Begrijpen hoe u budgetten kunt beheren

Om budgetten effectief en efficiënt te beheren, is het noodzakelijk om…

alle financiën (inkomsten en uitgaven) bewaken, controleren en registreren,
weet hoe u de kosten kunt minimaliseren in de gebieden waarvoor u verantwoordelijk bent,
in staat zijn om problematische gebieden te onderzoeken of te identificeren en ze recht te zetten, en
uitgaven efficiënt beheren en autoriseren.

Dit artikel is gebaseerd op de NVQ Level 4-eenheid, "Budgetten beheren". Lees dit artikel om een duidelijk idee en begrip te krijgen van het doel van budgetten. U krijgt inzicht in het doel van budgetten, inclusief de voordelen van het effectief en efficiënt beheren van financiële middelen; de wettelijke, regelgevende en organisatorische vereisten voor het beheren van een budget; en de verschillende soorten begrotingssystemen en hun kenmerken.

Nu heeft u een grondige kennis nodig van het beheren van budgetten. Het begrotingsproces valt doorgaans onder de verantwoordelijkheid van het senior management en het financieel personeel. Deze personeelsleden moeten beschikken over nauwkeurige en actuele informatie en kennis van efficiënte budgetteringsprocedures.

Voor elk boekjaar worden budgetten opgesteld. De betrokken managers en medewerkers zullen voor hun eigen verantwoordelijkheidsgebieden budgetten moeten ontwikkelen en deze vervolgens aan de financiële afdeling over moeten dragen. Deze ontwerpbegrotingen worden vervolgens beoordeeld door het hoger management en later goedgekeurd door een commissie of iets dergelijks, afhankelijk van de organisatie.

Methoden voor het bewaken, controleren en registreren van inkomsten en uitgaven

U kent het doel van budgetten. Nu is het uw verantwoordelijkheid om ze te beheren. Het beheren van budgetten vereist dat u constant inkomsten en uitgaven bewaakt, controleert en registreert om elke financiële beweging en het resultaat ervan bij te houden. Hoe ga je dit bereiken? Laten we een paar manieren of methoden bekijken.

Inkomsten en uitgaven monitoren

Budgetbewaking wordt gedaan om ervoor te zorgen dat de middelen worden gebruikt volgens de plannen die in de begroting zijn uiteengezet. Het volgen of monitoren van de manier waarop financiële middelen worden gebruikt, is erg belangrijk voor elke afdeling en de organisatie. Het is een continu proces om ervoor te zorgen dat de doelstellingen worden gehaald zoals gespecificeerd op de begroting. Door deze monitoring kunt u budgetteringsbeslissingen nemen en passende maatregelen nemen wanneer en waar nodig.

Inkomsten en uitgaven moeten worden gecontroleerd om eventuele veranderingen in patronen te vinden, zodat passende maatregelen kunnen worden genomen. Deze controleprocedure kan met regelmatige tussenpozen worden uitgevoerd, zoals bijvoorbeeld elke maand. Houd er bij het monitoren van gegevens rekening mee dat het budget voor het komende jaar was gepland en de uitgaven en inkomsten tot nu toe.

Bekijk het resterende saldo voor de rest van de periode van het huidige boekjaar en maak een prognose van hoe de situatie tegen het einde van het boekjaar in dit tempo zal zijn. Bekijk eventuele variaties, zowel positieve als negatieve, en onderneem de nodige maatregelen om ze recht te zetten. Bij elke stap is het belangrijk om alle feiten en handelingen te documenteren (vastleggen).

De inkomsten en uitgaven bij de budgethouder en hoger management kunnen het beste via regelmatige bijeenkomsten worden opgevolgd. Er moet een effectief cashflowbeheer zijn, aangezien het erg belangrijk is voor de diensten en producten die het bedrijf levert.

Budgetten kunnen worden opgesplitst in kostenplaatsen of andere codes of niveaus, zodat ze gemakkelijker kunnen worden bewaakt. Dit zal helpen om gebieden te identificeren die te veel en te weinig presteren.

U moet in staat zijn om elke afwijking van de voorgestelde uitgaven te analyseren en te verklaren, of deze nu positief of negatief zijn. Dit moet vergezeld gaan van een actieplan. Dit zorgt ervoor dat de middelen economisch, efficiënt en effectief worden gebruikt.

Inkomsten en uitgaven beheersen

De volgende belangrijke kwestie is het beheersen van de inkomsten en uitgaven. Zonder deze stap geeft men geld uit het spoor. Om de inkomsten en uitgaven te beheersen, is het het beste om de persoon die verantwoordelijk is voor het beheer van de financiën en prestaties van een afdeling rechtstreeks te betrekken bij het ontwikkelen van het budget. Het beschikbare budget moet worden gecommuniceerd met al het relevante personeel.

Er kunnen verschillende delen van het budget zijn die door verschillende medewerkers worden beheerd, dus het is het beste om de mensen die er rechtstreeks bij betrokken zijn, toe te wijzen en te geven, bijvoorbeeld de goedkeurder van het budget en de budgetbeheerder. De afdelingen of teams moeten worden gewezen op de persoon die verantwoordelijk is voor het beheersen van de inkomsten en uitgaven.

Het totale bedrag aan beschikbare financiële middelen voor een bepaald jaar moet de totale geplande uitgaven voor dat specifieke jaar weerspiegelen.

Inkomsten en uitgaven registreren

Het registreren van inkomsten en uitgaven kan handmatig of elektronisch worden gedaan. De opname moet onmiddellijk en dagelijks worden gedaan. Alle rekeningen met betrekking tot inkomsten en uitgaven, alle inkomsten die verschuldigd zijn, alle ontvangen betalingen, uitgeschreven ontvangsten en facturen, schulden enz., Moeten duidelijk worden geregistreerd met datum en doel.

Het registreren van inkomsten is een manier om te bepalen of het bedrijf winst maakt of niet, omdat het details bevat over ontvangen en uitgegeven geld.

5 geweldige tools voor het bijhouden van zakelijke uitgaven

Leg de details van de bedrijfsactiviteiten op volgorde vast, beginnend bij de meest winstgevende tot de minst winstgevende. Dit zal u automatisch helpen bij het analyseren en ondernemen van actie op gebieden die enorme verliezen veroorzaken.

Voor kleine uitgaven is het goed om een kleine geldrekening te gebruiken om de kleine uitgaven te gebruiken en bij te houden. Door deze op te nemen, wordt het geld efficiënt terugbetaald en wordt alleen het geregistreerde geld terugbetaald. Dit is een efficiënte manier om kleine uitgaven vast te leggen die anders onopgemerkt zouden blijven.

Manieren waarop kosten kunnen worden geminimaliseerd op het gebied van iemands verantwoordelijkheid

Het verlagen van de kosten in het bedrijfsleven is een efficiënte manier om budgetten of beschikbare middelen te beheren. Als iedereen de kosten in zijn eigen verantwoordelijkheidsgebied minimaliseert, levert dat al met al enorme besparingen op voor het bedrijf. Men moet weten om de juiste keuzes te maken als het gaat om het uitgeven van geld aan specifieke gebieden van het bedrijf.

De manieren waarop de kosten in het eigen verantwoordelijkheidsgebied kunnen worden geminimaliseerd, zijn:

Effectief gebruik maken van technologie

Er zijn tegenwoordig veel geavanceerde technologieën beschikbaar, van online winkelen tot het betalen van rekeningen enz. Maak efficiënt gebruik van de volgende technologieën om tijd en geld te besparen.

Vergaderingen kunnen worden gehouden met behulp van teleconferenties, wat betekent dat u geld bespaart op reizen, het regelen van kamers / locaties, tijd bespaart op het organiseren en plannen van vergaderruimten enz.
U kunt efficiënt gebruik maken van technologie door niet op papier af te drukken en elektronische opslag te gebruiken voor bestanden en andere zakelijke gegevens. Dit bespaart tijd, geld en het milieu.
Sommige bedrijven kunnen afhankelijk van de aard online worden beheerd of de marketing kan in ieder geval online worden gedaan. Dit zal helpen om veel geld te besparen dat wordt besteed aan marketingpersoneel, kantoorruimte, apparatuur, enz.

Schulden

Creditcards hebben een hoge rente en daarom moeten ze zo snel mogelijk worden betaald. Dit zal het bedrijf op de lange termijn helpen.

Begroting

Stel altijd een budget op voor uw verantwoordelijkheidsgebied en houd u eraan. Elke afwijking ervan kan behoorlijk schadelijk zijn, maar het geeft u een duidelijk plan van wat u wel en niet moet doen en wat u moet vermijden.

Vermindering van uitgaven

Koop alleen de noodzakelijke stationaire apparatuur, meubels en software die nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Verminder andere ongewenste uitgaven. Koop energiezuinige machines en gebruik spaarlampen, zodat u kunt besparen op uw energierekening. Gebruik goed geïsoleerde deuren en ramen. Soms verkopen fabrikanten refurbished items tegen veel lagere prijzen en als ze van goede kwaliteit lijken te zijn, ga er dan voor.

Werken vanuit huis

Dit is een efficiënte manier om geld te besparen op kantoorruimte en brandstofkosten. Bij het verlagen van de kosten is het verstandig om ze op de juiste gebieden te bezuinigen, omdat kostenbesparingen in de verkeerde gebieden een rampzalig of negatief effect kunnen hebben. Zoek altijd naar een goede prijs-kwaliteitverhouding en dit kan worden bereikt door een goede relatie te onderhouden met leveranciers en samenwerkingsorganisaties.

Situaties identificeren waarin corrigerende maatregelen nodig kunnen zijn

Corrigerende maatregelen zijn vereist op gebieden die niet in overeenstemming zijn met het beleid, de procedures of de processen van de organisatie. De redenen voor deze non-conformiteiten moeten worden geïdentificeerd en er moeten preventieve maatregelen worden genomen als deze zich in de toekomst voordoen, dit wordt corrigerende actie genoemd. Corrigerende maatregelen kunnen worden genomen als gevolg van een klacht of een audit of negatieve effecten op de financiën van het bedrijf, enzovoort. Om de juiste actie te ondernemen, moet er onderzoek worden gedaan naar de specifieke kwestie.

Enkele situaties die mogelijk corrigerende maatregelen vereisen, zijn:

Projectbudgetten lopen uit de hand. Dit kan worden vermeden als u het budget nauwlettend in de gaten houdt en ook als de medewerkers weten dat u het budget bewaakt. Bekijk en herprognose het budget wekelijks.
Werk dat langer duurt dan gepland en dus extra budget, moeite en tijd vraagt.
Wanneer een of meer teamleden een project dumpen.

Wanneer een taak of project niet op schema ligt of het budget overschrijdt vanwege technische of financiële beperkingen.
Een belangrijke taak of project of doelstelling die wordt gemist.
Wanneer uitgevoerde werkzaamheden of taken niet voldoen aan de doelstellingen.
Klanten zijn niet tevreden met diensten of producten omdat ze niet voldoen aan specificaties of verwachtingen.
Wanneer een middel of sponsor faalt.
Tijdens risicobeoordelingen, audits of kwaliteitsborgingsinspectie.

Corrigerende maatregelen kunnen van alles zijn, zoals het opnieuw plannen van projecten, het opnieuw toewijzen van middelen, het reorganiseren van teams, het anders beheren van projecten, het herontwerpen van processen of producten enz. Identificeer de hoofdoorzaak en neem de nodige maatregelen.

De reikwijdte van de eigen bevoegdheid voor het beheren van een begroting en het autoriseren van uitgaven

Bij het beheren van een budget gaat het niet alleen om het juist houden van de financiële cijfers, het gaat ook om het managen van de betrokken mensen. Bijvoorbeeld de medewerkers of teamleden. Men moet over goede managementvaardigheden beschikken om budgetten te beheren en uitgaven te autoriseren. De budgethouder heeft de verantwoordelijkheid voor het geld dat voor een bepaald budget wordt toegewezen en daarom moeten ze controleren of de uitgaven legitiem zijn en vervolgens het budget goedkeuren. Autoriteit om te besteden betekent niet dat men het toegewezen geld zomaar zomaar kan besteden; het betekent dat geld op verantwoorde en verstandige wijze moet worden besteed. Men kan in de problemen komen als er fouten zijn in het budgetbeheer en ook worden beloond als ze succesvol zijn in het budgetbeheer.

Bij het beheren van budgetten en het uitgeven van het budgetgeld, moet de budgethouder rekening houden met de doelstellingen van de organisatie. Er zullen specifieke doelen en verantwoordelijkheden zijn waarmee rekening moet worden gehouden om de doelen of doelen te bereiken. Men moet ook rekening houden met de wettelijke voorschriften en organisatorische vereisten bij het behandelen / beheren van budgetten. Onderneem altijd de nodige maatregelen om de kosten te minimaliseren en neem ook passende maatregelen voor het geval er te veel geld werd besteed aan budgetten.

Bewaak, controleer en registreer inkomsten en uitgaven. Maak documenten die de prestaties van de organisatie schetsen ten opzichte van het budget. Houd alle gegevens up-to-date en nauwkeurig.

Ik hoop dat je de informatie hier nuttig hebt gevonden. Aarzel niet om uw gedachten en ervaringen achter te laten. Het allerbeste en bedankt voor het langskomen.

Inhoudsopgave: