De gouden regels van kantoororganisatie

Een georganiseerd kantoor betekent een georganiseerde geest. Lees verder voor geweldige organisatorische tips.

Canva.com

We hebben misschien de hoeveelheid papier die we verwerken verminderd, maar dat heeft het er niet gemakkelijker op gemaakt om met alle concurrerende eisen van onze tijd te jongleren. In feite is het moeilijker, omdat "papierwerk" in zoveel verschillende formaten aankomt. Wil je echter je werk organiseren, dan gelden nog steeds de gouden regels.

Gouden regels voor het organiseren van uw werk

1. Behandel elk vel papier, e-mail of telefoonbericht slechts één keer
2. Als je dat hebt gedaan, bewaar het dan op een geschikte plaats.
3. Als het helemaal klaar is, gooi het dan weg of archiveer het.

In het echte leven is het natuurlijk vaak moeilijk om deze doelen te bereiken. Maar door te proberen je aan de regels te houden, zul je je leven veel gemakkelijker maken.

Gouden regel: behandel elk item slechts één keer

Als je het druk hebt, is het verleidelijk om een ​​rekening of wat dan ook opzij te zetten en te zeggen dat je er later wel op terugkomt. De realiteit is dat je er al naar kijkt, dus je wordt al onderbroken. Het zal tijdbesparend zijn om er iets mee te doen, dan het te sluiten of neer te leggen.

Ik weet het, je gaat zeggen: "maar ik moet naar de bank / op internet gaan / naar het postkantoor om deze rekening te betalen, en dat kan ik nu niet doen." Ik begrijp dat - maar het idee is om zo ver mogelijk in de richting van dat doel te gaan, ook al is het maar een kleine stap.

Optie 1 - Zet een kleine stap voorwaarts

Stel dat u naar het postkantoor moet om deze rekening te betalen. Stop in dat geval de rekening in uw portemonnee, zodat u de volgende keer dat u gaat winkelen niet kunt vergeten. Of als u op internet moet komen, legt u de rekening bij de computer. Misschien heb je een archiefbak voor "dingen die je moet doen", of misschien leg je de rekening gewoon bovenop het toetsenbord, zodat je hem de volgende keer dat je inlogt niet kunt missen. Als het een e-mail of bericht is, verplaats het dan naar een "to do" -map of voeg een herinnering toe.

Optie 2 - Delegeren

Als iemand anders iets met het document moet doen, is het zeker de moeite waard om de tijd te nemen om die persoon onmiddellijk te bellen of te e-mailen, hoe druk je het ook hebt. Dat betekent dat terwijl u het druk heeft, de andere persoon al aan het probleem werkt - er wordt vooruitgang geboekt.

Tip!

Als u klaar bent met een document, laat het dan niet achter waar u het hebt gekregen: maak er een gewoonte van om het onmiddellijk op de juiste plaats op te bergen.

Wat als u geen 'juiste plek' heeft

Als je geen "goede plek" hebt, organiseer dan nu iets! Je hebt een 'goede plek' nodig voor items waarmee je klaar bent, en een goede plek voor items die je nog moet doen.

Het kan zo simpel zijn als een concertina-map (een grote kartonnen map met verschillende sleuven, één voor elke letter van het alfabet, of met labels die u zelf kunt bepalen). Zelfs als alles wat je kunt beheren een kartonnen doos is met het label "rekeningen", een andere met het label "belasting", zorg ervoor dat je iets hebt.

Tip!

Bedenk dat soms de "juiste plaats" de prullenbak is. U hoeft niet alles te bewaren!

U hoeft geen huishoudelijke rekeningen bij te houden

Tenzij u een bedrijf vanuit huis runt en belasting moet claimen, hoeft u de huishoudelijke rekeningen niet voor altijd te bewaren. Elektriciteits-, gas- en telefoonrekeningen kunnen worden weggegooid zodra u de rekening van de volgende maand ontvangt, en u kunt zien dat ze uw betaling hebben ontvangen. De enige reden om energierekeningen te bewaren, is als u het gebruik wilt volgen, en veel leveranciers kunnen u deze informatie nu online of op verzoek toch verstrekken.

Als u denkt dat u in de nabije toekomst misschien een lening wilt aanvragen, bewaar dan de bankafschriften van zes maanden, want de bank kan kosten in rekening brengen om ze voor u opnieuw af te drukken. Anders, als u eenmaal een verklaring heeft gecontroleerd en weet dat deze juist is, heeft het geen zin om deze te bewaren, tenzij u deze nodig heeft voor de fiscus. Hetzelfde kan gelden voor loonstroken - controleer uw lokale belastingregels.

Archiveren

Als u klaar bent met documenten, maar ze wilt bewaren, zijn enveloppen de meest economische methode.

Grote enveloppen nemen veel minder ruimte in dan kartonnen mappen of ringbanden, dus ze zijn de meest ruimtebesparende manier om documenten op te slaan die u wel moet bewaren, maar zelden hoeft te bekijken. Ze zijn ook goedkoop! U kunt uw enveloppen opbergen in een oude koffer of in een decoratieve opbergdoos van uw briefpapier.

Als je klaar bent met een project, stop dan alles in een envelop. Label de envelop met het onderwerp en de datum in mooi groot schrift, in dikke pen. Een voorbeeld hiervan is het aanvragen van een hypotheek - als u eenmaal al het papierwerk heeft gedaan, zult u de documenten waarschijnlijk nooit meer bekijken, u betaalt alleen de termijnen. Stop dus alle notarisbrieven en bankdocumenten in een envelop en bewaar deze op een veilige plaats.

Grote mappen nemen te veel ruimte in beslag

Hoe zit het met belastingen?

Hetzelfde geldt voor belastingen. U moet informatie over uw jaarlijkse belasting wel een aantal jaren bewaren (controleer uw lokale vereisten), maar u zult ze waarschijnlijk nooit meer bekijken tenzij u wordt gecontroleerd. Stop de belasting van elk jaar in een aparte envelop, plak ze op een etiket en berg ze op.

Als u deze routine volgt, heeft u niet veel ruimte nodig om uw actieve documenten op te slaan, waardoor u gemakkelijker netjes kunt blijven en nieuwe dingen kunt archiveren.

Tip!

Maak er een gewoonte van om uw bestanden aan het einde van elk boekjaar te herzien.

Ruim elk jaar aan het einde van het jaar alle documenten op die u in het nieuwe jaar niet nodig hebt - envelop ze in en berg ze op, of gooi ze weg. Doe hetzelfde voor uw computer.

Documenten zijn gemakkelijker te archiveren en te vinden, en uw "actieve" archivering neemt niet veel ruimte in beslag.

Gesorteerd!