Hoe een effectieve klacht aan een bedrijf te schrijven: stapsgewijze handleiding en voorbeeldbrieven

Een klachtenbrief schrijven

We zijn er allemaal geweest als een bedrijf ons niet tevreden achterlaat met hun product. Het kopen van een artikel dat defect, van slechte kwaliteit is of simpelweg uw verwachtingen niet overtreft, moet altijd worden aangepakt. Soms kan een restaurant u eten serveren dat niet is wat u verwachtte (haar in het vlees, iemand?).

Hoewel mensen over het algemeen tevreden zijn met een product of dienst, kan het bedrijf soms een uitzondering maken of u gewoon helemaal in de steek laten.

Een defect product ontvangen of slecht behandeld worden door een ober mag niet onopgemerkt blijven! Dergelijke problemen kunnen eenvoudig worden opgelost - met een klachtbrief of e-mail.

Een sterk geformuleerde klacht schrijven: een samenvatting

Elk van deze stappen wordt hieronder volledig beschreven.

Stappen	Wat je moet zeggen	Voorbeeld - Product
Stap 1: zorg ervoor dat u het naar de juiste plaats stuurt	Adres van afdeling en bedrijf aan de linkerkant. Gegroet met Geachte heer / mevrouw	Adres, geachte heer / mevrouw of geachte heer / mevrouw Blakey
Stap 2: Begin de brief met de juiste toon	U heeft een product gekocht in _store_ op _date_. Geef andere relevante informatie zoals referentiecodes, garantiegegevens, garanties en houdbaarheidsdata voor voedsel.	Ik kocht onlangs de Pastel Lavender Curtains van afmeting 1.5mx 2m in Super Stores, Bakers Lane op 12 september 2020. De referentiecode voor de gordijnen is 338J.
Stap 3: leg het probleem effectief uit	Wat was er mis met het product of de dienst? Wees kort, precies en beknopt. Geef precies aan wat er mis is met het product.	De gordijnen hadden een scheurtje aan de buitenzoom wat erg opvalt en het kan niet worden vastgemaakt zonder de stof te beschadigen.
Stap 4: stel een oplossing voor	Geef aan hoe u het probleem wilt verhelpen, wat zal het probleem verhelpen? Het kan een terugbetaling / reparatie / vervanging / wijziging van de service / kortingsbon / gratis producten zijn	Om het probleem te wijzigen, zou ik graag een volledig betaalde vervanging van het hierboven genoemde gordijntype willen.
Stap 5: Voeg relevante en noodzakelijke documenten toe of voeg deze toe	U kunt ook vermelden dat er relevante documenten zijn bijgevoegd, namelijk: garanties, ontvangstbewijzen	Bijgevoegd vindt u de bon met de nodige details en de garantie van 1 jaar.
Stap 6: Stel een tijdslimiet in	Geef een passend tijdschema voor een reactie.	Ik zou het fijn vinden als u het vervangende exemplaar tussen 6 juni en 15 juni kunt opsturen.
Stap 7: Schrijf een sterk einde	Sluit af door te zeggen dat u hoopt dat ze het probleem zullen oplossen en zich afmelden.	Ik heb het volste vertrouwen dat u de vervanger opstuurt en het probleem aanpast. Met vriendelijke groet….

Hoe u een effectieve klachtenbrief schrijft

Stap 1: zorg ervoor dat u het naar de juiste plaats stuurt

Het eerste dat u nodig heeft, is de

adres van het hoofdkantoor van het bedrijf in uw land, en
de afdeling waar u het naartoe stuurt.

In het begin kan het moeilijk zijn om de plek te vinden waar ze naartoe moeten schrijven, omdat bedrijven misschien niet goed laten zien waar hun basis is. Meer dan waarschijnlijk vindt u hun contactgegevens op:

een garantie- of garantiepagina die bij uw product is geleverd
hun website. Klik op de "Contact" of "Over ons" links die de relevante informatie bevatten
het product zelf. Eten en drinken hebben meestal contactgegevens op de verpakking, dus zorg ervoor dat je ze controleert! Het zou je verbazen dat de informatie zich op de gemakkelijkste plaatsen bevindt.

Als u eenmaal hun adres heeft, controleer dan de relevante afdeling waarnaar u de brief gaat sturen. Voor kleine diensten zoals restaurants is dat niet nodig, maar voor high-power bedrijven (bijvoorbeeld Unilever of Pepsi) is een afdeling nodig. Op hun website geeft het bedrijf aan waar je je brief naartoe moet sturen, of het nu gaat om een technische brief, klantenservice, enzovoort.

Stap 2: Begin de brief met de juiste toon

Zodra je dat vervelende adres hebt ontdekt en klaar bent om te gaan, kun je met de brief beginnen!

Het eerste dat u moet doen, is het adres van de afzender in de rechterbovenhoek en uw adres in de linkerhoek zetten. Dit is omwille van de formaliteit, wat altijd een leuk tintje geeft aan uw brief.
Schrijf vervolgens Geachte heer / mevrouw als u niet weet wie de medewerker van de klantenservice is. Als u een manager of CEO schrijft, schrijf dan Geachte heer / mevrouw…..

Vervolgens begint u aan de eigenlijke inhoud van de brief, die het middelpunt van de aandacht zal zijn voor degene die hem leest!

Begin met te zeggen dat u op welke datum dan ook een artikel in een winkel hebt gekocht. Bij eten de vervaldatum en winkelcode vermelden. Voor al het andere is dat relevant. bijv.: ik heb onlangs een 2L fles Pepsi Max gekocht in Super Stores op 19 november 2014. De vervaldatum van de fles was 30 november 2014 en de code op de bottleneck luidde 113A.
Stel dat u altijd de hoogste kwaliteit van dat bedrijf verwachtte en die dag werden uw verwachtingen getemperd, bijvoorbeeld: ik heb TechnoPC altijd zeer gewaardeerd en vertrouwd op al uw laptops. Ik ging naar Super Stores om een laptop te kopen met dezelfde verwachtingen, maar mijn ervaring met de laptop acht die bewering niet waar.

Stap 3: leg het probleem effectief uit

Het volgende deel is het belangrijkste omdat het precies vermeldt wat er gebeurde toen u het product gebruikte of de dienst bijwoonde.

Zeg in welke staat het product verkeerde toen u de verpakking opende en wat er precies mis mee is. Als u niet kunt vaststellen wat er intern aan de hand is, zeg dan gewoon dat het niet correct werkt en het bedrijf zal het onderzoeken, bijvoorbeeld: ik heb geconstateerd dat de camera niet correct werkte. Elke keer dat ik de camera aanzette, kwam hij in de fotogalerij. Hierdoor kon ik geen foto maken omdat ik alleen toegang had tot de galerij.
Als u het over een dienst heeft, vermeld dan wat er tijdens uw bezoek is gebeurd, bijvoorbeeld: toen ik een afspraak had met de kapper met de naam "Lizze", sprak ze 30 minuten met haar vrienden en ik wachtte uiteindelijk op een zeer lange tijd!

Tips om de juiste toon over te brengen:

Blijf te allen tijde kalm. Word niet woedend, je hebt er alle recht op, maar stel je voor hoeveel klachten de klantenservice die dag ontving. De lezer kan gefrustreerd raken, geïrriteerd raken door jou en het weggooien door het als vals of spam te beschouwen.
Stay beknopt, niet wafel-up van uw brief met irrelevante uitspraken als te zeggen wat een verspilling van geld was, hoeveel u geleden of wat een slecht product is. Ze willen gewoon weten wat er aan de hand is en het oplossen, ze lezen meestal nooit de helft van de brief, alleen de sleutelzinnen.
Zeg zo precies mogelijk wat er mis is met het product of de dienst. Dit scheelt het bedrijf veel tijd.

Heeft u een klacht, aarzel dan niet! Dat is waar klantenservice voor is. Ga ervoor!

Stap 4: stel een oplossing voor

In dit gedeelte geeft u aan wat u wilt doen om het probleem op te lossen. U heeft een aantal opties die u bij het bedrijf kunt aanvragen, waaronder:

Een terugbetaling voor het product
Een tegoedbon die kan worden gebruikt met elk van hun assortiment
Het product dat moet worden gerepareerd
Een verandering in hun service, zoals meer voedsel van hoge kwaliteit serveren, de hygiëne verhogen of een verandering in de houding van het personeel.
Voedselbonnen

Voorbeelden: ik wil een volledige terugbetaling voor mijn camera, omdat ik in plaats daarvan een alternatieve camera wil kopen.

Zeg hoe u zou willen dat het product er in de toekomst uitziet als u het opnieuw zou kopen, bijvoorbeeld: ik hoop dat dit probleem niet meer zal voorkomen bij andere klanten en dat ik altijd de hoogste kwaliteit van uw producten zal ontvangen.

Stap 5: Voeg relevante en noodzakelijke documenten toe of voeg deze toe

Als u foto's heeft die u wilt bijvoegen (met name voor e-mails), referentiepagina's zoals garanties, garantiepagina's of ontvangstbewijzen, moet u dit in de brief vermelden.

Zeg dat er een garantie / garantie / kassabon bij zit.

Voorbeelden:: "Bijgevoegd vindt u een kopie van mijn originele aankoopbewijs, samen met de garantiepagina van de wekker en informatie over het serienummer."

Als u een beschadigd product heeft dat u wilt laten repareren, vermeld dit dan ook.

Voorbeeld: bijgesloten vindt u ook de defecte camera waarnaar ik in mijn brief verwees.

Stap 6: Stel een tijdslimiet in

Waarom een tijdslimiet instellen? Bedrijven ontvangen elke dag tientallen, zo niet honderden, brieven. De kans is groot dat het 6 weken tot 3 maanden kan duren voordat u een reactie van een bedrijf krijgt en als u een reparatie wilt, duurt het nog langer. Dat is best lang wachten!

De meeste bedrijven zullen uw brief ongeveer 2 weken na verzending bekijken vanwege de achterstand. Om te voorkomen dat ze het op een laag pitje gooien, kun je een tijdsbestek instellen wanneer je een reactie wilt. Nu dat is handig.

Voorbeelden: ik zou graag zo snel mogelijk een reactie ontvangen, op elk moment van 16 augustus tot 30 augustus. Dat zou enorm gewaardeerd worden.

Stap 7: Schrijf een sterk einde

U kunt uw brief afronden door te zeggen dat u hoopt dat het probleem zal worden opgelost en tekent u af met Yours Faithfully - als u hun naam niet kent of met de meeste - als u hun naam kent.

Voorbeeld: ik hoop dat dit probleem wordt opgelost en ik heb het volste vertrouwen dat u het probleem zult oplossen.

Verstuur uw brief en u kunt een reactie verwachten binnen het door u aangegeven tijdsbestek.

Redenen om een klachtenbrief te schrijven

Veel mensen negeren een product dat hen in de steek laat door helemaal niets te doen. Als consument heb je het recht om je product terugbetaald te krijgen of te laten vervangen door een ander. Hier zijn enkele redenen waarom het schrijven van een klachtbrief effectief is:

Het bedrijf zal op de hoogte worden gebracht van defecte producten in hun productlijn die meer gevaar voor anderen zouden kunnen opleveren. Door contact met hen op te nemen, kunnen ze zien waarom het defect was en kunnen ze voorkomen dat het opnieuw gebeurt.
Bedrijven haten het om een ontevreden klant te zien, dus u heeft een goede kans dat uw product wordt vervangen of terugbetaald.
Voor dranken en voedingsmiddelen kunt u in plaats van een vervanging gratis coupons of zelfs gratis producten ontvangen! Bedrijven stoppen deze er altijd in om je op te vrolijken.
Een restaurant of ander bedrijf dat een dienst verleent, kan onder de aandacht worden gebracht van een personeelslid dat zijn werk mogelijk niet goed doet.
Als er iets niet klopt, fess up! U heeft uw geld betaald voor dat product of die dienst, dus u zou een product van hoge kwaliteit moeten hebben. Blijf er nooit stil over, want uw probleem is vrij snel opgelost!

De volgende brief is een klacht voor een defecte smartphone.

William, Public Domain, via Pixabay

Voorbeeldbrief voor een defecte smartphone

Geachte heer mevrouw, Ik heb onlangs op 17 juli een Samsung Galaxy S5-smartphone gekocht bij Super Stores, Baker Street, Londen. De garantie is geldig voor een jaar en het referentienummer op de doos zei SSF319.

De smartphone was defect en ik ben erg teleurgesteld in uw producten. De smartphone blijft het menuscherm weergeven, maar ik kan geen toepassingen openen of een nieuw venster openen. Het scherm blijft bevroren op het menuscherm.

Ik vraag u om de telefoon zo snel mogelijk te repareren, bij voorkeur binnen de hieronder vermelde termijn.

Bijgesloten vindt u de garantie die bij de telefoon is geleverd, samen met de bon die de winkel mij bij aankoop heeft gegeven. Op deze documenten vindt u alle nodige referentiecodes.

Ik zou graag een reactie ontvangen binnen het tijdsbestek van 27 juli - 10 augustus en ik zou graag willen dat de telefoon volledig wordt gerepareerd en normaal functioneert.

Ik hoop dat dit niet nog een keer gebeurt en bij andere klanten. Ik blijf een klant van u als het probleem wordt gewijzigd. Ik hoop dat het probleem zal worden opgelost en ik heb er het volste vertrouwen in dat dit zal gebeuren.

Met vriendelijke groet, Susan Wells

Voorbeeldbrief voor slechte service in restaurant

Geachte heer mevrouw, Ik schrijf om mijn teleurstellende ervaring bij de Taco Hut op woensdag 26 juli gedetailleerd te beschrijven. Als vaste klant van u ben ik erg boos om te zeggen dat ik een zeer gruwelijke ervaring heb gehad in uw restaurant.

Toen ik mijn taco's bestelde, vertraagde het personeel het proces volledig door mijn bestelling te negeren! Toen ik hen vroeg of ik kon bestellen, namen ze het aan, maar waren erg pittig en onbeschoft. Een medewerker met de naam "Emma" serveerde de bestelling, maar het was niet wat ik in de eerste plaats had besteld. Ze wilde de volgorde niet veranderen en ik moest eten eten waar ik in de eerste plaats niet om had gevraagd!

Ik denk dat het personeel een andere houding ten opzichte van hun klanten nodig heeft. Ik zou willen dat ze hun werk correct doen en vriendelijk en behulpzaam zijn. Hun snappiness en "ugh, een andere klant" -houding zouden moeten verdwijnen. en de enige manier om tot een succesvol restaurant te komen, is met vriendelijk personeel dat bereid is te helpen.

Ik zal een klant van u blijven zodra het probleem is gewijzigd. Laat het me weten als er een wijziging heeft plaatsgevonden.

Hoogachtend, Susan Wells.

Wat is de beste manier om een klacht in te dienen: brief of e-mail?

Het kan moeilijk zijn om te beslissen of u een e-mail of een brief wilt schrijven. Beiden hebben hun voor- en nadelen, maar het heeft over het algemeen de voorkeur als u een handgeschreven brief schrijft. Dit komt omdat het bedrijf u serieuzer zal nemen en de reparatie / vervanging veel sneller naar u toe kan sturen.

Sommige bedrijven (zoals Apple) hebben echter geen geldig adres waarnaar u kunt schrijven voor een reparatie, dus u moet ze naar de relevante afdeling e-mailen.

Beste adviezen

De volgende toptips zullen u in uw cursus helpen om het probleem op te lossen!

Wees beknopt. Elke vorm van fluffering of tekeer gaan over de kwestie zal alleen maar leiden tot verwarring en frustratie bij de lezer en dat is het laatste dat je wilt! Bedrijven willen beknopte, formele brieven die gemakkelijk kunnen worden gescand en vervolgens kunnen worden gebruikt om essentiële informatie op te halen, zoals wat er mis is, het tijdsbestek waarop u een reactie wilt en wat het probleem zal oplossen. Dit maakt het proces snel en gemakkelijk.
Vloek niet, word niet gemeen of toon geen humeur! Dat is een heel slechte sfeer om uit te dragen en zal de zaken alleen maar erger maken!
Maak geen bedreiging voor het bedrijf tenzij u een advocaat heeft geraadpleegd. Voor kleine problemen, zoals defecte producten, is het niet nodig om juridische bedreigingen uit te brengen.
Zorg ervoor dat u hen de indruk wekt dat u een klant van hen blijft als zij het probleem oplossen. Als u zegt dat u hun producten nooit meer zult kopen, kunnen ze uw brief negeren en het probleem nooit oplossen. Maar door te zeggen dat als ze u terugbetalen / zaken veranderen, ze dat zullen doen om u als klant te behouden.
Geef een tijdschema wanneer u een antwoord of oplossing wilt. Dit houdt alles snel en soepel. Zonder tijdsbestek kan het bedrijf wekenlang niet reageren.

Alle opmerkingen worden gewaardeerd! Heeft u ooit een onbevredigend product of dienst ervaren? Deel hieronder uw ervaring. Bedankt voor het lezen!