zijn echter manieren om met dit soort situaties om te gaan waardoor uw team, afdeling of bedrijf kan groeien en sterker worden, en manieren die uw team, afdeling of bedrijf kunnen schaden. Alle goede leiders zullen eventuele schade willen minimaliseren en dit in plaats daarvan gebruiken als een kans om hun team en hun positie als leider te versterken.

Als er een probleem aan het licht komt, kan dit betrekking hebben op prestaties, ziekteverzuim, gekibbel op de werkplek of een ander onderwerp dat u of het andere personeelslid ongemakkelijk kan maken, u moet weten hoe u het beste kunt omgaan met de verwachtingen van het personeel om zo de elk conflict en los het probleem onmiddellijk en eerlijk op..

Dit artikel bespreekt de vijf belangrijkste stappen die u moet volgen om succesvolle gesprekken te voeren over moeilijke onderwerpen op uw werkplek.

Wanneer u wellicht een moeilijk gesprek moet voeren

Als je in een toezichthoudende rol werkt, of het nu een teamleider, supervisor of management is, heb je af en toe te maken met een moeilijke situatie met degenen die onder jou werken.

Moeilijke gesprekken kunnen over veel onderwerpen gaan, maar de meest voorkomende zijn gerelateerd aan slechte prestaties of slecht gedrag, persoonlijke problemen van een werknemer die hun werk kunnen beïnvloeden, of het onderzoeken van klachten en grieven.

Onthouden; hoe graag u dit soort gesprekken ook wilt hebben, het is altijd beter om ze te hebben dan niet, en hoe eerder u ze kunt hebben, hoe beter. Hoe eerder het probleem wordt aangepakt en afgehandeld, hoe gemakkelijker het zal zijn om het op te lossen.

Stap één: bent u de juiste persoon voor de baan?

Voordat u iets anders doet, moet u ervoor zorgen dat u de juiste persoon bent om dit gesprek te voeren. Als u het niet zeker weet, neem dan contact op met uw manager of uw personeelsafdeling. Als jij de juiste persoon bent voor de job, is het altijd het beste om ervoor te zorgen dat HR en / of je manager precies weten wat je van plan bent te doen. Dit zal je ook helpen om je meer gesteund te voelen.

Als je eenmaal hebt vastgesteld, ben je de juiste persoon voor de baan; dan is het tijd om aan de slag te gaan!

Stap twee: wat u moet doen vóór de vergadering / het gesprek

Zorg ervoor dat u de feiten kent, wat er is gebeurd, wanneer en waarom. U moet 100% weten wat er aan de hand is. Hoe zou je een nuttige discussie kunnen verwachten met slechts de helft van de feiten tot je beschikking?

Denk na over wat je weet over de persoon met wie je moet praten, is de reden waarom je met hem of haar moet praten iets wat je van hem zou verwachten? Of is het helemaal uit karakter? Houd hier rekening mee voordat u met hen spreekt, er kan een misverstand zijn ontstaan en u wilt deze discussie met een zo open mogelijke geest ingaan.

Controleer het beleid van uw bedrijf; Het kan zijn dat u een te ondernemen actie moet adviseren, zodat u weet wat het bedrijfsbeleid is, zodat u in een sterke positie verkeert om te adviseren.

Stap drie: plan de vergadering

Houd bij het plannen van de vergadering rekening met het volgende:

Een persoonlijk gesprek is effectiever dan een telefoontje.
Tegenover iemand zitten is een heel formele manier van spreken, naast iemand zitten is minder bedreigend.
Geef de tijd; u wilt de vergadering niet overhaasten, de medewerker wil misschien uitgebreid over de situatie praten, dus zorg ervoor dat u de vergadering voldoende tijd geeft.
U moet ook nadenken over een mogelijke oplossing, dit kan moeilijk zijn aangezien u het probleem nog niet met de werknemer hebt besproken, maar u moet zich al bewust zijn van het probleem en verschillende ideeën hebben over mogelijke uitkomsten.

Stap vier: de vergadering leiden

Houd bij het houden van de vergadering rekening met het volgende:

Leg vanaf het begin vast hoe de vergadering zal verlopen en welke onderwerpen u moet bespreken, wees duidelijk en beknopt.
Blijf te allen tijde objectief en niet oordelend.
Neem een rustige en professionele houding aan.
Wees zo specifiek mogelijk, gebruik indien mogelijk voorbeelden.
Gebruik ondersteunende / aanmoedigende taal en gebaren.
Notities maken.

Stel vragen, maar onderbreek niet om de paar minuten. Probeer indien mogelijk uw vragen op te slaan totdat de medewerker klaar is met spreken.

Onthoud altijd dat u de leiding heeft over de vergadering. Het is aan jou om de vergadering op het goede spoor te houden, je zult moeten voorkomen dat het gesprek niet-gerelateerde paden afloopt.

Kortom, uw vergadering zou er ongeveer zo uit moeten zien:

Open de vergadering; leg uit waarom de bijeenkomst plaatsvindt en wat er zal worden besproken.
Bespreek de problemen, wees duidelijk en beknopt.
Vraag om uitleg.
Luister naar wat de medewerker te zeggen heeft, luister, sta open.
Onderzoek samen de problemen.
Spreek een weg voorwaarts af

Succesvol vergaderen

Stap vijf: een weg vooruit

Als u eenmaal uw vergadering heeft gehad, zou u in staat moeten zijn om een manier te vinden om verder te gaan. Dit had, indien mogelijk, tijdens de vergadering moeten gebeuren.

U moet duidelijk nadenken over wat de beste manier is om de situatie op te lossen om te voorkomen dat deze zich opnieuw voordoet. Onthoud dat dit niet alleen de beste oplossing is voor u en het bedrijf, maar ook de beste beslissing voor de werknemer.

Indien nodig kunt u zaken bespreken met andere, meer ervaren managers of met HR.

Conclusie

Kortom, u moet beslissen of u de juiste persoon bent om deze discussie te voeren. Als dat het geval is, moet u de kwestie grondig onderzoeken. Eenmaal grondig onderzocht, moet u de tijd nemen om uw vergadering zorgvuldig te plannen, ga er niet zomaar hals over kop in. Eenmaal gepland, moet uw vergadering echt plaatsvinden. Aan het einde van het gesprek, in een ideale situatie, heeft u met uw medewerker een weg voorwaarts kunnen afspreken. Als dit niet het geval is, moet u zo snel mogelijk een beslissing nemen.