De beste manier om bonnen te ordenen

Deze eenvoudige stappen kunnen u helpen bij het organiseren van uw betalingsbewijzen.

VirginiaLynne CC-BY via Hubpages

Snelle en eenvoudige systemen voor het organiseren van ontvangstbewijzen

Besteed je te veel tijd aan het zoeken naar een bon om een ​​artikel te retourneren? Bent u klaar voor belastingtijd, of is het een hele klus om op tijd voor 15 april te komen? Als je net als ik bent, kom je misschien in de verleiding om de bonnetjes gewoon op te stapelen tot ze een niet te sorteren puinhoop zijn. Daarom is de beste manier om bonnetjes te organiseren, uw systeem te behouden:

• Eenvoudig te onthouden.
• Snel papieren archiveren.
• Makkelijk te vinden wat je nodig hebt.

Als u deze drie doelen in gedachten houdt, kunt u de volgende vier eenvoudige stappen gebruiken om een ​​systeem te maken dat voor u werkt.

1. Kies een systeem

Geen enkel archiveringssysteem is perfect. U moet altijd een afweging maken tussen de kosten van een gedetailleerd systeem dat het gemakkelijk maakt om bonnen te vinden, en de tijd die het kost om die bonnen te archiveren. Hier zijn vier verschillende systemen met de voor- en nadelen van elk.

Bindersysteem voor bonnen is wat meer werk, maar helpt je dingen snel te vinden. Gebruik Pocket Index Dividers voor het archiveren van bonnen die kleiner zijn.

VirginiaLynne CC-BY via HubPages

Bindmiddelen

Met een map met indexkaarten om bontypen van elkaar te scheiden, kunt u gemakkelijk vinden wat u nodig heeft. Dit systeem werkt het beste voor mensen die vaak teruggaan en bonnetjes bekijken, omdat je gemakkelijk heen en weer kunt bladeren naar verschillende secties en omdat de map de papieren op orde houdt. Als u nieuwe papieren altijd vooraan of achteraan opslaat, kunt u de bonnen snel chronologisch bekijken.

Ik gebruikte dit systeem om de ontvangsten van de ouders van mijn man te organiseren toen hij voogdij over hen had, omdat we verplicht waren om regelmatig rapporten op te stellen over hun inkomsten en uitgaven, en ik moest gemakkelijk de kwitanties kunnen vinden.

Voors en tegens van het gebruik van bindmiddelen

• Neemt de meeste tijd in beslag om te archiveren
• Makkelijkst om bestanden op volgorde van de maand te bewaren.
• Het beste voor bonnen waarnaar u vaak moet verwijzen
• Netjes en makkelijk te bewaren op een boekenplank.
• Beperkt door de grootte van de notebook, of u kunt er meer dan één gebruiken.

Bestandsmappen zijn snel, eenvoudig en uitbreidbaar.

VirginiaLynne, CC-BY, via HubPages

Bestandsmappen

Het bestandsmappensysteem is het gemakkelijkste en snelste systeem om te gebruiken, dus je hebt een grotere kans om dingen georganiseerd te houden. Na 6 maanden achterstand te hebben opgelopen bij het archiveren van mijn notebooksysteem voor onze gezinsbewijzen, besloot ik uiteindelijk terug te gaan naar de bestandsmappen. Ik legde niet-gearchiveerde papieren aan de voorkant en leg ze meestal op hun plaats als die voorkant vol is of ongeveer eens per maand.

Tip: bewaar papieren waarvan je weet dat je ze later nodig hebt in een map bij elkaar. Ik heb al mijn belastinggegevens, inclusief bijdragen aan goede doelen, in één bestand opgeslagen.

Voors en tegens van het gebruik van bestandsmappen

• Goedkoop en simpel.
• Heb gewoon bestandsmappen en archiefkast of doos nodig.
• Snel naar bestand.
• Uitbreidbaar tot elk formaat en aantal bestanden.
• Moeilijker om een ​​papier te vinden dan Notebook-systeem.

VirginiaLynne, CC-BY via HubPages

Bestanden uitbreiden

Pak voor een kleiner organiserend project een uitbreidend bestand met secties en tabbladen. Als je een student bent met maar een paar soorten bonnetjes, of als je bonnen wilt organiseren van een project zoals een huisrenovatieproject, dan is dit een geweldige manier om het te doen. Ik heb dit systeem ook gebruikt voor al het papierwerk voor onze adoptie en ik gebruik vaak een klein uitbreidend bestand voor vakantieplannen.

Voors en tegens van het gebruik van uitbreidende bestanden

• Bewaart alles in een net, draagbaar bestand.
• Geweldig voor het organiseren van bonnen die u permanent wilt bewaren.
• Goed voor kleine batches papier.
• Draagbaar.
• Werkt niet voor veel papieren.

Digitale bestanden

Ik begin papierloos te worden, en jij misschien ook. Veel bedrijven willen dat u "papierloos wordt" en kunnen u daarvoor een bonus geven. Bij sommige winkels, zoals Home Depot, kunt u nu een e-mailbevestiging krijgen in plaats van een papieren. Bovendien kunt u scannen om foto's te maken van bonnen die niet digitaal zijn. U moet echter nog steeds onthouden:

• Organiseer digitale bestanden: dump niet al uw bonnen in één bestand, maar besteed wat tijd aan het maken van uw bestandsgroepen en zorg ervoor dat u elk van uw bonnen een label geeft terwijl u ze maakt, anders zult u hoofdpijn hebben om ze allemaal te moeten openen wanneer je probeert iets te vinden.
• Back-up: computervirussen of computerstoringen kunnen uw systeem verstoren, dus zorg ervoor dat u uw betalingsbewijzen op een computer hebt staan ​​die een cloudback-up heeft, zoals Carbonite.

Digitale ontvangstbewijzen kunnen veel kopzorgen bij het archiveren van papieren verlichten, maar alleen als u voorzichtig bent. U moet er zeker van zijn dat u de ontvangstbewijzen van belangrijke afschriften die u later nodig heeft, daadwerkelijk downloadt, aangezien veel bedrijven uw afschriftbewijzen slechts 12 maanden bijhouden. Toen ik bijvoorbeeld een claim voor verlengde garantie van de creditcard ging indienen voor een kapotte vaatwasser, hadden ze onze originele verklaring van 15 maanden eerder nodig. Het was niet beschikbaar