Inhoudsopgave:
- Regel nr. 1 voor e-mailetiquette: zorg ervoor dat uw berichtformaat professioneel is
- E-mailetiquette Regel # 2: houd uw bericht kort
- Oeps ... ik wilde dat niet verzenden
- E-mailetiquette Regel # 3: gebruik professionele taal
- E-mailetiquette Regel # 4: geen ongewenste berichten
- E-mailetiquette Regel # 5: e-mail is niet privé
- E-mailetiquette Regel # 6: Reageer snel op inkomende berichten
Screenshot van inbox, met handige tips.
(c) C. Calhoun 2012. Alle rechten voorbehouden.
Naarmate we dieper het digitale tijdperk ingaan, komen we erachter dat er nog steeds regels voor etiquette zijn die we moeten volgen. De wereld van e-mail heeft ook specifieke regels voor etiquette. Elke keer dat je een e-mail verstuurt, stuur je ook een bericht over jezelf. Mensen zullen op basis van je schrijven conclusies over je trekken, of ze je nu kennen of niet.
Als je deze zes regels voor e-mailetiquette volgt, zet je je beste beentje voor. U kunt erop vertrouwen dat u een positieve indruk zult maken. Deze regels gelden vooral op de werkvloer.
Regel nr. 1 voor e-mailetiquette: zorg ervoor dat uw berichtformaat professioneel is
- Gebruik bij het verzenden van een e-mail de juiste aanhef. U kunt de persoon bij zijn naam aanspreken of zelfs 'hallo' opnemen.
- Gebruik genderneutraal taalgebruik.
- Als dit de eerste keer is dat u iemand een e-mail stuurt en u weet niet wie de persoon is, gebruik dan het adres "Geachte heer of mevrouw".
- Sluit de e-mail af met een passend einde, zoals hartelijk dank, respectvol en andere soortgelijke woorden.
- Voeg een elektronische handtekening toe met uw naam, titel en e-mailadres en / of andere communicatiemethoden zoals telefoonnummers, websites, enz.
E-mailetiquette Regel # 2: houd uw bericht kort
- Voeg een onderwerp toe zodat mensen weten waar het bericht over gaat en ze de relevantie van de e-mail kunnen bepalen. Als u geen onderwerp in de onderwerpregel plaatst, kan de ontvanger op zijn hoede zijn en het bericht niet controleren.
- De inhoud van het bericht moet kort zijn - kom onmiddellijk ter zake. Een paar zinnen zouden alles moeten zijn wat u nodig heeft.
- Uw schrijven moet korte zinnen bevatten.
- Schrijf korte alinea's en gebruik witruimte. Dat wil zeggen, schrijf voor internet.
Oeps… ik wilde dat niet verzenden
E-mailetiquette Regel # 3: gebruik professionele taal
- E-mailberichten zijn minder formeel dan brieven schrijven, maar laat u niet slordig zijn.
- Controleer op de juiste grammatica, interpunctie en spelling. Niets ondermijnt uw geloofwaardigheid meer dan een bericht vol fouten.
- Vermijd het overmatig gebruik van emoticons. Als u er teveel invoegt, kan uw professionaliteit in gevaar komen. Sommigen zouden beweren dat het gebruik van emoticons in het algemeen onprofessioneel is.
- Denk na over de formulering in uw bericht. Het is soms moeilijk om de toon van uw bedoeling schriftelijk over te brengen. Vermijd sarcasme, want uw lezer kan dit gemakkelijk verkeerd interpreteren als een belediging.
- Schrijf geen emotioneel geladen berichten. Als u zich in een emotionele toestand bevindt, wacht dan tot u zich rustiger voelt voordat u probeert iets op te schrijven.
- Als u HOOFDLETTERS gebruikt, betekent dit dat u tegen iemand schreeuwt. Het is ook moeilijk te lezen.
Een aangepast "KISS" -principe. Minder is meer.
C. Calhoun
E-mailetiquette Regel # 4: geen ongewenste berichten
- Het verzenden van ongewenste e-mail irriteert mensen en kan hen ertoe aanzetten u te blokkeren.
- Voeg geen onnodige bestanden toe. Mensen zijn wantrouwend over bijlagen van onbekende afzenders en terecht: ze kunnen virussen bevatten.
- Vermijd het verzenden van "doorsturen". Deze berichten zijn onpersoonlijk en vaak worden mensen verwijderd voordat ze worden gelezen.
- Mooie lettertypen en achtergronden kunnen moeilijk te lezen zijn en uw lezer afleiden. Je publiek neemt je misschien ook minder serieus. Wie wil bekend staan als Curly Cue Sue - en dit is geen verwijzing naar haar haar.
E-mailetiquette Regel # 5: e-mail is niet privé
- U kunt berichten nog steeds persoonlijk maken, maar houd er rekening mee dat andere ogen uw bericht kunnen zien.
- Elk bericht dat u naar iemand verzendt, wordt doorgestuurd.
- Gebruik de functie “CC” (kopiëren naar) alleen als die partij de voorhanden informatie nodig heeft. Anders maak je iemands inbox onoverzichtelijk.
- De functie "BCC" (blind copy) is goed voor massa-mailings omdat de ontvangers niet door veel e-mailadressen hoeven te scrollen. Als u in het geheim iemand bij een gesprek betrekt, onthoud dan dat e-mail NIET privé is.
- Zorg ervoor dat het persoonlijke bericht dat u verzendt, ook daadwerkelijk gaat naar wie u van plan bent. Er zijn veel e-mails naar de verkeerde partij gestuurd, ten koste van de afzender.
- Als u op zoek bent naar een baan, gebruik dan NIET het e-mailadres van uw huidige werkgever om dit soort zaken te doen. Uw toekomstige werkgever gaat er alleen van uit dat u dit nog een keer doet - maar voor hen.
- Omdat e-mail niet veilig is, moet u ervan uitgaan dat uw werkgever alle inkomende en uitgaande berichten controleert.
E-mailetiquette Regel # 6: Reageer snel op inkomende berichten
- U behoudt uw professionele uitstraling als u snel reageert op berichten.
- Beantwoord vragen die iemand je in een e-mail heeft gesteld. Soms sturen mensen informatie terug die niet relevant is en vergeten ze de oorspronkelijke vraag te beantwoorden.
- Een goede manier om uw lezer te ergeren, is door gebruik te maken van de ontvangstbewijzen voor aflevering / lezen. Soms leest uw ontvanger dergelijke berichten niet en / of kan deze niet lezen vanwege e-mailfilterprogramma's. Vermijd deze functie.
© 2012 Cynthia Calhoun