Inhoudsopgave:
- Heb je het gevoel dat je de controle kwijt bent?
- Disorganisatie op de werkplek
- Houd een dagelijkse lijst bij die wordt overgedragen
- Beheer uw tijd en prioriteiten naar boven
- Wat u nodig hebt om uw checklist te maken
- Organisator van controlelijsten in zeven stappen
- Geef prioriteit aan uw lijst met kleuren
- Blijf thuis georganiseerd met uw checklist
- Digitale checklist-organisatoren
- PDF-checklist organisatorformulier
- Checklist apps voor pc, smartphones en tablets
- Apps versus papieren checklists
- Waarom u georganiseerd moet blijven met een checklist
- Hoe blijf je georganiseerd? Gebruik je lijsten?
In dit artikel wordt uiteengezet hoe u checklists kunt gebruiken om georganiseerd te blijven.
mohamed_hassan, CC0, via PIxabay
Heb je het gevoel dat je de controle kwijt bent?
Heb je ooit een van die dagen gehad waarop je het werk verlaat met het gevoel dat je niets bereikt hebt?
- Uw bureau ziet er rommeliger uit dan toen u arriveerde.
- Je inbox is afgelopen week maximaal bereikt.
- Post-it-notities bedekken uw computerscherm.
- Er is geen plaats meer voor uw voeten onder het bureau.
- En die ochtendbijeenkomst eindigde een uur geleden eindelijk.
Georganiseerd blijven is een uitdaging. Informatie bombardeert ons vanuit alle richtingen. Sms-berichten, sociale media, e-mail, reacties op webformulieren, vergaderverzoeken, passerende gesprekken, telefoontjes en gewone post wedijveren om onze aandacht.
Het is geen wonder dat de stressniveaus hoog zijn. De American Psychological Association (APA) meldt dat 39% van de Amerikanen in 2017 last had van ‘enigszins significante’ tot ‘significante stress’ veroorzaakt door ‘een te zware werkdruk’ op de werkplek.
Disorganisatie op de werkplek
Onrealistische of onzekere rollen behoorden ook tot de top vijf van stress op het werk in het onderzoek van APA in 2017. Deze negatieve aspecten, samen met te veel werk, maken het moeilijk om je werk onder controle te houden.
En het zijn niet alleen kantoormedewerkers die worstelen met een overload aan taken en tijdmanagementbeperkingen. Handelaren, winkelpersoneel en entertainers hebben ook moeite om dingen voor elkaar te krijgen.
De meeste werkplekken bieden u een functiebeschrijving waarin taken en taken worden belicht. Soms zijn ze verouderd of dekken ze niet alles wat u doet. En hoewel ze een lijst met verantwoordelijkheden kunnen meedelen, missen ze specifieke details.
Zelfs als een werkplek stapsgewijze gedocumenteerde procedures heeft, kan het zijn dat u nog steeds te veel moet doen. Weten hoe u prioriteiten kunt stellen en een zware werklast kunt beheren met een checklist, heeft voordelen. En checklists dienen als een essentieel organisatorisch hulpmiddel.
Als je je overweldigd voelt op het werk, organiseer je dan met behulp van een takenlijst. Schrijf aan het begin van elke ochtend alles op wat u moet doen. Wees specifiek.
Houd een dagelijkse lijst bij die wordt overgedragen
Een dagelijkse takenlijst met taken en activiteiten:
- Dient als herinnering
- Helpt u om uw dag prioriteit te geven
- Laat zien of je te veel committeert
- Bespaart u tijd
Beheer uw tijd en prioriteiten naar boven
Een checklist helpt ook bij de workflow. Als u een secretaresse of persoonlijke assistent bent die aan meer dan één lijnmanager beantwoordt, helpt een checklist u om naar boven te sturen. Neem een kolom op in uw lijst om een schatting te maken van de tijd voor het voltooien van elke taak.
Moedig uw managers aan om de taken die ze u geven op uw to-do-lijst te noteren. De checklist vergroot hun bewustzijn van uw werkdruk. Ze zien wat je nog meer moet doen en wanneer dat nodig is. De lijst beheert hun verwachtingen.
Zelfs als u maar één lijnmanager heeft, is een checklist een essentieel bewijs van uw werkdruk. Gebruik je takenlijst om:
- Ontdek efficiëntere werkprocessen
- Verlicht uw werkdruk
- Hulp vragen
- Pleit voor een assistent of een nieuw teamlid
Maar wat ik je ga delen, is niet zomaar een takenlijst. Het is een checklist-organisator.
Wat u nodig hebt om uw checklist te maken
- Notitieboekje (ik raad aan om een boek van A5-formaat te gebruiken.)
- Minimaal vier gekleurde pennen, zoals groen, geel, paars en rood
- Liniaal (optioneel)
- Sterstickers (elke kleur)
Geef jezelf een ster als je alle taken op de pagina hebt voltooid.
© Phumphaosrk - Dreamstime.com (gewijzigde afbeelding)
Organisator van controlelijsten in zeven stappen
- Open uw notitieblok op de eerste beschikbare pagina.
- Schrijf de datum van vandaag bovenaan.
- Schrijf alle dingen op die u moet voltooien voordat u naar huis gaat.
* Voeg nieuwe taken toe, zelfs als u die dag niet hoeft te voltooien.
* Gebruik één regel per taak.
* Geef elke taak prioriteit met gekleurde pennen (raadpleeg de onderstaande kleurengids).
Tip: misschien wilt u sommige taken in meerdere taken verdelen om ze gemakkelijker te beheren. - Leid een rechte lijn door elke taak terwijl u deze voltooit. Of plaats een vinkje aan het einde van de regel.
- Start morgen een nieuwe lijst op een nieuwe pagina.
- Ga elke dag terug in uw boek en zoek de pagina's zonder sterren. Beoordeel eventuele onafgemaakte taken. Als u een taak naar een nieuwe pagina moet verplaatsen, voltooit u de taak op de oude pagina zodat u deze niet steeds opnieuw bezoekt.
- Beloon jezelf met een ster als een daglijst is voltooid. Plak de stersticker op de pagina waar je hem gemakkelijk kunt zien. Wanneer u uw inspanningen visueel beloont, geeft dit ook aan dat elk item op de pagina is voltooid. Een pagina zonder ster heeft onafgemaakte zaken.
Sterstickers geven aan dat de items op de lijst zijn voltooid of overgedragen naar een andere dag.
© Bazruh - Dreamstime.com
Geef prioriteit aan uw lijst met kleuren
- Rode taken hebben een gevoel van urgentie. Ze moeten die dag worden voltooid.
- Blauwe taken zijn repetitief.
- Groene taken zijn voor lange projecten. Je verwacht dat ze meer dan een week nodig hebben om te voltooien.
- Zwarte taken zijn algemene taken die u mogelijk in uw taakomschrijving aantreft.
U kunt andere kleuren gebruiken voor verdere categorisering. U kunt bijvoorbeeld verschillende kleuren gebruiken om onderscheid te maken tussen dagelijkse en wekelijkse repetitieve taken.
Blijf thuis georganiseerd met uw checklist
Een checklist-organisator werkt overal. Misschien wilt u twee notitieboekjes bewaren: een voor werk en een voor uw privéleven.
Houd uw huis schoon en uw gazon gemaaid door klusjes toe te voegen aan uw checklist voor thuisorganisatoren. U kunt het ook gebruiken om:
- Organiseer uw bruiloft
- Banen jacht
- Plan het pensioenfeestje van oom Ben
- Prioriteer en betaal rekeningen
- Regel uw volgende buitenlandse vakantie
U kunt het gebruiken om de meeste soorten gebeurtenissen of levensomstandigheden te beheren.
Digitale checklist-organisatoren
Heeft u een werkplekproces dat regelmatig moet worden gecontroleerd? Overweeg om uw checklist-organizer te automatiseren voor gebruik op een smartphone of tablet. Maak een pdf-formulier of probeer een van de onderstaande apps.
PDF-checklist organisatorformulier
Werkplekken waar klanten toegang hebben tot faciliteiten, beginnen de dag vaak met een locatie-audit om apparatuur en faciliteiten te inspecteren. Maak een lijst met prioriteiten, zoals hieronder, voor een aangewezen medewerker om af te vinken of commentaar te geven. Na voltooiing slaat de medewerker de controlelijst op en e-mailt deze naar een manager of arbomanager.
Checklist apps voor pc, smartphones en tablets
Als u geen notebook mee wilt nemen, kunnen deze apps u ook helpen bij het organiseren.
Apple's iOS wordt geleverd met een standaard Reminder-app. Gebruik dit als een alternatief proces om u georganiseerd te houden.
Vind je de Apple Reminder-app die een IOS-apparaat beperkt of niet gebruikt? Probeer Todoist: To-Do List en Task Manager. Het is gratis beschikbaar op meerdere apparaten, maar het wordt ook geleverd met een premium-optie. Log in op de app met uw Google- of Facebook-account, of maak een nieuwe aan. Ik gebruik het op mijn Windows 10-pc.
Andere checklist- en organisatorische apps (sommige hebben een kleine vergoeding of bevatten in-app-aankopen) zijn onder meer:
- Wunderlist
- Google Keep
- Habitica (een gamified to-do-lijst)
- OmniFocus 2
- 2Do (to-do lijst, taken en notities)
Apps versus papieren checklists
Apps automatiseren checklists. Ze maken het gemakkelijker om uw workflow te delen en te integreren met andere mensen, programma's en werkprocessen. Wanneer een computersysteem echter vastloopt of de stroom uitvalt, houdt een handmatige checklist-organizer u de controle.
Een papieren checklist is een essentieel hulpmiddel voor noodgevallen. Overweeg om een gedrukt exemplaar van uw digitale checklist bij de hand te houden.
Als u controle heeft over de veiligheid van uw werkplek, bewaar dan een klembord en een papieren versie van de checklists voor gezondheid en veiligheid op een gemakkelijk bereikbare plaats. Het kan ook een goed idee zijn om een checklist voor black-outprocedures te hebben.
Bewaar papieren checklists voor als de stroom uitvalt.
© Ekaterina79 - Dreamstime.com
Waarom u georganiseerd moet blijven met een checklist
Door een checklist-organizer te gebruiken, zoals een takenlijst, neem je de controle over je werk terug. In plaats van constant alles te onthouden wat u moet doen, maakt het opschrijven van uw taken uw gedachten vrij om u op het werk te concentreren.
Een checklist-organisator gaat ook verder dan de dagelijkse takenlijst. Gebruik het om een specifiek proces te voltooien, zoals een gezondheidscontrole op het werk of een locatie-audit. Of om alles te organiseren wat u nodig heeft om te ontspannen en te genieten van een weekendje weg.
Door checklists onderdeel van uw dag te maken, verlicht u stress op de werkplek. U kunt ook een takenlijst gebruiken om:
- Stel een businesscase voor voor meer middelen
- Werk een functiebeschrijving bij en wijs verantwoordelijkheden toe
Bovenal helpen checklists om een proces of dingen die u moet doen visueel te beheren en te organiseren. Het resultaat is dat die laatste tik een hoop druk van je afneemt.
© 2012 Tina Dubinsky
Hoe blijf je georganiseerd? Gebruik je lijsten?
Zal Engels op 1 mei 2013:
ongeorganiseerd? Dat ben ik elke dag lol. Het is geen wonder dat ik nog steeds gezond ben. Ik heb eigenlijk een iPhone en ik gebruik de "Herinnering" -app de hele tijd, ik weet niet hoe georganiseerd ik ben dankzij het, maar het helpt veel. Goede hub.