Voorbeeld van een rekenblad voor kleine bedrijven

Als u een bedrijf heeft, kunt u de boekhouding niet negeren

Als u een eigen bedrijfje heeft, is het bijhouden van een goede administratie een must. In feite kan het zelfs een vereiste zijn voor oprichting of vergunning. U moet op elk moment kunnen zien of uw bedrijf winstgevend is of niet. In belastingtijd is het nog belangrijker om het hele jaar door een goede bedrijfsadministratie bij te houden, anders kunt u mogelijk in de problemen komen bij de belastingdienst.

Stel eenvoudige spreadsheets op voor inkomens- en onkostendeclaraties. Als u er een gewoonte van maakt om items in de spreadsheets in te voeren op de dag dat ze zich voordoen, zult u al snel merken dat u een nieuwe gewoonte aan het ontwikkelen bent en dat u over goede zakelijke gegevens beschikt. De discussie die volgt is bedoeld als leidraad en de voorbeelden zijn gebaseerd op iemand die thuis een klein dienstenbedrijf runt - in dit geval schrijven en redigeren - en die geen werknemers heeft.

Welke gegevens moet ik bewaren?

Vereisten variëren van rechtsgebied tot rechtsgebied, dus het is altijd verstandig om contact op te nemen met uw staat of provinciale overheid, evenals de federale belastingdienst, om er zeker van te zijn dat u begrijpt wat u moet doen op het gebied van boekhouding.

Over het algemeen is voor een eenmanszaak geen jaarlijkse balans vereist en is het bijhouden van spreadsheets voldoende. U zult waarschijnlijk ontdekken dat er, als eigenaar van een bedrijf, wetten zijn die u verplichten om uw bedrijfsadministratie gedurende meerdere jaren te bewaren. Mogelijk moet u ook een "bedrijfsnummer" aanvragen bij de belastingdienst voor het indienen van belastingen die van toepassing zijn op het bedrijf.

Als u uw administratie voor belastingdoeleinden wilt bijhouden, moet u er altijd voor zorgen dat u bewijzen bewaart om een ​​back-up te maken van elke invoer in uw spreadsheets. Dit wordt een audittrail genoemd. Deze audittrail bevat items zoals facturen voor uw diensten en ontvangstbewijzen voor aankopen die u doet. Als u uw auto überhaupt voor uw bedrijf gebruikt, moet u de kilometers die u voor zakelijk gebruik hebt gemaakt, de benzinekosten, de kosten van een vergunning en reparatie / onderhoud registreren. Telefoonrekeningen en andere energierekeningen, inclusief uw internetprovider, moeten ook worden bijgehouden. Eenvoudige spreadsheets die u kunt instellen met software zoals Microsoft Excel, kunnen u helpen om alles onder controle te houden.

Inkomensrecords

Er zijn slechts een paar eenvoudige stappen nodig om een ​​spreadsheet op te zetten om het inkomen van uw kleine bedrijf te registreren. Als je wilt, kun je echt op veel details ingaan, maar simpel is over het algemeen beter en zorgt ervoor dat je boekhouden niet als een hele klus ziet.

Het enige dat u hoeft te doen, is uw inkomstenbronnen vastleggen. Als het inkomen afkomstig is van een factuur die u aan een klant hebt gestuurd voor het verlenen van een dienst, let dan op de details. Uw controlespoor of "bewijs" voor deze transacties kan PayPal-afschriften, bankafschriften en facturen zijn die u voor uw klanten hebt gemaakt.

De kolomkoppen kunnen bevatten wat u maar wilt, maar moeten minimaal de datum van de transactie of factuur bevatten, de naam van de klant, een beschrijving van de diensten die u heeft geleverd, uw verkoopfactuurnummer (zodat u kunt verwijzen en een audit trail), en eventuele toegepaste belastingen.

U kunt ook formules in verschillende cellen maken om de totalen te laten doorlopen, of als u erg bedreven bent met spreadsheets, kunt u dingen doen als een link naar andere bladen. Het onderstaande voorbeeld is bedoeld als illustratie voor eenvoudige inkomensregistraties.

Inkomen van klanten met factuurnummer

greenlamplady (Kaili Bisson)

Onkostendeclaraties

Net als bij de inkomensregistratie, zal het eenvoudig houden van de zaken aan de uitgavenkant dit allemaal relatief snel en gemakkelijk maken. Noteer alle legitieme uitgaven die u in uw bedrijf maakt op de datum waarop ze zich voordoen. Probeer omschrijvingen of onkostensoorten te gebruiken zoals die gebruikt worden door de belastingdienst, aangezien dit u echt zal helpen als het tijd is om uw belasting te betalen. Enkele voorbeelden zijn:

• Adverteren
• Zakelijk - gebruik van huishoudelijke uitgaven
• Benodigdheden
• Telefoon en nutsvoorzieningen

Nogmaals, de kolomkoppen kunnen alles bevatten wat u maar wilt, maar moeten minimaal de datum van de transactie, het transactietype, de naam van de leverancier, het uitgegeven bedrag en eventuele belastingen bevatten. Bewaar alle bonnen en rekeningen als bewijs. U kunt weer formules in cellen maken om de totalen van verschillende soorten uitgaven te laten lopen. Hieronder ziet u een eenvoudig spreadsheet met onkosten.

Uitgaven per soort met gemaakte belastingen

Download een app om uitgaven bij te houden

Er zijn ook veel apps die u naar uw Android- of iOS-apparaat kunt downloaden, zodat u uw zakelijke uitgaven kunt bijhouden.

De meeste van deze apps kunnen vrij eenvoudig worden geïntegreerd met pakketten zoals QuickBooks en ook met Excel, zodat u er zeker van bent dat al uw uitgaven worden vastgelegd. Met sommige apps kunt u zelfs facturen naar uw klanten e-mailen - een grote tijdbesparing voor elk klein bedrijf.

Houd de gewoonte van de boekhoudkundige spreadsheet gaande

Maak er nu een gewoonte van om elke dag tijd aan uw boekhoudkundige spreadsheets te besteden. Je zult snel ontdekken dat het geen tijd kost als je er bovenop blijft, en in belastingtijd zul je zo blij zijn dat je het gedaan hebt.

Hoe lang duurt het om een ​​gewoonte te vormen?

Het duurt eigenlijk minstens 2 maanden om een ​​nieuwe gewoonte te ontwikkelen. Maar wanhoop niet! Een paar minuten per dag is voldoende om een ​​paar items aan uw spreadsheet toe te voegen.

© 2012 Kaili Bisson