Tips voor het biedproces van de gemeenschapsvereniging

Of het nu gaat om het bouwen van schilderwerk, daken, beton of een van de vele reparatie- en vervangingsprojecten, ze beginnen allemaal op dezelfde plek: het biedingsproces. Dit lijkt misschien een enorme onderneming, maar hier zijn enkele tips om u bij de taak te helpen.

Alvorens te beginnen met het inwinnen van de biedingen, is het eerste doel het beslissen over de omvang van het uit te voeren werk. Moeten de uitgaven worden gerepareerd of vervangen? Is het de hele component of slechts een sectie? Kan het werk in fasen worden voltooid? Wat is de tijdlijn waarin het werk moet worden voltooid? Zodra deze beslissingen zijn genomen, is het volgende punt om een ​​specificatieblad of een formulier samen te stellen met de exacte details over wat de vereniging moet doen voor het project. (Hoewel een aantal projecten vrij eenvoudig zal zijn, kan het zijn dat de vereniging extra hulp nodig heeft om het specificatieblad te voltooien.) Dit zal niet alleen dekken wat er moet worden bereikt, het zal ook helpen om de biedingen gelijk te houden, zo niet exact, wat betreft het werk en de materialen.

In dit stadium wordt de uitnodiging om te bieden voorbereid. Dit is een gedetailleerde brief die naar de leveranciers wordt gestuurd met het verzoek om een ​​voorstel voor het uit te voeren werk. Het is het beste om het naar zoveel mogelijk leveranciers te sturen om een ​​goed beeld te krijgen van het gemiddelde marktbereik en om de extremen aan elk uiteinde van het spectrum te verwijderen. Het is ook mogelijk dat een aantal van de bedrijven niet reageert, waardoor een groot aantal van hen de vereniging niet te kort laat schieten op opties. De contractanten die het doelwit zouden moeten zijn, zijn degenen die meer commerciële projecten doen, aangezien zij de voorhanden zijnde verplichtingen beter zullen kunnen nakomen.

Wat moet worden opgenomen in de uitnodiging om te bieden:

• Het specificatieblad moet als een apart formulier bij de brief worden gevoegd.
• De reikwijdte van het werk moet in de brief worden opgeschreven.
• De niveaus van de Workman's Comp-verzekering die de vereniging zoekt.
• Een verzoek om bewijs van eventuele licenties die de aannemer moet hebben. Neem contact op met de provincie en staat om erachter te komen wat verplicht is.
• Een Performance Bond, indien nodig. Hoewel dit geen algemene vereiste is, controleert u uw documenten voordat u moest zien of dit nodig is.

Zodra de biedingen binnen zijn, let op voor specifieke details. Controleer de garanties voor zowel arbeid als materiaal. Als de uitgave een verwachte levensduur van 20 jaar heeft, is een garantie van een jaar niet voldoende. Controleer of er onderaannemers zijn waarmee de leverancier zal samenwerken. Neem contact op met hen om ervoor te zorgen dat hun garanties en arbeid voldoende zijn. Controleer of alle opgegeven specificaties in het bod zijn opgenomen. Als er iets extra's wordt toegevoegd, vraag dan af waarom en wees niet bang om een ​​second opinion te krijgen. Lees de betalingsvoorwaarden door. Dit zijn voorwaarden waarop de vereniging zou moeten aandringen:

• Stortingen vooraf mogen niet meer dan 5-10% bedragen. De zaken en het geldbeheer van de verkoper vallen niet onder de last van de vereniging. Het is de fiscale verantwoordelijkheid van het bestuur om het geld van hun huiseigenaren verstandig te beheren.
• Behoud altijd 10-15% van de betaling van alle fasen totdat het werk de keuring doorstaat naar tevredenheid van het bestuur en, indien betrokken, het management. Dit zal geld besparen dat de vereniging zal helpen als de aannemer loopt, en een andere moet worden binnengehaald om het project af te maken en het eerdere werk te repareren.
• Betaal pas als de punchlist is voltooid. Betalen op woord van de aannemer dat een fase, of het hele project is voltooid, geeft hen achteraf geen motivatie om iets dat onder de maat wordt bevonden, te corrigeren.

Ten slotte, voordat het contract wordt ondertekend, moet u de tijd nemen om de advocaten van de vereniging het te laten onderzoeken. De schrijver van een contract zal het in hun voordeel opstellen. Een advocaat die goed thuis is in het beoordelen van contracten, zal in staat zijn om twistpunten onder de aandacht van het bestuur te brengen die problematisch kunnen zijn voor de gemeenschap. Ja, het kost geld om te hebben gedaan. Maar een paar honderd dollar aan het advocatenkantoor zou de vereniging later tien, zo niet honderdduizenden dollars kunnen besparen.

© 2018 Kristen Willms