Inhoudsopgave:
- 1. Stuur materiaal van tevoren
- 2. Beperk het aantal uitnodigingen
- 3. Stel basisregels in, maar maak je geen zorgen
- 4. Rollen verstandig draaien
- 5. Begin met een positieve
- 6. Vermijd gedetailleerde probleemoplossing
- 7. Zet de minst belangrijke onderwerpen aan het eind
rawpixel
Conferentiegesprekken doen vaak niet veel meer dan multitasking en snauwe gesprekken op Slack of Gchat voortbrengen. In het ergste geval zijn ze een volledige verspilling van de tijd van mensen en kunnen ze het moreel aantasten als de oproep slecht wordt beheerd. Soms zijn deze telefoontjes onvermijdelijk, hetzij omdat ze logistiek noodzakelijk zijn of omdat een hogere rang ze nodig heeft, dus hier is hoe u er het beste uit kunt halen.
1. Stuur materiaal van tevoren
Het helpt om van tevoren een agenda te verzenden, zodat mensen van tevoren kunnen inspringen met alles wat ze moeten toevoegen. Dit verkleint de kans dat mensen "Oh, nog een ding!" net zoals iedereen tijdens het gesprek afscheid heeft genomen.
Als u naar een bepaald document of ander beeldmateriaal gaat verwijzen, kan het voor iedereen nuttig zijn om dit tijdens het gesprek tot hun beschikking te hebben. Een paar cijfers ratelen en ze vervolgens drie keer moeten herhalen, is ongetwijfeld tijdverspilling. Zelfs als het document in kwestie in de inbox van mensen zou moeten staan, probeer het dan de dag voor de oproep opnieuw te verzenden, vooral als het enkele weken of maanden geleden is verzonden.
U moet er ook voor zorgen dat u mensen van tevoren op de hoogte stelt of ze verantwoordelijk zijn voor het geven van een update over een bepaald project. Hoewel verzoeken op het laatste moment soms onvermijdelijk zijn en managers over het algemeen op deze mogelijkheid moeten zijn voorbereid, is het het beste om mensen een waarschuwing te geven in plaats van aan te nemen dat ze het weten en ze ter plaatse te brengen.
2. Beperk het aantal uitnodigingen
Er zijn twee groepen mensen om over na te denken: mensen die aan de lijn moeten zijn en mensen die dat niet hoeven te doen, maar die er toch goed aan kunnen doen. Mensen in die eerste categorie zijn waarschijnlijk besluitvormers en teamleiders die updates moeten bieden. Het identificeren van deze mensen zou vrij eenvoudig moeten zijn.
De tweede categorie kan bestaan uit mensen die alle vragen over een specifieke situatie kunnen beantwoorden, of die in de weg zitten naar leiderschapsrollen en die baat kunnen hebben bij een oproep. Het omvat niet noodzakelijk elke medewerker of elke afdeling. Onthoud dat tijd besteden aan telefonische vergaderingen een verspilling van mankracht kan zijn als managers later gewoon belangrijke updates aan hun teams kunnen geven. Raadpleeg bij twijfel managers en teamleiders over hoe ze hun tijd effectief kunnen besteden.
Afhankelijk van uw organisatie kan het zinvol zijn om iedereen uit te nodigen, maar alleen aanwezigheid verplicht te stellen voor bepaalde mensen. Hierdoor kunnen geïnteresseerden zich aansluiten, meer leren en hopelijk uiteindelijk iets bijdragen. Zorg ervoor dat u deze verschillende verwachtingen duidelijk communiceert - en onthoud: hoe meer mensen aan het gesprek deelnemen, hoe meer tijd het waarschijnlijk zal kosten!
3. Stel basisregels in, maar maak je geen zorgen
Richtlijnen over wanneer u vragen moet stellen, van wie wordt verwacht dat ze deelnemen en wanneer u uw naam moet zeggen wanneer u deelneemt of spreekt, moeten worden gecommuniceerd, misschien in dezelfde e-mail die de agenda bevat. Onthoud dat deze richtlijnen vaak redelijke uitzonderingen hebben, of dat een nieuwkomer misschien niet bekend is met de werkcultuur van uw organisatie. Niemand zal ook perfect zijn in het onthouden van het dempen van hun telefoon, dus zorg ervoor dat u niet op mensen hamert op kleine achtergrondgeluiden of andere kleine overtredingen.
Als iets echt de oproep verstoort, probeer dan het algemene "Kan iedereen ervoor zorgen dat zijn telefoon is gedempt als ze ergens luidruchtig zijn?", Zelfs als u precies weet wie de dader is. Door feedback zo indirect mogelijk te maken, kunnen goedbedoelende werknemers zich niet uitgescholden of onwelkom voelen.
4. Rollen verstandig draaien
Mensen rollen toewijzen zonder rekening te houden met hun bereidheid en vaardigheden, zal uw telefonische vergadering waarschijnlijk alleen maar vervelend maken. Probeer rollen voor het maken van notities, het bepalen van de agenda en het faciliteren toe te wijzen aan mensen die echt geïnteresseerd zijn in leidinggeven. In andere gevallen wilt u misschien teamleden zoeken die een gevestigd belang hebben bij het onderwerp van een bepaald gesprek. Wat de reden ook mag zijn, zorg ervoor dat u mensen laat weten waarom u hen vraagt de rol op zich te nemen, aangezien dit hun zelfvertrouwen en moreel kan verbeteren.
Het is ook fijn om af en toe een frisse stem te hebben. Misschien is een van de regiomanagers erg geliefd en vindt uw team het misschien leuk om hem of haar dingen te laten zien.
Hoewel een willekeurige of geplande rotatie van rollen redelijk lijkt, kan dit averechts werken. De groentje kan je kwalijk nemen als je hem verantwoordelijk maakt voor aantekeningen over iets waar ze gloednieuw in zijn. Het is waarschijnlijk ook niet goed om een taak toe te wijzen aan iemand die verantwoordelijk is voor het afhandelen van noodsituaties en die mogelijk halverwege het gesprek moet stoppen.
5. Begin met een positieve
Hoewel je het niet wilt overdrijven en onoprecht wilt lijken, is het prettig om te erkennen wanneer er een geweldige klus is geklaard of dat er speciale inspanningen zijn geleverd. Als een bepaalde groep of persoon zojuist iets groots heeft bereikt, open daar dan mee, ook al is het niet super relevant voor het gesprek. Je kunt ook een shout-out geven aan iemand die net terug is van een grote zakenreis, of misschien een heel kantoor als ze ophoppen vanuit een tijdzone waar het nog vroeg in de ochtend is. Dit kan een positieve toon zetten voor een anders uitputtende oproep.
Maak dit deel echter niet te lang, anders verspilt het gewoon tijd. Pas ook op dat u niet bij elke oproep dezelfde mensen met lof overladen, want dit kan averechts werken en het moreel van anderen verminderen.
6. Vermijd gedetailleerde probleemoplossing
On-topic blijven is natuurlijk een doel voor conference calls, maar soms kom je lastige situaties tegen waarin iemands vraag on-topic is, maar het is gecompliceerd of heel specifiek voor hun situatie. Als het helemaal niet van toepassing is op anderen die aan het gesprek zijn, wees dan niet bang om te antwoorden met “Dat is een lastige die vrij specifiek is voor het kantoor. Kunnen we dit offline bespreken? "
In sommige gevallen kunt u ook een meer specifieke reden proberen, zoals “Ik weet dat sommige mensen in het HR-team over 10 minuten een andere vergadering hebben; kunnen we deze discussie uitstellen omdat ze er niet bij betrokken zijn? " Het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat de vraagsteller niet het gevoel heeft dat zijn vraag ongepast of belastend is - het moet gewoon op een andere tijd of plaats worden behandeld.
7. Zet de minst belangrijke onderwerpen aan het eind
Hoewel het doel altijd is om een telefonische vergadering op tijd te laten eindigen, zijn er enkele dagen dat technische problemen of gecompliceerde problemen het langer kunnen duren. Het is ook mogelijk dat er een noodgeval opduikt, waardoor ten minste één persoon gedwongen wordt om van het gesprek af te springen.
Als uw gesprek langer dan een half uur is gepland, is de kans groot dat een drukke manager of andere beslisser naar een andere, meer urgente vergadering moet rennen, al dan niet gepland. Probeer tijdgevoelige items die hun invoer vereisen eerder in het gesprek te plaatsen. Hoewel het misschien mogelijk is om een vermiste manager achteraf weer op de hoogte te brengen, kost dat tijd en aandacht van uw dag - of die van iemand anders.