Inhoudsopgave:
- Creëer en wijzig lay-out en structuren voor tekstverwerkingsdocumenten
- 2.1 Identificeer de documentvereisten voor structuur en stijl
- 2.2 Bepaal welke sjablonen en stijlen beschikbaar zijn en wanneer u ze moet gebruiken
- Zelfstudie voor Word 2003 met behulp van sjablonen
Om de beschikbare opmaak en stijlen te bekijken, klikt u op Opmaak - Stijlen en opmaak
Om tekst naar een tabel te converteren, typ je eerst gegevens gescheiden door tabs of komma's, hier heb ik gegevens gescheiden door tabs
- Hoe maak je een formulier aan?
Beeld - Werkbalken - Formulieren, toont de formulierenwerkbalk
- Geef alsjeblieft een reactie:
De volgende stap na het identificeren van de vereiste informatie en het kennen van de verschillende technieken en het gebruik van tools om een document te maken, is om de vereiste structuur en lay-out voor het document te bestuderen, vervolgens de beschikbare stijlen en sjablonen te bekijken, een idee te krijgen van het gebruik van tabellen en andere informatie die nodig is voor het document, en pas ze uiteindelijk toe op het document.
De informatie hier is geschreven op basis van de tekstverwerkingssoftware-unit voor kandidaten die toewerken naar een Level 2 of Level 3 diploma in Business en administratie of IT. Kandidaten worden geacht te beschikken over tekstverwerkingsvaardigheden op een gemiddeld niveau, als ze een IT-gebruiker zijn.
Zoals ik eerder heb vermeld in paragraaf 1, worden de meeste onderdelen van deze unit beoordeeld op basis van taken die u wordt gevraagd te voltooien. U zult kennis en vaardigheden die u bezit voor het gebruik van de software moeten aantonen door deze taken uit te voeren, en u wordt beoordeeld door middel van observatie en het presenteren van documenten die u eerder hebt gemaakt.
We zullen bekijken hoe de documentvereisten voor structuur en stijl kunnen worden geïdentificeerd, welke sjablonen en stijlen beschikbaar zijn en hoe en wanneer ze moeten worden gebruikt, tabellen en formulieren kunnen maken en wijzigen om informatie te ordenen en ook hoe stijlen kunnen worden geselecteerd en op tekst kunnen worden toegepast.
Als u het eerste gedeelte van dit apparaat nog niet heeft doorgenomen en een blik wilt hebben voordat u verder gaat, volg dan de onderstaande link.
Deel 1 - Tekst en andere informatie nauwkeurig invoeren en combineren in tekstverwerkingsdocumenten (tekstverwerkingssoftware, vragen 1.1 t / m 1.7)
Het volgende gedeelte van dit apparaat is te vinden op de onderstaande link
Deel 3 - Gebruik tekstverwerkingssoftwaretools om documenten effectief op te maken en te presenteren om aan de vereisten te voldoen (tekstverwerkingssoftware, vragen 3.1 t / m 3.6)
Creëer en wijzig lay-out en structuren voor tekstverwerkingsdocumenten
Een document kan niet zomaar worden geschreven met hier en daar wat tekst en afbeeldingen. Alle documenten hebben een nette presentatie nodig met een standaard structuur en lay-out. Om dit te bereiken, moet men weten hoe het document moet worden gestructureerd, welke technieken en tools hiervoor nodig zijn en waar deze te vinden zijn.
2.1 Identificeer de documentvereisten voor structuur en stijl
Elk document dat is gemaakt, moet voldoen aan bepaalde normen voor gemakkelijke leesbaarheid en om professionaliteit te behouden. Als we in het algemeen naar de standaardstructuur van een document kijken, heeft het een titelpagina, een inhoudsopgave, inleiding, een hoofdtekst voor het document, enzovoort.
Voorbeeld titelpagina voor een document
nsf.gov
Elk deel van het document heeft zijn eigen stijl en structuur.
De titelpagina van het document heeft bijvoorbeeld de titel van het rapport, de datum, de documentstatus, enz., De inhoudsopgave heeft alle secties en subsecties van het document, met de relevante paginanummers enzovoort..
Afhankelijk van het type document, moet u een standaardpagina-indeling instellen voor de pagina's op tekstverwerker. Enkele van de basisinstellingen zijn: papierformaat, papiersoort, papierrichting, basislettertype, taal, datuminstellingen, rechtvaardiging van de inhoud van het document, marges, regelafstand, kolommen, kopteksten, voetteksten, paginanummers, alineatitels, tabellen, en zoveel anderen, afhankelijk van het doel.
Afgezien van deze, moeten we kijken naar het grafische gedeelte van het document. De afbeeldingen die u in een document gebruikt, zullen ook in overeenstemming moeten zijn met bepaalde normen. Ze moeten eenvoudig zijn en passen bij de inhoud van het document (zinvol zijn) , op de juiste manier worden onderschreven, indien nodig gelabeld met legendes, indien aanwezig.
Het volgende belangrijke aspect dat in een document moet worden overwogen, is de grammatica, leesbaarheid en stijl van het document. Spellingcontrole en controleer op eventuele fouten in de grammatica. Sommige basisnormen zijn om onderstreping van tekst te vermijden, het gebruik van enkele aanhalingstekens in plaats van dubbele aanhalingstekens, ruimte laten tussen zinnen en alinea's, het controleren op leestekens, enz. Ook is het beter om actieve stem te gebruiken tijdens het schrijven van een document, in plaats van passieve stem.
Nadat alle stijlen en structuur van het document zijn afgehandeld, moet de pagina-indeling worden aangepast zodat het document er netjes en presentabel uitziet om af te drukken en te lezen.
2.2 Bepaal welke sjablonen en stijlen beschikbaar zijn en wanneer u ze moet gebruiken
Een verzameling specificaties zoals de grootte van een pagina, de oriëntatie van de pagina, de marges, lettertypen, regelafstand, enz., Wordt een sjabloon genoemd. Elk document dat in Word wordt gemaakt, is gebaseerd op een sjabloon.
Wanneer u bijvoorbeeld een nieuw document in Word opent, gebruikt Word een standaardsjabloon met enkele normale of standaardinstellingen en dit wordt een normale sjabloon genoemd.
Er wordt ook een sjabloon geleverd met stijlen voor het document.
Voor een normale sjabloon is de standaardstijl bijvoorbeeld de normale stijl. Het heeft het standaardlettertype, de tekengrootte, de regelafstand, de marge enzovoort. Er zijn verschillende andere stijlen beschikbaar in Word zelf ( Opmaak -> Stijlen en opmaak ) waaruit u er een kunt kiezen, of u kunt een bestaande stijl wijzigen of uw eigen stijl creëren.
Afhankelijk van elke organisatie en afdeling waar u werkt, heeft u mogelijk al verschillende sjablonen die eerder zijn ontworpen voor specifieke doeleinden, rekening houdend met de behoeften en vereisten van de organisatie en haar normen. De sjablonen kunnen verschillende formaten hebben voor de pagina, verschillende stijlen en wat standaardtekst, allemaal afhankelijk van de behoeften en normen van de organisatie.
Een briefhoofd dat elke organisatie heeft, is bijvoorbeeld een voorbeeld van een sjabloon. Het kan basisinformatie en contactgegevens over het bedrijf bevatten. Deze sjablonen kunnen worden gewijzigd, of u kunt uw sjablonen maken en deze op een gemakkelijk toegankelijke locatie op uw harde schijf opslaan. Het uiterlijk van een document wordt bepaald door de stijlen en specificaties van het document.
Sjablonen kunnen normale standaardsjablonen zijn of sjablonen met macro's. Als u een sjabloon moet maken voor documenten die u vrij vaak gaat maken, dan moet u het volgende doen: Maak een sjabloon met de vereiste stijl en specificaties en voeg de tekst toe die telkens verschijnt wanneer een nieuw document wordt gemaakt, sla de sjabloon vervolgens op met een zinvolle naam. Als u een reeds bestaande sjabloon naar uw behoeften wilt wijzigen, open dan een reeds bestaande sjabloon, breng de vereiste wijzigingen aan en sla deze op met een andere naam.
Zelfstudie voor Word 2003 met behulp van sjablonen
Er zijn twee soorten sjablonen: ingebouwde sjablonen en aangepaste sjablonen.
Ingebouwde sjablonen worden geleverd met een vooraf ingestelde structuur die is ontworpen voor verschillende soorten documenten.
Bijvoorbeeld fax, memo's, brieven, cv's, rapporten, etc.
Aangepaste sjablonen zijn sjablonen die door de gebruiker zijn gemaakt, wanneer een ingebouwde sjabloon voor hun doel en vereiste niet beschikbaar is of de beschikbare sjabloon niet voldoet. De gebruiker maakt een sjabloon met zijn eigen opmaak en stijlen en slaat deze samen met andere sjablonen op, zodat ze beschikbaar zijn voor toekomstig gebruik.
Bestand - Sjablonen - Schakel het selectievakje 'Documentstijlen automatisch bijwerken' in
michaelgoerz.net
In gevallen waarin u de stijlen van een bestaand document opnieuw wilt formatteren naar de stijlen die u in een nieuwe sjabloon hebt gemaakt, kunt u dit bereiken door de nieuw gemaakte sjabloon aan het document te koppelen dat opnieuw moet worden opgemaakt.
Om een sjabloon aan een document toe te voegen, Bestand -> Sjablonen -> Schakel de optie 'Documentstijlen automatisch bijwerken' in -> Klik op Ok
Word overschrijft de stijlen met overeenkomende namen in het oude document en er worden nieuwe sjablonen en nieuwe stijlen aan de stijllijst toegevoegd. In dit proces veranderen alleen de stijlen en veranderen andere specificaties zoals marge, kopteksten, voetteksten, enz. Niet, aangezien dit instellingen op documentniveau zijn. Instellingen op documentniveau hebben altijd voorrang op instellingen op sjabloonniveau.
Om de beschikbare opmaak en stijlen te bekijken, klikt u op Opmaak - Stijlen en opmaak
Tafel invoegen
1/4Tabellen worden in verschillende soorten documenten voor verschillende doeleinden gebruikt en er zijn verschillende soorten tabellen. We zullen kijken naar de verschillende instellingen en functies die beschikbaar zijn om een tabel te wijzigen en de informatie erin te ordenen.
Maak een tabel of voeg een tabel in - Tabel -> Invoegen -> Tabel -> Stel het aantal rijen en kolommen in -> U kunt Automatisch aanpassen aan de inhoud gebruiken om de tabel aan te passen aan de inhoud of u kunt automatisch aanpassen aan venster selecteren, waardoor de tabel wordt uitgerekt tot aan de marges van de pagina.
Tabelstructuur toevoegen en wijzigen - U kunt altijd met de rechtermuisknop op een tabel klikken en naar tabeleigenschappen gaan en zo veel wijzigingen aanbrengen in de eigenschappen van de tabel. U kunt ook rijen en kolommen toevoegen en verwijderen, de breedte, randen, arcering en vele andere eigenschappen voor een tabel wijzigen.
Om tekst naar een tabel te converteren, typ je eerst gegevens gescheiden door tabs of komma's, hier heb ik gegevens gescheiden door tabs
Om cellen in een tabel samen te voegen, selecteert u de cellen die u wilt samenvoegen - klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde cellen - kies "cellen samenvoegen"
1/9Cellen samenvoegen en splitsen in een tabel - om cellen samen te voegen, selecteert u de cellen die u wilt samenvoegen -> klik er met de rechtermuisknop op -> klik op cellen samenvoegen.
Om cellen te splitsen -> klik met de rechtermuisknop op de cel die u moet splitsen -> klik op cellen splitsen -> stel het aantal rijen of kolommen in waarin u de cel wilt splitsen
Tekst horizontaal of verticaal in een tabel uitlijnen - Selecteer de cellen waarin u de tekst wilt uitlijnen. Klik er met de rechtermuisknop op -> klik op "Tekstrichting" -> kies vervolgens de uitlijning die je nodig hebt
Celmarge, randen en arcering in een tabel - klik met de rechtermuisknop op de tabel -> klik op randen en arcering -> wijzig de instellingen voor marges, randen en arcering
Hoe maak je een formulier aan?
We zullen ook kijken hoe u een formulier kunt maken en wijzigen. Formulieren zijn tekstdocumenten met formuliervelden die u indien nodig invult. Deze formulieren kunnen op de computer worden gebruikt of worden afgedrukt en ingevuld. Net als bij andere documenten, kunnen de formulieren ook als sjabloon worden opgeslagen. Om een formulier te maken, MS Word -> Nieuw -> Leeg document -> U kunt indien nodig de benodigde titel en andere details typen. U kunt ook een tafel gebruiken om het formulier een professionele indeling te geven.
Beeld - Werkbalken - Formulieren, toont de formulierenwerkbalk
Opsommingstekens en lijststijlen toevoegen - Opmaak - Opsommingstekens en nummering
1/5De ingebouwde stijlen maken het werk gemakkelijker wanneer u koppen, alinea's en inhoudsopgaven opmaakt. Wanneer u bijvoorbeeld handmatig een kop selecteert, het lettertype, de tekengrootte en de kleur van het lettertype wijzigt, voert u de handelingen in drie stappen uit om het resultaat te bereiken en zult u dit voor elke kop moeten herhalen. Maar wanneer u stijlen verandert met de ingebouwde of reeds gemaakte stijlen, voltooit u de klus met een enkele klik.
Gekoppelde stijlen veranderen de stijlen van zowel het teken als de alinea samen en worden aan het einde gemarkeerd met ' ¶a'. Deze stijlen gedragen zich als een alinea- of tekenstijl en kunnen worden toegepast door ergens in de alinea te klikken om op de hele alinea toe te passen, of u kunt een specifiek gedeelte van de alinea selecteren en de stijl toepassen als u de stijl alleen op een gedeelte wilt toepassen. van de paragraaf.
Lijststijlen worden gebruikt om het uiterlijk van lijsten te wijzigen. Het heeft hiërarchieniveaus met inspringings- en nummeringsstijlen.
Tabelstijlen worden gebruikt om het uiterlijk van tabellen te veranderen. Ze hebben verschillende looks voor randen, arcering, uitlijning en lettertypen in tabellen.
Geef alsjeblieft een reactie:
Ik hoop dat jullie er allemaal kennis van hebben
- Het bestuderen van de vereiste structuur en lay-out die vereist zijn voor een document
- Beschikbare stijlen en sjablonen
- Gebruik van tabellen en andere informatie die nodig is voor het document
- De bovenstaande technieken toepassen op het document
Ik heb mijn best gedaan om schermafbeeldingen toe te voegen aan de meeste acties die hier worden uitgelegd. Sommige screenshots zijn van Microsoft word 2010 en ik zal ze zo snel mogelijk vervangen door word 2003.
Ik hoop dat je deze informatie nuttig vond. Aarzel niet om feedback te geven en eventuele vragen te stellen. Het eerste deel van deze unit is te vinden op onderstaande link
Deel 1 - Tekst en andere informatie nauwkeurig invoeren en combineren in tekstverwerkingsdocumenten (tekstverwerkingssoftware, vragen 1.1 t / m 1.7)
Het volgende gedeelte van dit apparaat is te vinden op de onderstaande link
Deel 3 - Gebruik tekstverwerkingssoftwaretools om documenten effectief op te maken en te presenteren om aan de vereisten te voldoen (tekstverwerkingssoftware, vragen 3.1 t / m 3.6)
Al het beste!
Livingsta