Inhoudsopgave:
- Hoe u media kunt krijgen om uw verhaal te vertellen
- Wat is een persbericht?
- Waar moet een persbericht over gaan?
- Is het een persbericht of een nieuwsartikel?
- De omgekeerde piramidestructuur voor persberichten
- Hoe u een persbericht opmaakt
- Notatie van VOOR ONMIDDELLIJKE VRIJGAVE of HOUD VOOR VRIJGAVE TOT
- Headline
- Subkop (optioneel)
- Locatie en verhaaldatum
- Lichaam
- Over informatie (optioneel)
- Contactgegevens
- Notatie van ### of END
- Waar stuur je een persbericht naartoe?
- Kunt u een persbericht e-mailen?
- Hoe moet u contact opnemen met de redactie over uw persbericht?
- Van de redactie: hoe ik besliste welke persberichten ik moest uitvoeren
Als eigenaar van een klein bedrijf is het belangrijk om te weten hoe u een persbericht moet schrijven.
Canva
Hoe u media kunt krijgen om uw verhaal te vertellen
Als je beroemdheidsstatus of invloed bij het publiek erg hoog is (denk aan topregeringsfunctionarissen en filmsterren), kan het zijn dat de media je vragen om je te interviewen en je verhaal op te nemen in hun uitzendingen of publicaties. Maar laten we eerlijk zijn, de meeste marketeers, vooral kleine bedrijven, hebben dat soort aandacht niet nodig (of willen!). Dus nee, het is onwaarschijnlijk dat media-editors of personeelsverslaggevers u zullen opzoeken en een verhaal over uw bedrijf of gebeurtenissen zullen schrijven.
Bedrijven van elke omvang hebben echter één kosteneffectieve marketingtool om hen te helpen media-aandacht te krijgen: het persbericht.
Wat is een persbericht?
Een persbericht is een document dat naar leden van de pers wordt gestuurd - tegenwoordig meer algemeen bekend als media met onder meer kranten, televisie, radio, nieuwssites op internet, enz. - om hen op de hoogte te brengen van nieuws of andere informatie die van belang kan zijn. aan hun lezers, kijkers of luisteraars. De redacteuren van de mediakanalen beslissen vervolgens of ze het nieuwsitem opnemen in hun publicatie of uitzending… of negeer het. Als het wordt geaccepteerd voor opname, mag de redactie het persbericht publiceren zoals het is ingediend door de afzender, het kan bewerken om te voldoen aan hun redactionele richtlijnen, of kan het zelfs toewijzen aan hun staf van schrijvers en verslaggevers om het verhaal te bespreken of uit te breiden.
Wanneer een persbericht, of de inhoud van het bericht, wordt geaccepteerd en opgenomen in een publicatie of uitzending, is dat een overwinning voor de persoon of het bedrijf die het bericht heeft verzonden. Dit wordt vaak als verdiende media beschouwd, aangezien de afzender, afgezien van de kosten voor het voorbereiden en verzenden van de release, geen kosten hoeft te maken om inkt of pers te ontvangen, wat het voorrecht betekent om te worden gepubliceerd of uitgezonden door het mediakanaal. Adverteren daarentegen wordt als betaalde media beschouwd , aangezien de afzender (adverteerder) betaalt om zijn informatie (advertentie of verhaal) op te nemen.
Waar moet een persbericht over gaan?
Als marketeer voor kleine bedrijven denkt u misschien dat uw nieuws niet eens de aandacht van een redacteur verdient. Dat kan waar zijn… of misschien niet. Soms hangt het af van hoe de redacteur zich die dag voelt.
Onthoud gewoon dat uw persbericht "nieuws" moet zijn, wat inhoudt dat het bericht dat er iets is gebeurd of gaat gebeuren, of dat u reageert op iets dat is gebeurd, voor u en uw bedrijf. Het moet ook feitelijk zijn en geen inbreuk maken op auteursrechten of handelsmerken, niet lasterlijk of lasterlijk zijn, de privacy van iemand niet schenden en zeker geen enkele vertrouwelijkheid schenden. Leer uzelf over media-aansprakelijkheidskwesties en zoek juridisch advies over wat geschikt is om voor u en uw bedrijf te publiceren.
Is het een persbericht of een nieuwsartikel?
Heeft u instructies, tips of andere informatie die op prijs zou worden gesteld door het publiek van een mediakanaal? Hoewel deze items vaak zijn opgemaakt als een persbericht, zijn ze dat technisch niet. Deze zouden als artikelen of functies worden beschouwd. Bekijk de verschillende afdelingen van de redactie van een media om te bepalen welke mensen in plaats van nieuws in aanmerking moeten komen voor functies.
De omgekeerde piramidestructuur voor persberichten
Om door drukke media-editors te worden beoordeeld, moeten persberichten een standaardstructuur en -formaat volgen.
Qua structuur volgt een persbericht een omgekeerde piramideschrijfformule , wat betekent dat de belangrijkste informatie - het wie, wat, waarom, waar, wanneer en hoe - van het verhaal zo dicht mogelijk bij het begin van het document moet staan., idealiter in de eerste alinea. Dan volgen minder belangrijke details.
Waarom is het belangrijk om deze structuur te volgen? Redacteuren moeten vaak verhalen knippen om in de beschikbare ruimte of tijd te passen. Editors snijden van onder naar boven. Dus als uw belangrijkste informatie onderaan stond, is deze verdwenen.
Hoe u een persbericht opmaakt
Er zijn een paar conventies die moeten worden gevolgd wanneer u een persbericht schrijft. Deze elementen moeten worden opgenomen en verschijnen doorgaans in deze volgorde:
Notatie van VOOR ONMIDDELLIJKE VRIJGAVE of HOUD VOOR VRIJGAVE TOT
Dit vertelt de redacteur, schrijver of verslaggever wanneer het oké is om te publiceren wat u heeft verzonden. Meestal staat deze aan de linkermarge.
Headline
Zo kritisch! Dit is een zin die je hele nieuwsverhaal samenvat. Onthoud dat de meeste mensen de krantenkoppen scannen en dat velen niet het hele verhaal lezen. Maak het relevant voor uw publiek, zodat ze op zijn minst kunnen worden verleid om de allerbelangrijkste eerste alinea te lezen. Uw kop moet ook de redactie aanspreken. Ze begrijpen de wensen en behoeften van hun lezers, luisteraars en kijkers. Dus als u uw begrip van de doelgroep kunt aantonen, heeft u een grotere kans om in aanmerking te komen voor publicatie.
De kop is meestal gecentreerd op de pagina of het scherm. Probeer de kop zo min mogelijk woorden te houden. Leer Twitter gebruiken om goede koppen te schrijven. Omdat je maar 140 karakters hebt om iemands aandacht te trekken, is het een goed oefenterrein!
Subkop (optioneel)
Als de kop uw verhaal niet volledig kan vertellen, kan een tussenkop nuttig zijn. Overweeg echter serieus of het herschrijven van uw kop misschien meer impact heeft. Net als de kop is de subkop gecentreerd op de pagina of het scherm.
Woord voor wat betreft: als redacteur werden subkoppen me vroeger gek omdat ze er vreemd uitzagen in ons specifieke kolomlay-outschema. Dus ik verwijderde ze meestal.
Locatie en verhaaldatum
Dit zou voor zichzelf moeten spreken. Het staat aan de linkermarge of, zoals ik soms heb gezien, aan het begin van de eerste alinea.
Lichaam
Vertel uw verhaal in de omgekeerde piramidestructuur hierboven vermeld. Schrijf uw persbericht altijd in de derde persoon. Waarom? Omdat dit een verhaal over jou is, niet jij die je verhaal vertelt. Vermijd dus "ik" en "wij" wanneer u over uw verhaal praat, tenzij het in een citaat is opgenomen. Voorbeeld: "We zijn trots om deze nieuwe innovatie aan te kondigen", aldus de heer Small Business. Houd het kort en bondig, het is een goed doel om de totale verhaaltekst te beperken tot ongeveer 500 woorden of minder.
Over informatie (optioneel)
Ik heb regelmatig persberichten gezien die het verhaal afsluiten met een paragraaf over de organisatie die het bericht verstuurt. Editors kunnen het opnemen (wat een overwinning is voor de afzender). Maar vaak wordt het ingekort vanwege beperkte ruimte en kan het als overdreven promotioneel worden beschouwd. De waarde van het opnemen ervan is dat als de redacteur niet bekend is met de afzender (zoals het geval kan zijn bij veel kleine bedrijven), dit de redacteur kan helpen de geloofwaardigheid van de afzender te verifiëren. Net als bij de hoofdtekst van het document, wordt dit in de derde persoon geschreven en wordt het opgenomen in het totale aantal woorden voor de release.
Contactgegevens
Redacteuren, schrijvers en verslaggevers willen wellicht informatie verduidelijken voordat ze uw persbericht publiceren. Geef dus de beste manier op om u te bereiken (telefoon, e-mail, enz.) En vermeld ook uw website. Maar wees niet verbaasd als niemand contact met u opneemt en - verrassing! - u uw verhaal ziet verschijnen. Pas op dat wanneer u een persbericht verzendt, u de media vertelt dat het oké is om het te publiceren en dat het openbaar kan worden gemaakt! Pas op dat wat u schrijft, is wat u op het avondnieuws zou willen horen.
Notatie van ### of END
Dit vertelt de media dat er geen aanvullende informatie is om rekening mee te houden en het wordt onderaan de release geplaatst. Sommige mensen voegen aan het einde ook het aantal woorden van de release toe (optioneel). Deze aantekeningen waren meer een probleem in de oude tijd toen papieren persberichten de norm waren en redacteuren moesten weten of er meer aan de hand was op meerdere pagina's. Maar het is nog steeds de moeite waard om te doen, wat er ook gebeurt.
Als een kanttekening: als uw fysieke, gedrukte uitgave over meerdere pagina's loopt, kunt u aan het einde van de pagina de notatie MEER erop wijzen dat de redactie erop wijst dat er meer informatie is die u moet overwegen vóór het EINDE.
Enkele aanvullende diverse tips:
- Geen funky lettertypen of mooie opmaak. De publicatie zal uw informatie opmaken voor publicatie zoals zij dat nodig achten. Het gebruik van standaardlettertypen, zoals Times New Roman of Helvetica, maakt uw uitgave gemakkelijker leesbaar voor redacteuren en helpt u als professional te profileren.
- Zorg voor een mediakit. Naast uw persbericht wordt aanbevolen om een mediakit beschikbaar te hebben. Tegenwoordig is een digitale mediakit op een website populair omdat deze goedkoop is en de media er gemakkelijk toegang toe hebben.
Waar stuur je een persbericht naartoe?
Grotere publicaties hebben vaak meerdere editors, elk gewijd aan een bepaalde beat , wat betekent dat ze een specifiek segment van de branche, een geografische locatie of een soort verhaal beslaan. Nogmaals, kijk op de website van de mediakanaal om te zien wie je ideale redactiekandidaat zou zijn en hoe ze gecontacteerd willen worden.
De sleutel is dat u het meestal naar een redacteur stuurt. Voor kleinere media is er misschien één persoon die de uitgever, redacteur, verslaggever en schrijver is! Kijk op de website van de media outlet om het juiste contact te bepalen.
Als alternatief geven sommige mensen er de voorkeur aan hun persberichten te verspreiden met behulp van persberichten en public relations. Een voorbeeld zou PRWeb zijn. Deze diensten kunnen uw persbericht uitzenden naar honderden, zelfs duizenden media. Dat kan effectief zijn, maar het kan ook duur zijn, aangezien deze diensten meestal een vergoeding per persbericht of een maandelijks abonnementsgeld vragen. Bedenk ook dat als uw verhaal alleen lokaal belang heeft, brede verspreiding contraproductief en duur kan zijn.
Gratis distributiediensten voor persberichten kunnen ook worden overwogen, maar deze hebben mogelijk niet het bereik dat betaalde services hebben en kunnen uw bericht naar irrelevante media sturen. Overweeg zorgvuldig de mogelijkheden en kosten van elke service voordat u deze route aflegt.
Het loont de moeite om relaties op te bouwen met belangrijke mediakanalen voor uw branche en publiek. Als een redacteur of verslaggever dan uw vrijlating ontvangt, is hij misschien eerder bereid om uw verhaal in overweging te nemen voor opname. Ook is het verspreiden van uw persbericht naar de media niet de enige manier om uw verhaal bekend te maken. Het verzenden van uw persbericht naar klanten en uitzenden via sociale media kan ook zeer effectief en kosteneffectief zijn.
Kunt u een persbericht e-mailen?
E-mailpersberichten zijn tegenwoordig heel gebruikelijk, en hebben zelfs de voorkeur. Elk mediakanaal is echter anders. Kijk op het kanaal of de publicatiewebsite voor instructies voor het indienen.
Hoe moet u contact opnemen met de redactie over uw persbericht?
Toen ik public relations deed voor de beursindustrie, herinner ik me dat ik redacteuren belde en ze gek maakte met vervolggesprekken. Hé, ik deed gewoon mijn werk. Maar toen ik aan de andere kant was als redacteur, werd ik gek van de follow-up telefoontjes!
Wees voorzichtig bij het opvolgen van een persbericht dat u heeft gestuurd, tenzij u een relatie hebt opgebouwd met een redacteur of verslaggever die uw oproep zou verwelkomen. Het enige dat u niet wilt vaststellen, is de reputatie een plaag te zijn. Gebruik altijd de juiste zakelijke etiquette wanneer u telefonisch contact opneemt.
Als ze uw vrijgave niet hebben opgehaald voor publicatie of contact met u hebben opgenomen voor meer informatie, is dit een teken dat u niets interessants voor hen heeft… in ieder geval niet vandaag. Raak niet ontmoedigd. Blijf interessante en relevante verhalen sturen naar die mediakanalen die het meest waardevol zijn voor jou en je publiek. Ze noemen het niet voor niets "verdiende media"!
Van de redactie: hoe ik besliste welke persberichten ik moest uitvoeren
Als redacteur van een vakkrant voor meer dan 15 jaar, zijn hier enkele van de vragen die door mijn hoofd zouden schieten als ik overwoog om stapels persberichten te gebruiken:
- Heeft het een lokale betekenis? Omdat de publicatie die ik redigeerde lokaal was, kwam het lokale nieuws op de eerste plaats.
- Is er een deadline of een belangrijke aankondigingsdatum die het publiek moet weten?
- Is het nieuws relevant en significant voor het publiek of de branche die de publicatie bedient?
- Is dit echt nieuws? Of moet het worden overwogen voor kenmerken of vulmateriaal?
- Is de bron geloofwaardig?
© 2016 Heidi Thorne