5 regels voor professionelere e-mails

Houd uw schriftelijke communicatie professioneel

U hebt dit waarschijnlijk wel eens gehoord: "Hoe u schrijft, is net zo belangrijk als wat u schrijft." Tegenwoordig is iemands 'persoonlijke merk' alles - zowel online als in de professionele wereld. ' Door uw e-mails professioneel te houden, helpt u uw persoonlijke merk aanzienlijk.

In veel opzichten maken e-mail- en instant messenger-programma's het visuele equivalent van het afluisteren van een telefoongesprek mogelijk. Er zijn blogs die advies geven over het schrijven van een e-mail "alsof het ooit zal worden gelezen in een rechtbankverklaring". Deze blogs hebben veel advies over wat je niet moet doen, maar heel weinig over wat iemand moet doen of waarom het belangrijk is.

Hier is mijn top vijf 'wat je niet moet doen'-regels en suggesties voor wat je in plaats daarvan moet doen:

Regel 1: pas op voor uw reacties (ook bekend als 'niet ventileren')

Dit is misschien wel de moeilijkste om te volgen. Dit is de meest voorkomende situatie die ik heb waargenomen:

U hoort iets in een virtuele vergadering en uw reactie is om onmiddellijk een instant message, emoji (als uw IM die mogelijkheid heeft) of e-mail te sturen naar iemand die ook in de vergadering is.

Wat is het risico?

Als de persoon aan wie u de opmerking verzendt, zijn scherm deelt met het grotere publiek, maar die persoon vergat zijn e-mailmeldingen uit te schakelen en / of het IM-scherm gesloten te houden… uw opmerkingen zijn nu openbaar.

Denk geen moment dat niemand het heeft opgemerkt - geloof me, IEDEREEN ZAG HET.

Wat moeten we doen?

1. Als uw opmerking relevant is voor het onderwerp van de vergadering: spreek tijdens de vergadering.
2. Als je opmerking gewoon een onderbuikreactie is: houd het een minuutje voor jezelf en luister wat dichter naar het gesprek. Het is mogelijk dat de verklaring waarop u reageerde slechts een deel van het verhaal was.
3. Wacht tot na de vergadering: als het echt zo goed of slecht was, bewaar het dan voor een privégesprek nadat de vergadering voorbij is.

Regel 2: Controleer nogmaals naar wie uw e-mail gaat

Vanwege het hoge tempo van de zaken, zijn we allemaal constant alert en moet alles gisteren gebeuren.

Hier is een waarschijnlijk scenario:

Iemand stuurt een e-mail. Dan verschijnt binnen vijf minuten of minder die persoon aan uw bureau, belt of chat: "Heb je mijn e-mail ontvangen?"

Uiteindelijk leer je om te stoppen met wat je ook doet om elke e-mail die binnenkomt onmiddellijk te lezen. Hierdoor ben je ook gemotiveerd om direct te reageren.

Dan kom je erachter dat je antwoord naar de verkeerde persoon / personen in het bedrijf is gegaan.

Hoe is dit gebeurd?

Misschien klik je uit gewoonte op "Allen beantwoorden" in plaats van de e-mail door te sturen als het begin van een nevengesprek. Misschien heeft de afzender de verkeerde naam getypt, of heeft u dezelfde naam als iemand anders in het bedrijf.

Wat moeten we doen?

1. Voordat je op verzenden klikt: neem een ​​extra minuut om alles te proeflezen: je lijst met ontvangers, je e-mail in het algemeen (misschien is je bericht niet duidelijk, heb je woorden weggelaten, enz.);
2. Probeer het bericht te annuleren zodra u zich de fout realiseert. Als de functie "Dit bericht intrekken" niet werkt:

Regel 3: houd het persoonlijke gescheiden van de professional

Als je dit niet zelf hebt gedaan, heb je dit soort verhalen gehoord:

Er is niet alleen een zeer persoonlijke e-mail naar de beoogde persoon gestuurd, maar ook naar het GEHELE BEDRIJF.

JA !!! De gênante factor is buiten de hitlijsten… zowel voor de afzender als voor de ontvangers.

Wat moeten we doen?

Houd uw werk en uw persoonlijke e-mails ALTIJD gescheiden en vermijd het inloggen op de online versie van uw Gmail-, MSN-, Yahoo- of Hotmail-accounts vanaf uw door het werk uitgegeven laptop (of desktopcomputer).

Het is gemakkelijker om persoonlijke en zakelijke e-mails op één locatie te combineren, zodat u beide in de gaten kunt houden. Nu onze gsm's echter net zo slim en krachtig zijn als onze laptops (tablets, etc.), is het combineren van e-mailadresboeken niet langer nodig.

Regel 4: Pas op voor uw publiek

Zelfs als uw e-mail bedoeld is voor een specifiek publiek, kan deze worden doorgestuurd naar iedereen, overal in het bedrijf of daarbuiten.

In de zakenwereld schrijft u nooit alleen naar uw vriend of collega. U moet er altijd van uitgaan dat e-mail wordt gelezen door iemand hoger in het bedrijf. U kunt het beste elke e-mail benaderen alsof u naar uw manager, de baas van uw manager of een klant schrijft.

Op hetzelfde moment , vermijd het gebruik van jargon, acroniemen, of woorden alleen uw college literatuur professor zou kunnen gebruiken. Door deze dingen zie je er niet slimmer uit… het irriteert de lezer (s) alleen en maakt je boodschap moeilijker te begrijpen.

REGEL 5: Let op je taalgebruik

Dit betekent niet alleen "niet vloeken" (of het "PG" houden zoals de filmbeoordeling) - dat zou duidelijk moeten zijn. Als dit niet het geval is, verwacht dan een gesprek met Human Resources.

'Let op je taal' betekent ook: houd het "pc" (politiek correct).

LET OP: uw e-mail kan door iedereen binnen of buiten het bedrijf worden gelezen. Aangezien er geen manier is om te weten wie de laatste lezer zou kunnen zijn, moet u uw taalgebruik en uw toon neutraal houden.

En als u het niet zeker weet?

1. Laat een vertrouwd team de e-mail lezen en geef feedback of suggesties over hoe het bericht beter kan.
2. Schrijf de e-mail (zonder ontvangers) en bewaar deze een tijdje in uw "concept" -map. Kijk de volgende dag (of later die dag als je een deadline hebt) er nog eens naar.

• Staat er nog steeds wat je dacht dat je aan het schrijven was?
• Laat de e-mail zien dat u de professional bent? Zo niet, los het dan op of vraag om hulp.

WEES ZEER VOORZICHTIG bij het plaatsen op sociale media.

Als u een eigenaar van een klein bedrijf, een onafhankelijke contractant, enz. Bent, moet u aparte sociale-mediapagina's voor uw bedrijf hebben. Zorg ervoor dat uw opmerkingen en berichten rechtstreeks verband houden met het product of de dienst die u aanbiedt.

Als je een slechte dag hebt gehad, zend deze dan niet uit op Facebook of Twitter en gooi het bedrijf waar je werkt niet in de vuilnisbak. Uw collega of supervisor Facebook-vrienden (vroeger en nu) begrijpen het misschien niet. Bovendien hebben veel bedrijven nu programma's die monitoren hoe en wanneer hun bedrijfsnaam wordt gebruikt en door wie (raadpleeg uw bedrijfshandboek).

Vergeet niet - potentiële werkgevers zullen proberen om op uw pagina ('s) te komen om te beslissen of u' goed bij u past '. Er is niet veel voor nodig om uw reputatie (persoonlijk merk) in twijfel te trekken en een sollicitatiegesprek of een jobaanbieding mis te lopen.

Je beste plan: neem de telefoon op (ja dat ding met de nummers erop) en bel iemand die je vertrouwt om je frustraties te luchten.

Wanneer u in een zakelijke omgeving werkt, is het belangrijk om te onthouden dat geen van uw communicatie privé is. Elke e-mail die u verstuurt (zowel intern als extern) kan worden gelezen door iedereen die interesse heeft in het onderwerp. Zeg het verkeerde, beantwoord alles of stuur het naar de verkeerde persoon, en je zou je professionele reputatie (persoonlijk merk), je baan en het bedrijf in gevaar kunnen brengen.

Uiteindelijk is het beste advies om gewoon je gezond verstand te gebruiken en het persoonlijke zoveel mogelijk gescheiden te houden van het bedrijfsleven. Zoals de film The Godfather uit 1972 ons eraan herinnert: "Het is niet persoonlijk, het is zakelijk."