5 manieren waarop een ondernemer de kosten kan verlagen

Vijf tips en trucs om kosten te verlagen (voor ondernemers)

Marten Bjork via Unsplash.com

In deze economie willen CEO's twee dingen bereiken: de omzet verhogen en de kosten verlagen. Het succesvol beheren van deze twee gebieden, inkomsten en kosten, levert hogere winsten op. Alleen het ene beheersen en het andere negeren, betekent vaak hoofdpijn en stress, en in sommige gevallen de deuren sluiten.

Het is gemakkelijk voor CEO's en bedrijfseigenaren om zich te concentreren op het verhogen van de omzet. Omzet verhogen betekent werken aan de taken die bedrijfskritisch zijn, of met andere woorden, werken aan de taken die “het bedrijf zijn”: dat wil zeggen, de betere widget bouwen, de grote accounts verkopen en dat concurrentievoordeel vinden of vergroten.

Voor velen is het beheersen en verlagen van kosten een bijzaak, soms een afleiding. De kosten die rechtstreeks verband houden met de inkomsten worden doorgaans nauwlettend gevolgd. Deze omvatten de kosten van materialen, verkoop en arbeid. Sommige kosten die verband houden met het "runnen van het bedrijf", zoals boekhoudfuncties (bijv. Salarisadministratie, ontvangen, ontvangen), personeelsbeheer en documentbeheer, kunnen gemakkelijk worden genegeerd.

Het niet beheersen of bewaken van deze indirecte kosten leidt doorgaans tot een sneeuwbal van problemen, zoals toenemende verspilling, frauderisico, hoge arbeidskosten en hogere alternatieve kosten. Hier zijn vijf manieren waarop een CEO of bedrijfseigenaar zijn indirecte kosten beter kan beheren en verlagen.

1. Pas een "Methode" toe op de Waanzin

Een van de eerste dingen die u moet doen om controle te krijgen over een activiteit die u of uw bedrijf uitvoert, is een methodologie of systeem toepassen op die activiteit. In plaats van elke keer dat u naar iets specifieks op zoek bent gewoon door een willekeurige, ongeorganiseerde stapel papieren te bladeren, kunt u de papieren alfabetisch op onderwerp sorteren. Hierdoor kunt u sneller vinden wat u zoekt, elke keer dat u die stapel papier opent.

Door een systeem van alfabetisering van de papieren toe te passen, kunt u dingen binnen enkele seconden in plaats van minuten vinden. Vermenigvuldig die besparingen met elke keer dat u iets zoekt, en bereken vervolgens de kosten van uw tijd, en u begint te zien dat zoiets eenvoudigs als het alfabetiseren van papieren u geld kan besparen.

Het alfabetiseren van papieren is slechts een voorbeeld waar iedereen zich mee kan identificeren en illustreert de inefficiëntie van het aanvallen van een baan zonder een proces dat de baanfunctie helpt vergemakkelijken.

Het toepassen van een standaardmethode op een bedrijfsactiviteit wordt 'business process management' of BPM genoemd. Als we het bovenstaande voorbeeld gebruiken, alfabetiseren papieren zichzelf niet op magische wijze, dus er moet een proces worden ingevoerd om ervoor te zorgen dat de papieren in hun alfabetische staat worden opgeslagen.

2. Automatisering

Het automatiseren van een proces kan een van de snelste manieren zijn om kosten te verlagen. Dat klopt, kosten. Als het goed wordt gedaan, kan automatisering meer verlagen dan alleen de arbeidskosten. Automatisering kan ook de kosten voor het herstellen van defecten verlagen door menselijke fouten (en andere variabelen) uit een proces te verwijderen. Automatisering helpt ook om verspilling bloot te leggen en hulpbronnen efficiënter te gebruiken.

Om het punt over het verlagen van de arbeidskosten te verduidelijken: automatisering betekent niet noodzakelijk dat u in staat zult zijn om op grote schaal het personeelsbestand te verminderen. Het betekent dat uw medewerkers hun inspanningen nauwkeuriger kunnen richten en meer werk in minder tijd kunnen verzetten.

Automatisering betekent niet dat u robots moet implementeren of enorme hoeveelheden kapitaal moet uitgeven aan grote complexe computersystemen. Het implementeren van een geautomatiseerd proces kan net zo eenvoudig zijn als het bouwen van een macro in een Excel-spreadsheet, of het kan net zo complex zijn als het implementeren van een geheel nieuw platform voor documentimaging. In beide gevallen zou je, vergelijkbaar met het toepassen van een "methode op de waanzin", moeten kunnen identificeren waar tijd en / of materiaal wordt bespaard en dat in dollars kunnen vertalen.

3. Technologie

Technologie is het middel tot automatisering, maar moet niet worden verward met automatisering. Zoals hierboven vermeld, kan automatisering net zo eenvoudig zijn als het gebruik van Excel om het materiaalgebruik te berekenen of een Access-database om een ​​eenvoudig workflowvolgsysteem te implementeren. Technologie stelt u in staat informatie vast te leggen op een schaal die niet haalbaar is in een handmatig proces.

Het gebruik van de juiste technologie voor de juiste klus moet de kwaliteit verbeteren, de snelheid verhogen en afval verminderen. Technologie moet niet worden beperkt, aangezien alleen de motor die de procesverbeteringsstappen doorloopt, kan worden gebruikt om werk in het systeem te introduceren (bijv. Een papieren document scannen of een e-mail te ontvangen) en het werk uit het systeem te verlaten (bijv., print fulfilment of output data interfacing).

De juiste technologie moet het leven van uw medewerkers gemakkelijker maken en waardevolle informatie gaan verzamelen over hoe goed uw bedrijf presteert in zowel de kernprocessen als de administratieve processen.

4. Toezicht

Informatie is de sleutel tot procesverbetering. Het maakt niet uit of die informatie wordt verzameld via een geautomatiseerd proces of dat die informatie wordt verzameld met behulp van technologie. Wat belangrijk is, is dat u informatie binnen handbereik heeft, zodat u de belangrijkste patronen en trends kunt identificeren om het kostentraject voor uw processen te bepalen. Als CEO ben je al vertrouwd met het doen van dit soort monitoring met financiële data, marktdata en het aflezen van key performance indicators van je core business.

Informatie over alle processen in uw bedrijf moet beschikbaar zijn voor alle belanghebbenden in uw organisatie. Hierdoor kunnen die belanghebbenden (dwz officemanagers, inkoopmanagers, magazijnmanagers, enz.) Dezelfde analyse uitvoeren die u zou doen voor uw bedrijf als geheel, maar op een niveau dat past bij hun verantwoordelijkheidsgebied. Nu zijn uw belanghebbenden bevoegd om weloverwogen beslissingen te nemen over zinvolle procesverandering. Ze kunnen de voordelen (of het gebrek daaraan) van die veranderingen zien en beginnen aan het proces om procesfouten en kosten weg te werken.

5. Eigendom

Nu uw belanghebbenden de informatie hebben om hun processen te bewaken, zullen ze meer verantwoordelijkheid en eigenaarschap gaan voelen, in plaats van alleen de status quo te beheren. Proces-stakeholders die het gevoel hebben dat ze bijdragen aan het welzijn van het bedrijf, besteden meer tijd aan strategisch nadenken over hoe ze de organisatie tijd, geld en andere middelen kunnen besparen; in plaats van reactief omgaan met crises en kostenoverschrijdingen.

Soms kan het voor een CEO moeilijk zijn om de controle over bepaalde processen uit handen te geven. Hoe vaak heb je niet gezegd: "Alle uitgaven van meer dan $ 1000 moeten mijn goedkeuring hebben" of "Ik moet alle nieuwe huuraanvragen goedkeuren"? Dit vertraagt ​​de wendbaarheid van uw bedrijf; door uw managers hun werk te laten doen, kunt u het uwe doen. Het eigendom overlaten aan uw managers is veel gemakkelijker als de methode, technologie en monitoring aanwezig zijn.

Conclusie

Er zijn altijd kosten verbonden aan het veranderen van de manier waarop uw bedrijf werkt (dwz het implementeren van een proceswijziging). Elke verandering in het proces verdient op zijn minst een snelle kosten-batenanalyse. Hoe groter de verandering, hoe dieper de analyse. Het analyseren van procesveranderingen kan een gecompliceerde onderneming zijn. Het kwantificeren van kostenbesparingen op gebieden als afval en kwaliteit kan moeilijker zijn dan kostenbesparingen in tijd en middelen.

Door methode, automatisering, technologie, monitoring en eigendom te implementeren, komt u dichter bij het identificeren van de werkelijke kosten van verbetering door u de informatie te verstrekken die nodig is om die beslissingen te nemen. Procesverbetering kost doorgaans tijd, en in sommige gevallen worden de kosten van procesverbetering vooraan in het project geladen. Verlies de langetermijndoelen niet uit het oog en laat een procesverbeteringsproject te vroeg los.

Deze manieren om kosten te beheersen zijn beproefd. Er zijn veel methodologieën op de markt die u kunt implementeren, evenals software / hardware-oplossingen die u de informatie verschaffen die nodig is om uw bedrijf effectiever te runnen. Als CEO is het aan jou om het veranderingsproces op gang te brengen.