8 eenvoudige boekhoudtips voor zelfstandigen (in het VK)

Hier zijn een paar eenvoudige stappen die u als eigenaar van een klein bedrijf in het VK moet nemen om ervoor te zorgen dat uw accounts kloppen.

Toen ik in een klein accountantskantoor werkte, werkte ik aan accounts van een aantal kleine zelfstandige ondernemingen, waaronder artiesten, taxichauffeurs, elektriciens, artiesten en schrijvers. Het was verbazingwekkend om te bedenken dat als deze klanten zelf een paar simpele stappen hadden gezet, ze geld zouden hebben bespaard. Hun accountantskosten zouden lager zijn geweest omdat het ons minder tijd zou kosten om hun boekhouding te voeren, en in veel gevallen zouden ze ook minder belasting hebben betaald!

Kom niet opdagen met een willekeurige warboel van facturen en uitgaven, met bedragen die geen verband houden met wat er volgens uw bankafschrift in- en uitgaat. Volg in plaats daarvan deze 8 eenvoudige tips:

1. Scheid uw persoonlijke en zakelijke fondsen
2. Houd inkomsten en uitgaven bij
3. Maak de juiste genummerde facturen
4. Registreer uw inkomsten en uitgaven
5. Organiseer uw ontvangsten
6. Inclusief al uw uitgaven
7. Laat het sorteren van uw belasting niet tot het laatste moment over
8. Zoek professioneel advies voor complexe zaken

Pixabay

1. Scheid uw persoonlijke en zakelijke fondsen

Open een aparte rekening voor uw bedrijf. Als u een eenmanszaak bent, is er geen wettelijke verplichting om dit te doen, maar het maakt het bijhouden van uw zakelijke uitgaven en inkomsten veel gemakkelijker.

Voordat u zich aanmeldt voor een nieuw account:

• Kijk rond voor de beste deals.
• Als uw bedrijf kleinschalig is en u een eenmanszaak bent, kunt u in plaats van een specifieke zakelijke rekening te openen, een tweede standaard persoonlijke betaalrekening openen. De meeste zakelijke bankrekeningen hebben maandelijkse vergoedingen en kosten voor elke transactie, maar persoonlijke betaalrekeningen zijn gratis.

2. Houd de inkomsten en uitgaven bij

U moet bijhouden hoeveel geld u binnenkomt en waaraan u het uitgeeft.

Dit kan op een aantal verschillende manieren. Als u maar één of twee transacties per maand heeft, is het waarschijnlijk voldoende om er een eenvoudige lijst van te maken in het formaat dat u het beste bevalt.

Als je er echter meer hebt, is het opzetten van een spreadsheet zoals in de onderstaande video een goede optie. Als spreadsheets u bang maken, kunt u ook een rekeningboek kopen en uw rekeningen op papier vastleggen, op de ouderwetse manier.

U kunt ook gespecialiseerde boekhoudsoftware kopen, maar als u een klein bedrijf bent met slechts een handvol transacties, is dit waarschijnlijk niet de moeite waard.

Opmerking: als u een accountant gebruikt, kunt u hem het beste van tevoren vragen wat hij aanbeveelt, aangezien verschillende bedrijven verschillende voorkeuren hebben.

3. Verstrek een correct genummerde factuur

Als u een dienst of een product aan een klant verkoopt, een passende factuur en een kopie bewaren.

Elke factuur moet een unieke referentie hebben. U kunt uw facturen bijvoorbeeld 100, 101, 102 nummeren of een combinatie van letters en cijfers gebruiken. Als u bijvoorbeeld twee hoofdcliënten heeft, Mr Jones en Mrs Smith, kunt u JO1, JO2 voor Mr Jones gebruiken en voor Mrs Smith SM1, SM2 en SM3. Het is aan jou om te beslissen wat voor jou werkt.

U kunt uw factuur maken met een tekstverwerker of met de hand schrijven als u dat wilt, als u maar een kopie maakt.

Voor details over de exacte vereisten voor facturen, zie het overheidsadvies over het uitgeven van facturen.

Dit helpt u niet alleen bij uw belastingaangifte, maar helpt u ook als u problemen heeft met langzaam betalende klanten, aangezien u over het juiste bewijs beschikt van wat u ze heeft verkocht.

4. Leg inkomsten en uitgaven vast

Het is bijzonder gemakkelijk om de inkomsten en uitgaven uit het oog te verliezen, omdat u geen back-up van de gegevens op uw bankafschrift hebt. Zorg ervoor dat u al het geld dat u ontvangt of uitgeeft in uw rekeningenboek of spreadsheet registreert en ook op welke factuur het geld betrekking heeft.

Een gemakkelijke manier om het overzicht bij te houden, is door al het geld dat u ontvangt rechtstreeks op uw bankrekening te storten.

5. Organiseer uw ontvangsten

Bewaar op een georganiseerde manier een kopie van al uw betalingsbewijzen voor uw uitgaven.

Bewaar geen bonnetjes in de achterzak van je spijkerbroek!

Bewaar de bonnen bij elkaar. Enkele goede manieren om dit te doen zijn:

• Als u een scanner heeft, scan dan kopieën van elke bon en rangschik ze per maand.
• Als je kleine bonnetjes hebt, hecht ze dan aan A4-papier en archiveer of scan ze om te voorkomen dat kleine stukjes papier kwijtraken of eruit vallen.
• Als het niet duidelijk is wat u op de bon hebt gekocht of voor welk zakelijk doel het heeft, schrijf dan een notitie op de bon.

6. Inclusief al uw uitgaven

Probeer al uw zakelijke uitgaven op te nemen. Advies over wat u als onkosten kunt declareren, is beschikbaar op de website van de Britse overheid.

Als u vanuit huis werkt, kunt u een deel van de kosten van het beheer van uw huis meetellen. Als dit van toepassing is, moet uw accountant mogelijk weten hoeveel uw gemeentebelasting, gas- en elektriciteitsrekeningen, details over uw hypotheekrente of huur, en uw internet- en telefoonrekeningen zijn.

Als u uw eigen telefoon gebruikt om zakelijke en persoonlijke gesprekken te voeren, kunt u ook het zakelijke aandeel opnemen. U moet een manier vinden om het aandeel van zakelijke oproepen en persoonlijke oproepen bij te houden.

7. Laat het niet tot het laatste moment over, vooral niet in januari

Er is niets erger dan een waanzinnige haast om uw rekeningen op orde te krijgen. Als uw accountant u een deadline geeft om informatie te geven, houdt u daar dan aan.

De belangrijkste deadline voor het indienen van belastingaangiften is elk jaar 31 januari. Alle accountants voor kleine bedrijven zullen het op dit moment erg druk hebben. Als u uw boeken in januari aan uw accountant overhandigt, kan deze:

• weigeren om uw rekeningen op tijd bij te houden, wat inhoudt dat u een boete te laat betaalt aan HMRC, of
• u meer in rekening brengen voor het snel verwerken van de rekeningen.

Het is verleidelijk om uit te stellen en rekeningen uit te stellen, maar hoe eerder ze worden gesorteerd, hoe eerder u zich kunt concentreren op de andere, leukere delen van uw bedrijf en hoe u geld kunt verdienen.

8. Zoek professioneel advies als u het niet zeker weet

Belasting is ingewikkeld en het is moeilijk om het zelf goed te doen. Als u ergens niet zeker van bent, is het de moeite waard om advies in te winnen bij een professioneel gekwalificeerde accountant.

In het Verenigd Koninkrijk kan iedereen zichzelf accountant noemen, maar u kunt controleren of iemand kwalificaties heeft door na te gaan of hij een registeraccountant is, wat betekent dat hij lid is van de relevante Britse beroepsorganisaties.

Een goede accountant bespaart u geld, zorgen en stress. Het zal echter populairder zijn bij een accountant als u het bovenstaande advies opvolgt en georganiseerd blijft, of in ieder geval uw best doet.