Inhoudsopgave:
- 1. Analyseer de situatie
- 2. Wees duidelijk over wat uw rol is
- 3. Bewaak uw schema
- 4. Maak gebruik van de 80/20-regel
- 5. Controleer uzelf
- 6. Neem ondersteunende maatregelen
- Vooruit plannen
- Communiceren
- Regel uw taken
- Automatiseer waar mogelijk
- Rust voldoende
Vindt u dat u te veel dingen tegelijk moet regelen?
Foto door Robert Bye op Unsplash
1. Analyseer de situatie
Uw agenda vullen met activiteiten en constant bezig zijn, betekent niet noodzakelijk dat u uw tijd effectief beheert. Voortdurend met hoge snelheid bewegen heeft zijn eigen nadelen, niet in de laatste plaats stress.
De realiteit is dat we de tijd op zich niet echt kunnen controleren of beheren. Wat we kunnen beheren, zijn wijzelf. Vertragen is nodig om de hele foto te kunnen maken.
Stel uzelf de volgende vragen: is dit het meest productieve gebruik van mijn tijd? Is er een slimmere manier om te bereiken wat ik vandaag gedaan moet hebben zonder zoveel tijd te besteden?
Drukte zelf kan een probleem zijn. Er zijn momenten dat het druk hebben een ontwijkende benadering wordt - een manier om andere belangrijke kwesties in iemands leven te vermijden.
Daarom kan terugtrekken om na te denken in plaats van zich voortdurend in activiteiten te storten, tijd besparen en de inspanningen zelf efficiënter en winstgevender maken.
Een duidelijke visie hebben is cruciaal
Foto door You X Ventures op Unsplash
2. Wees duidelijk over wat uw rol is
Zelfs op een reguliere werkplek kunnen problemen die samenhangen met slecht tijdmanagement leiden tot een crisismanagementsituatie waarin de oorspronkelijke rollen en verantwoordelijkheden van een werknemer worden overschaduwd en hij merkt dat hij al zijn tijd besteedt aan wat niet in de oorspronkelijke functiebeschrijving stond.
Daarom is het van cruciaal belang om een duidelijke visie te geven op wat er moet worden bereikt en wat uw rol en verantwoordelijkheden zijn. Als u niet weet waar u heen gaat, brengt elke weg u daarheen. Je hebt een standaard nodig die je continu kunt gebruiken als maatstaf voor je voortgang.
Als u in dienst bent, moet u wellicht een gesprek hebben met uw lijnmanager om duidelijk te maken waar uw prioriteiten liggen. Het openen van deze discussie zou ook op andere manieren nuttig kunnen zijn. Het kan helpen bij het reorganiseren van je schema om burn-out te voorkomen en om het delegeren van extra taken aan andere teamleden te vergemakkelijken.
Houd er rekening mee dat als gevolg van de veranderende aard van de zakenwereld, prioriteiten en verantwoordelijkheden kunnen veranderen. Dit geldt vooral voor zelfstandigen. Organiseer uw tijdbeheer zodanig dat het rekening houdt met dergelijke veranderingen.
Bescherm uw tijd
3. Bewaak uw schema
Tijd is het meest waardevolle bezit dat je hebt. De meeste andere dingen in het leven zijn vervangbaar, maar tijd is dat niet. U krijgt nooit de jaren van uw leven terug die al opgebruikt zijn. Hetzelfde geldt voor elke seconde die nu tikt.
Het is daarom niet alleen noodzakelijk, maar ook noodzakelijk om uw tijd zorgvuldig te bewaken. Houd een actielijst bij en als je eenmaal je prioritaire taken hebt geïdentificeerd en ongestoorde tijd hebt gereserveerd om ze uit te voeren, neem dan de moeite om ervoor te zorgen dat er geen interferenties zijn.
Dit omvat maatregelen zoals het activeren van uw voicemail, het uitschakelen van e-mailmeldingen, het beperken van inkomende oproepen, gebruik maken van virtuele vergaderingen in plaats van live, agenda-afspraken vereisen, met behulp van 'Niet storen'-borden.
Als u bijvoorbeeld een vergadering van 15 minuten hebt gepland, zorg er dan voor dat alle deelnemers zich aan de tijdslimiet houden en zich aan het onderwerp houden. Er kan een aparte regeling worden getroffen voor externe problemen die niet binnen het door u gestelde tijdsbestek kunnen worden afgehandeld.
Kijk naast het bovenstaande voortdurend naar manieren om uw tijd vrij te maken. Dit maakt je efficiënter. Alle minuten die van elke activiteit worden bespaard, kunnen, wanneer ze aan het eind van de dag worden gecombineerd, een groot verschil maken.
4. Maak gebruik van de 80/20-regel
Hoe groter het bedrijf groeit, hoe meer verantwoordelijkheden er zijn en hoe groter de behoefte aan effectief tijdbeheer.
Wat misschien begon als een eenmansoperatie, zou snel zo groot kunnen worden, met zulke ongelooflijke eisen, dat de zaken uit de hand lopen als er geen goed beheer wordt ingevoerd.
De typische taken waarop u zich van tevoren moet voorbereiden, zijn onder meer het maken en beheren van bedrijfsstrategieën, toezicht houden op werknemers, jongleren met accounts, meer zakelijke kansen zoeken.
Het is daarom belangrijk om een efficiënte manier te vinden om alle taken uit te voeren en toch een leven te leiden. Als ondernemer kunt u zo hard werken aan het halen van deadlines dat u niet weet wat de prioriteiten zijn en wat uw tijd eigenlijk van moment tot moment steelt.
Volgens de 80/20-regel wordt 80% van de resultaten behaald met 20% van de tijd en moeite die erin is geïnvesteerd. Deze regel onderstreept het belang van het prioriteren van tijd aan wat het meest productief is. Identificeer de specifieke taken die de grootste impact hebben op uw bedrijf en maak tijd vrij om hier elke dag aan te werken.
Als 80% van uw bedrijfsresultaten het resultaat is van 20% van de tijd en moeite die u erin steekt, dan is dit het percentage waarop u de meeste aandacht moet besteden.
Veel ondernemers aarzelen als het gaat om het uitbesteden en delegeren van taken, omdat ze vinden dat dit alleen maar bijdraagt aan het verhogen van hun kostenbasis.
Maar wanneer het bedrijf zich uitbreidt en het tijd wordt dat u mensen inhuurt om voor u te werken, train ze dan in de 20% en wijs deze taken aan hen toe. Op deze manier kan het bedrijf genoeg genereren om de kosten van het aannemen van nieuwe werknemers te dekken. Door uzelf op deze manier te repliceren, worden operaties effectiever en winstgevender.
Houd bij hoe u uw tijd besteedt
5. Controleer uzelf
Reserveer een week waarin u een gedetailleerd overzicht van uw activiteiten en de hoeveelheid tijd die aan elke activiteit wordt besteed, bijhoudt. Hoe gedetailleerder u bent, hoe nauwkeuriger de analyse zal zijn.
De beste manier om dit te benaderen, is door de dag op te splitsen in stukjes van 15 of 30 minuten en vervolgens op te schrijven wat je tijdens die tijdvakken doet. Deze oefening helpt je om elke seconde te laten tellen.
Urenstaten zijn niet alleen nodig voor bedrijven. Ze zijn nuttig voor bedrijven op alle niveaus, inclusief freelancers en eenmanszaken. U kunt ervoor kiezen om een dagelijkse computergebaseerde urenstaat of een papieren urenstaat bij te houden.
U kunt ook gewoon een notitieboekje of dagboek hebben dat u overal mee naartoe neemt en herinneringen instellen om ervoor te zorgen dat u een goed logboek van uw tijdgebruik blijft bijhouden.
Als u eenmaal op deze manier begint met auditing van uzelf, heeft u de discipline nodig om het te behouden. Het doel van deze oefening is om een record te hebben dat kan worden geanalyseerd. Als u een doorlopend logboek bijhoudt van uw activiteiten en de bestede tijd, kunt u vaststellen waar uw tijd naartoe gaat en kunt u tijdverspillers wegwerken.
Dergelijke tijdverspillers zijn onder meer onnodige vergaderingen, werk doen dat anderen zouden moeten doen, telefoon- of e-mailonderbrekingen, taakverdubbelingen, activiteiten met een lage prioriteit, brand blussen, verkeerde planning en desorganisatie.
U zult in staat zijn om te bepalen wat onproductief, storend en onnodig is op uw normale dag. Alles wat niet direct bijdraagt aan of ondersteunt bij de vervulling van uw rollen en verantwoordelijkheden, is een rode vlag.
Het proces stelt u ook in staat om productieve activiteiten te identificeren, zodat u kunt bepalen of de tijd die eraan wordt toegewezen echt geschikt is. U krijgt een duidelijk beeld van hoeveel er wordt geïnvesteerd in de 20% activiteiten die 80% van de resultaten in uw leven en bedrijf genereren.
6. Neem ondersteunende maatregelen
Vooruit plannen
Plan van tevoren uw dag, week en maand. Uw planning moet rekening houden met doelstellingen op korte, middellange en lange termijn. Het ontbreken van een gestructureerde methode om tijd te beheren leidt tot problemen, waaronder het missen van deadlines, onevenwichtige zakelijke en persoonlijke verplichtingen en druk van de verplichtingen van anderen.
Dit resulteert in verslechtering. Prestaties worden negatief beïnvloed en in plaats van winstgevend te zijn, worden activiteiten omslachtig. Aan de andere kant maken vooruit plannen en het consequent toepassen van de juiste tijdmanagementprincipes ze een gewoonte. Ze beginnen op natuurlijke wijze te stromen als onderdeel van uw dagelijkse leven.
Communiceren
Betrek belanghebbenden bij de beslissingen die u neemt. Communiceer met uw collega's, managers, leveranciers, andere teams en klanten die een gevestigd belang hebben en worden beïnvloed door de wijzigingen die u aanbrengt.
Deel deze informatie met leden van uw huishouden, zodat zij u kunnen ondersteunen en u de ruimte kunnen geven die u nodig heeft om verder te gaan.
Regel uw taken
Begin met de uitgaande taken voordat u de inkomende taken aanpakt. Stuur eerst de belangrijke communicatie die nodig is voor de dag. Nadat u dat uit de weg heeft geruimd, kunt u zich settelen om de inkomende post af te handelen.
Maak er een gewoonte van om te beginnen met lopende verantwoordelijkheden voordat u aan nieuwe gaat werken. Verwijder de achterstand voordat u aan nieuwe taken begint.
Automatiseer waar mogelijk
Automatiseer uw dagelijkse taken zoveel mogelijk. Als uw werk bijvoorbeeld veel lezen en typen vereist, kunt u gebruik maken van gratis tekst-naar-spraak- en spraak-naar-tekst-apps om tijd te besparen.
Rust voldoende
Vergeet niet om tussendoor korte pauzes te nemen. Dit voorkomt de opeenhoping van stress voor uw lichaam en geest. Als u voldoende tijd heeft om uit te rusten en uzelf op te frissen, wordt u productiever en wordt uw geest alerter.