Hoe is het om als freelance medisch tolk op locatie te werken?

Talenbureaus kunnen vaak niet voorspellen hoever van tevoren ze tolken nodig hebben in een bepaald talenpaar, dus wees altijd klaar!

Met dank aan Pixabay CCO I Tekst toegevoegd door auteur

Je hebt je opleiding tot medisch tolk afgerond en bent klaar om als zelfstandige aan de slag te gaan. Je hebt waarschijnlijk te horen gekregen dat je om te beginnen bij taalbureaus moet solliciteren, maar je wilt weten waar je aan begint voordat je begint met solliciteren.

Hier is een kijkje achter de schermen van hoe het is om voor taalbedrijven te werken als freelance medisch tolk op locatie, op basis van mijn eigen ervaringen.

Dit artikel gaat over:

Opdrachten
Formulieren voor arbeidsverificatie
Vertrouwelijkheid (HIPAA)
Evaluatieformulieren
Creëren van een efficiënt archiveringssysteem
Betaling
Werken voor meerdere bureaus
Wachttijd documenteren
Uitdagingen van werken als onafhankelijke contractant
Laatste gedachten

1. Opdrachten

Zodra u uw eerste contract met een bureau heeft getekend, kunt u direct beginnen met het ontvangen van opdrachten per telefoon en elektronisch! Tenzij u heeft aangegeven dat u geen verzoeken voor dezelfde dag accepteert, kunt u verwachten dat er vanaf enkele weken vóór het uur van de opdracht contact met u wordt opgenomen.

Hoewel het een goed idee is om elk bureau voordat u het contract ondertekent te vragen hoeveel voorafgaande kennisgeving ze u normaal gesproken voor opdrachten zullen geven, kunnen taalbedrijven vaak niet voorspellen hoe lang van tevoren ze tolken nodig hebben in een bepaald talenpaar. Dit wordt gedreven door de vraag van hun eindklanten naar tolken, die vaak volkomen onvoorspelbaar is.

Zorg ervoor dat u van tevoren beslist wat uw tarieven zijn voor werk dat u accepteert met een opzegtermijn van minder dan 24 uur.

Zorg er ook voor dat je alles hebt wat je nodig hebt voor je opdrachten voordat je elke dag de deur uitgaat!

2. Formulieren voor arbeidsverificatie

Elke keer dat u een tolkopdracht van een bureau accepteert, stuurt het bureau u een arbeidsverificatieformulier (EVF), compleet met opdrachtgegevens, of ze vragen u een blanco EVF in te vullen met de gegevens die zij u afzonderlijk sturen. EVF's bevatten over het algemeen de volgende informatie:

Naam van de tolk
Taal (anders dan Engels)
Datum van toewijzing
Gecontracteerde opdracht begin- en eindtijd
Naam en adres van medische instelling
Afdeling binnen de medische faciliteit (neurologie, kindergeneeskunde, etc.)
Patiënt medisch dossiernummer (MRN)
Patient naam

Opmerking: het is belangrijk om op EVF's de werkelijke begin- en eindtijden voor opdrachten vast te leggen, die kunnen verschillen van de door u gecontracteerde begin- en eindtijden, bijvoorbeeld wanneer patiënten vroeg aankomen of afspraken langer duren dan verwacht.

Elk EVF wordt aan het einde van elke opdracht ondertekend door zowel de tolk als de medische zorgverlener en moet binnen 24 uur door het bureau zijn ontvangen. U kunt ze rechtstreeks naar het bureau faxen of ze als e-mailbijlagen scannen. Als u het laatste doet, moet u ze scannen als gecodeerde e-mailbijlagen om hun vertrouwelijkheid te beschermen.

3. Vertrouwelijkheid

Omdat EVF's normaal gesproken zeer gevoelige informatie bevatten, zoals de namen van patiënten en nummers van medische dossiers, is het absoluut noodzakelijk om deze te allen tijde op een veilige locatie te bewaren, evenals om papieren exemplaren te versnipperen en elektronische versies te verwijderen onmiddellijk nadat ze zijn ingediend bij hun aangewezen instanties.

De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) is een federale wet die de bescherming van de privacy en veiligheid van de gezondheidsinformatie van patiënten verplicht stelt en die ernstige gevolgen afdwingt voor schendingen van deze wet, waaronder beëindiging van het dienstverband, gevangenisstraf en boetes tot $ 50.000 per overtreding.

Zorg ervoor dat u afzonderlijke documentatie van uw opdrachten bewaart, inclusief datums, locaties en begin- en eindtijden, voor uw eigen administratie.

HIPAA-voorschriften

4. Evaluatieformulieren

Sommige bureaus zullen u vragen om voor elke opdracht een evaluatieformulier voor een tolk mee te nemen. Deze zijn voor de medische zorgverlener in te vullen met betrekking tot uw prestaties na elke opdracht en worden normaal gesproken rechtstreeks door de medische zorgverlener zelf naar het bureau gefaxt.

Vragen over evaluatieformulieren kunnen zijn:

Kwam de tolk op tijd voor de opdracht?
Was de tolk gepast gekleed?
Heeft de tolk zichzelf voorgesteld?
Communiceerde de tolk moeiteloos?
Heeft de tolk effectief gecommuniceerd?
Gedroeg de tolk zich professioneel?

5. Creëer een efficiënt archiveringssysteem

Het is van cruciaal belang om een uitstekend archiveringssysteem te hebben om uw papierwerk te organiseren voor de verschillende bureaus waarvoor u werkt. Dit zal u helpen om snel formulieren te vinden terwijl u zich voorbereidt op uw dagelijkse taken en facturen aan het einde van de maand verstuurt, en maakt uw leven ook gemakkelijker tijdens de belastingperiode.

Uw bestanden voor elk bureau kunnen als volgt worden gelabeld:

Bestanden voor elk bureau:

Beleid en procedures
Contract
Ingevulde werkgelegenheidsverificatieformulieren (zorg ervoor dat u deze vernietigt en verwijdert onmiddellijk nadat u elektronische kopieën naar bureaus hebt gestuurd)
Blanco verificatieformulieren voor tewerkstelling
Blanco evaluatieformulieren
Facturen
Maandelijkse activiteitenrapporten

6. Betaling

Sommige taalbedrijven zullen u vragen om hen aan het einde van elke maand een factuur te sturen, terwijl andere u een maandelijks activiteitenrapport / factuur sturen op basis van de tijd die op uw EVF's is geregistreerd.

Bureaus betalen u doorgaans elektronisch door uw betalingen maandelijks of tweemaandelijks rechtstreeks op uw bankrekening te storten.

Houd uw stortingen goed in de gaten om er zeker van te zijn dat ze kloppen!

7. Werken voor meerdere agentschappen

Elk bureau is uniek. Als u eenmaal voor meer dan één begint te werken, zult u onvermijdelijk overeenkomsten en verschillen in hun beleid en procedures opmerken.

Het ene bedrijf kan bijvoorbeeld eisen dat u onmiddellijk contact met hen opneemt als uw patiënt niet binnen vijftien minuten na uw gecontracteerde starttijd komt opdagen, terwijl een ander bedrijf u kan vragen om alleen contact met hen op te nemen als de duur van de afspraak langer is dan uw gecontracteerde tijd. een uur.

Dit beleid is normaal gesproken gebaseerd op de overeenkomsten van de agentschappen met hun directe klanten, dat wil zeggen de medische faciliteiten die u interpreteert, en het is essentieel dat u op de hoogte blijft van deze nuances. Maak indien nodig een tafel met de vereisten van elk bureau en draag deze als leidraad bij u.

U kunt ook een logblad gebruiken om uw communicatie met taalbedrijven tijdens opdrachten te documenteren, zodat u kunt controleren of u zich aan hun richtlijnen houdt.

Dit zijn enkele aanvullende gevallen waarin bureaus u kunnen vragen om hen tijdens opdrachten te bellen:

Voorbeelden:

als er een patiënt komt opdagen voor uw gecontracteerde starttijd
als de afspraak is geannuleerd
als de afspraak 20 minuten of meer voor uw gecontracteerde eindtijd eindigt

8. Wachttijd document

Verwacht als medisch tolk lange wachttijden tijdens opdrachten.

Om uzelf en de bureaus die u vertegenwoordigt te beschermen, is het belangrijk om alle wachttijden te documenteren, waaronder:

Als een patiënt te laat komt
Als de medische zorgverlener te laat komt
Elke tijdsperiode waarna een patiënt is opgenomen voor zijn afspraak en wacht op een medisch hulpverlener, inclusief de wachttijd nadat een patiënt zijn vitale functies door een verpleegkundige heeft laten controleren en wacht op een specialist

Op deze manier, als u later door uw bureau wordt gevraagd waarom een afspraak die een uur had moeten duren twee uur duurde, heeft u documentatie om u te ondersteunen.

9. Uitdagingen bij het werken als onafhankelijke contractant

Werken als freelancer heeft zeker zo zijn voordelen, maar vergis je niet: er is een afweging voor de vrijheid die je als freelancer hebt.

Hier zijn enkele van de uitdagingen waarmee u te maken krijgt:

U bent niet verzekerd van een bepaald aantal uren per week of per maand, dus uw inkomen kan van maand tot maand drastisch fluctueren. Dit kan vooral moeilijk zijn als u voor financiële ondersteuning voornamelijk op uw freelancewerkzaamheden vertrouwt. Zelfs werken voor meerdere bureaus is geen garantie voor een vast werk en inkomen. In feite is het gebruikelijk dat verschillende bureaus u willen contracteren voor afspraken op overlappende tijden, dus u moet onvermijdelijk het ene aanbod afwijzen om het andere te accepteren.
Als onafhankelijke contractant ontvangt u geen voordelen die normaal gesproken worden aangeboden aan voltijdse werknemers, zoals ziektekosten- en tandartsverzekeringen, dus u bent zelf verantwoordelijk om deze uit eigen zak te betalen als u dat wilt.
Als freelancer worden geen staats- en federale belastingen ingehouden op uw salaris, dus het is belangrijk dat u eraan denkt om hiervoor een budget te reserveren, evenals voor belastingen voor zelfstandigen, zodat u niet overrompeld wordt wanneer de belastingtijd nadert. in de omgeving van.
Op de hoogte blijven van het beleid van elk bureau kan verwarrend zijn. Het ene bureau kan bijvoorbeeld eisen dat u hem belt als de patiënt niet binnen een bepaalde tijd na het begin van de opdracht komt opdagen, terwijl een ander bureau dat misschien niet doet. Als u deze individuele nuances niet in de gaten houdt, kan dit u toekomstige werkzaamheden met een bureau kosten.
Je reist naar meerdere locaties en moet je vertrouwd maken met de rijroute en de afstand tot elk gebouw, evenals met de parkeerfaciliteiten bij elk gebouw, om te weten hoeveel rijtijd je jezelf kunt gunnen. t laat met opdrachten.
Bij opdrachten ontvang je regelmatig een korte opzegtermijn.
Uw schema zal waarschijnlijk dagelijks veranderen.

10. Enkele laatste gedachten

Blijf in contact met uw lokale medische tolkenorganisatie als een bron van voortdurende ondersteuning en netwerkmogelijkheden.
Houd een kilometerlogboek bij om uw reiskosten bij te houden.
Houd uw auto in goede staat.
Doe altijd je best!