Zeven-stappen systeem voor verbetering van de prestaties van medewerkers

Managers bereiken prestatiedoelen door hun medewerkers effectief te coachen, motiveren en ontwikkelen. Een eenvoudig te gebruiken tool kan managers helpen bij het behalen van zowel korte- als langetermijnprestatiedoelstellingen.

Sommige managers vinden het moeilijk om werknemers te helpen bij het bepalen van de hoofdoorzaak van specifieke problemen die van invloed zijn op hun prestaties. Werknemers klagen vaak dat ze worden bekritiseerd vanwege het optreden van problemen die buiten hun macht liggen. Dit zeven-stappen-systeem is ontworpen om managers te helpen de onderliggende oorzaak van prestatiegerelateerde problemen vast te stellen en passende oplossingen te vinden.

Het systeem isoleert zeven factoren die nodig zijn voor effectieve prestaties:

• Motivatie
• Vermogen
• Rolperceptie
• Organisatorische ondersteuning
• Milieuvriendelijk
• Evaluatie
• Geldigheid

Door deze factoren in een gemakkelijk te onthouden acroniem te rangschikken , zullen managers die dit systeem gebruiken, betere prestaties van werknemers realiseren:

R: Echte kennis en vaardigheden om het werk te doen

E: Opgeleid met een duidelijke omschrijving van de baan

A: Actieve interesse in de werknemer door het bedrijf

L: doet het graag.

I: Investeer tijd en energie in het functioneren van de medewerker.

Z: Geen juridische problemen met beslissingen

E: omgeving die geschikt is

De eenvoud van het systeem is een van de meest aantrekkelijke aspecten. Het is geen nieuwe bestuurlijke rage gevuld met ingewikkeld technisch jargon. Het is gemakkelijk te onthouden of toe te passen:

Echte kennis

Echte kennis en vaardigheden om het werk te doen. Dit verwijst naar de kennis en vaardigheden van de medewerker, waarmee hij de vereiste taken en verantwoordelijkheden met succes kan vervullen. Niemand is volledig competent, noch in staat om alles even goed te doen. De belangrijkste componenten van bekwaamheid zijn onder meer:

• Opleiding die relevant is voor de taken en verantwoordelijkheden (de formele en informele training van de werknemer die helpt bij het succesvol afronden ervan).
• Ervaring die relevant is voor de taak (eerdere werkervaring die helpt bij het voltooien van de taak).
• Relevante bekwaamheden (de vaardigheden en eigenschappen van de werknemer die de kans op een succesvolle voltooiing van de taak vergroten).

Bij de analyse van de prestaties van een medewerker moet de manager eenvoudigweg vragen: "Heeft deze medewerker de kennis en vaardigheden die nodig zijn om efficiënt te presteren?" Als er op dit gebied een probleem bestaat, kunnen enkele specifieke oplossingen taakspecifieke training, coaching, formele cursussen of herverdeling van taken of verantwoordelijkheden omvatten.

Opgeleid over de functieomschrijving

E ducated op een duidelijke omschrijving van de baan. Het gaat over het begrip en de acceptatie van de werknemer van wat hij moet doen, wanneer hij dat moet doen en hoe hij dat moet doen. Om ervoor te zorgen dat de werknemer een grondig begrip van zijn of haar werk heeft, moeten ze heel duidelijk zijn over:

• De prestatiemetingen voor hun werk.
• Hoe optimale prestaties kunnen worden bereikt.
• De prioriteit van prestatiedoelen en doelstellingen.

Als er een misverstand is over de taak of taak, zal dit resulteren in een slechte uitvoering. Managers moeten ervoor zorgen dat alle doelstellingen nauwkeurig worden opgeschreven. De werknemer moet worden aangemoedigd om vragen te stellen om eventuele onbegrip op te helderen.

Actieve interesse

Een actief belang bij de werknemer door het bedrijf. Ook wel organisatorische ondersteuning genoemd, verwijst naar de organisatorische hulp of ondersteuning die de werknemer nodig heeft voor de effectieve voltooiing van zijn baan. Enkele componenten van organisatorische ondersteuning zijn:

• Voldoende budget.
• Tools om de taak te voltooien en geschikte faciliteiten voor de taak.
• Noodzakelijke ondersteuning van andere afdelingen.
• Beschikbaarheid van voorraden en materialen.
• Adequate toewijzing van personele middelen om de klus te klaren.

Houdt van de baan

"L ikes to do the job" is het resultaat wanneer medewerkers gemotiveerd worden om al hun taken op een succesvolle manier uit te voeren. De manager moet niet vergeten dat niet alle mensen even geïnspireerd zijn. Over het algemeen zijn werknemers meer gemotiveerd als ze een soort erkenning krijgen.

Problemen op dit gebied moeten eerst worden beoordeeld in het licht van het juiste gebruik van beloningen. De werknemer moet begrijpen dat prestaties rechtstreeks verband houden met beloning, promotie, erkenning en werkzekerheid. Medewerkers hebben de natuurlijke neiging om optimaal te presteren wanneer ze worden beloond en om ondermaats te presteren wanneer ze niet worden beloond. Beloningen hoeven echter niet per se geldelijk te zijn om effectief te zijn. In sommige gevallen is gepaste feedback, zoals een schouderklopje, voldoende. Deze positieve bekrachtiging van succesvolle prestaties moet een integraal onderdeel zijn van het algehele incentivesysteem.

Tijd investeren

Ik steek tijd en energie in het functioneren van de medewerker. Dit omvat de formele en informele processen van coaching en prestatiefeedback. Coaching houdt in dat medewerkers weten hoe goed ze presteren in hun werk. Managers kunnen niet verwachten dat werknemers hun werkprestaties verbeteren als ze zich niet bewust zijn van de problemen. Door continue feedback mogen er geen verrassingen zijn bij de jaarlijkse prestatiebeoordeling.

Als er een evaluatieprobleem is, wordt dit waarschijnlijk veroorzaakt door een gebrek aan dagelijkse feedback. Dit moet zowel positief zijn ( iemand betrappen die iets goed doet ) als negatief voor slechte prestaties. Veel managers concentreren zich op het slechte en nemen positieve prestaties als vanzelfsprekend aan. Onmiddellijke erkenning voor een goed uitgevoerde taak kan als een essentieel onderdeel van het coachingproces dienen. Het verhoogt de motivatie, versterkt de loyaliteit van het bedrijf en wordt bereikt tegen zeer lage kosten.

Geen juridische problemen

"Geen juridische problemen met beslissingen" is het resultaat van de ethiek en wettigheid van werknemersgerelateerde beslissingen. Managers moeten op de hoogte zijn van arbeidswetten, rechterlijke beslissingen en bedrijfsbeleid om ervoor te zorgen dat hun beslissingen niet worden aangevochten. Alle beslissingen van werknemers moeten uitsluitend betrekking hebben op prestatiegerichte criteria. Alle andere vooroordelen moeten worden weggenomen. Aanbevelingen voor promotie, schorsing of ontslag moeten volledig worden gedocumenteerd en beperkt tot prestatieproblemen.

Omgevingsfactoren

E nvironmental factoren zijn externe prestaties beïnvloeders. Sleutelelementen van deze component zijn concurrentie, veranderende marktomstandigheden, overheidsregelgeving en verstoringen in de toeleveringsketen. Bij het analyseren van prestaties mag de manager werknemers niet de schuld geven van prestatieproblemen die werden veroorzaakt door externe factoren waarop zij geen controle hebben. Van werknemers mag echter worden verwacht dat ze de beste redelijke resultaten leveren onder ongunstige externe omstandigheden. Het is essentieel om te bepalen wat redelijk is in deze omstandigheden.

Concluderend kan dit zeven-stappen-systeem worden gebruikt om vrijwel alle hiaten in de prestaties te analyseren. Managers kunnen naar de situatie kijken en bepalen welke van de zeven factoren verantwoordelijk zijn voor een bepaald prestatieprobleem. Soms spelen er verschillende factoren een rol.