Hoe u uw financiële administratie organiseert

Jaar na jaar leefde ik met de stress van ongeorganiseerde stapels papier die door het huis verspreid lagen. Er waren hier en daar stapeltjes, bij de hal, in de keuken en op mijn bureau. Ik had een inbox / outbox-systeem, maar het werkte niet effectief. Rekeningen zouden verloren gaan, afschriften kwamen zelden in hun bestanden terecht en ik kon nooit vinden wat ik nodig had wanneer ik het nodig had. In de meest eenvoudige manier waren mijn financiën niet goed georganiseerd.

Om uw financiën effectief te beheren, is een systeem nodig om al uw rekeningen, financiële overzichten, verzekeringspolissen en ander belangrijk papierwerk bij te houden. U hoeft niet elk stukje papier, kassabon of rekening te bewaren dat door uw handen gaat. Hieronder vindt u een gids om u te helpen bepalen waaraan u zich moet vasthouden en wat u kunt versnipperen. Zodra u duidelijk bent over deze vereisten, kunt u uw oude bestanden en stapels papieren opschonen en een systeem opzetten dat snel en eenvoudig dagelijks bij te houden is.

Home Archiefsysteem

Wat moet worden ingediend? Wat moet er worden weggegooid?

De meesten van ons besparen veel te veel papierwerk, wat een last wordt om te beheren. Het is niet nodig om elke pinautomaat of kabelrekening op te slaan. Hoe vaak heb je ze als referentie nodig gehad? Maak er een gewoonte van om elke dag alle post te doorlopen en alles te verwijderen wat u niet nodig heeft. Blijf constant op de hoogte van de stroom papier die het huis binnenkomt, door uw kantoor of gestapeld op uw bureau.

Als u eenmaal een werkend systeem heeft opgezet, duurt het slechts een paar minuten per dag om het op orde te houden.

Hier is een korte blik op enkele van de financiële documenten die u moet bewaren en archiveren, en degene die u kunt weggooien. Onthoud bij het "gooien" dat versnipperen en recyclen de meest verantwoorde manier is - voor uw identiteitsbescherming en de planeet.

• Salarisstrookjes: Nadat u uw loonstrookjes op juistheid heeft gecontroleerd, zijn ze niet meer nodig. U kunt de meest recente bewaren, voor het geval u deze nodig heeft als bewijs van tewerkstelling bij het aanvragen van een lening.
• Bankafschriften, geannuleerde cheques: bewaar en archiveer bankafschriften gedurende drie volledige belastingjaren. Ze zijn nodig als u wordt gecontroleerd en kunnen dienen als ontvangstbewijs om betaalde rekeningen te bewijzen. Geannuleerde cheques moeten minimaal een jaar worden bewaard. Als verklaringen en controles niet langer relevant zijn, verbrand of versnipper ze.
• Nutsrekeningen: het is niet nodig om maanden of jaren energierekeningen te bewaren. Als er een rekening komt, controleer dan of u de laatste betaling heeft ontvangen en gooi of versnipper de oude rekening. Sla alleen de meest actuele.
• Creditcardafschriften: controleer, net als bij energierekeningen, of uw laatste betaling is gecrediteerd en bewaar alleen het meest actuele afschrift. U hoeft uw bestanden niet te verstoppen met oude creditcardafschriften, tenzij die kaarten werden gebruikt voor aftrekbare uitgaven.
• Verzekeringspolissen en rekeningen: bewaar deze voor de tijd dat ze actueel en van kracht zijn. Geannuleerde beleidsregels en gerelateerde verklaringen kunnen worden weggegooid.
• Stortingsbewijzen, betaalpasbewijzen en geldautomaten: bewaar ze alleen tot uw volgende bankafschrift arriveert, zodat u ze kunt controleren en de bedragen kunt verifiëren. Zolang ze geen fiscaal aftrekbare uitgave vertegenwoordigen en niet nodig zijn als bewijs voor een claim, kunt u ze weggooien.
• Eigendomsrecords: onroerendgoedrecords moeten worden bewaard voor de duur van het eigendom. Als er een kans is dat de gegevens nodig zijn voor belastingdoeleinden, bewaar ze dan na een eigendomsoverdracht of verkoop.
• Investeringsrecords: alle investeringsrecords en bankafschriften met betrekking tot investeringen moeten worden opgeslagen. Als uw afschriften cumulatief zijn, kunt u alleen de meest recente bewaren en het verouderde papierwerk versnipperen.

Neem de tijd om al uw papieren door te nemen - inclusief oude bestanden - om alles op te ruimen dat niet langer nodig is. Dit maakt het organiseren van uw financiële administratie eenvoudiger en minder rommelig. Uiteindelijk heb je een overzichtelijk archiveringssysteem waarmee je in een oogwenk kunt vinden wat je nodig hebt.

The Bill Payer, financiële organisatie voor thuis.

Zet een archiveringssysteem op

Er zijn verschillende soorten archiveringssystemen die u kunt overwegen. Afhankelijk van uw behoeften kan alles nodig zijn, van een draagbare accordeonmap tot een kleine archiefkast. Nadat u al het overtollige financiële papierwerk heeft opgeruimd, moet u beoordelen hoeveel ruimte u nodig heeft om de rest van uw bestanden op te slaan. Ga net iets groter dan u momenteel nodig heeft, zodat u zich later geen zorgen hoeft te maken over het overschakelen naar een groter systeem en u kunt snel en gemakkelijk papieren archiveren.

Ik gebruik een eenvoudig traditioneel archiveringssysteem met tabbladen voor elke categorie (zie het gedeelte hierboven voor algemene categorieën). Bovendien heb ik aparte bestanden om belangrijke papieren voor elk van mijn kinderen, medische rekeningen en verzekeringen op te slaan. Elke verzekeringspolis en bijbehorende verklaring hebben ook een eigen dossier.

Zet een betaalstation op. Dit kan een eenvoudige kleine opbergdoos zijn met alles wat je nodig hebt om je rekeningen te betalen, een desktop-bestandsorganizer of een op kalender gebaseerd organiserend product dat speciaal voor deze taak is ontworpen. Zelfs als u het merendeel van uw rekeningen online betaalt, zult u onvermijdelijk oneven rekeningen op de "ouderwetse" manier moeten betalen en uw chequeboek, postzegels enz. Op een handige locatie nodig hebben. In plaats van een enkel "te betalen" -bestand, gebruik ik een kalendergebaseerd systeem. Door zoveel mogelijk rekeningen online te betalen, wordt het papier tot een minimum beperkt en kan ik mijn kalender ook markeren voor die verschuldigde betalingen.

Documenten die in een kluis moeten worden bewaard

Overweeg om voor de zekerheid de volgende belangrijke, vaak onvervangbare documenten te bewaren in een gehuurde kluis of in een brandveilige kluis bij u thuis.

• Geboorte-, overlijdens- en huwelijksakten
• Schikkings-, voogdij- en scheidingspapieren
• Adoptie- of burgerschapspapieren
• Eigendomsakten, titels van motorvoertuigen
• Aandelen, Amerikaanse spaarobligaties
• Hypotheek- en grondcontracten, of wettelijk bindende overeenkomsten
• Militaire papieren
• Octrooien, auteursrechten
• Een lijst van uw woninginventaris inclusief foto's en bonnen.

In geval van nood

Bent u de enige in uw gezin die de rekening betaalt en de financiële aangifte doet? Zou uw echtgenoot of een andere geliefde tijdens uw afwezigheid het benodigde papierwerk kunnen vinden?

Neem de tijd om een ​​"In Case of Emergency" -dossier op te zetten waarin uw systeem wordt uitgelegd, waar belangrijke juridische en verzekeringsinformatie is opgeslagen en instructies over hoe u kunt vinden wat nodig kan zijn in geval van nood. Vermeld belangrijke telefoonnummers, zoals die van uw accountant, advocaat en investeringsmakelaar. Markeer het bestand duidelijk zodat het gemakkelijk te vinden is tijdens uw afwezigheid. Houd het regelmatig bijgewerkt.

Maak een verbintenis

De sleutel om elk archiveringssysteem te laten werken en uw financiële administratie goed georganiseerd te houden, is een toezegging doen om dit dagelijks bij te houden. Als uw systeem eenmaal is geïnstalleerd, neem dan elke dag een paar minuten de tijd om post te sorteren, afschriften in te dienen en op de hoogte te blijven van uw facturen.

Binnenkort zult u een gewoonte hebben ontwikkeld die essentieel is voor uw financiële gezondheid op de lange termijn en zult u een deel van de stress hebben verminderd die wordt veroorzaakt door het beheren van uw financiën.

Handige video over het organiseren van uw papierwerk