Hoe u een zakelijk telefoonsysteem correct automatiseert

Telefonische receptioniste

Met dank aan FreeDigitalPhotos.net

Deze gids is van toepassing op elk type geautomatiseerd zakelijk telefoonsysteem. U hebt dit nodig nadat uw systeem al is geïnstalleerd en alle bedrading en telefoonverbindingen zijn voltooid.

Ik zal u de informatie geven die u nodig heeft om uw automatische telefoniste te programmeren om uw bellers efficiënt af te handelen.

Een goede configuratie is cruciaal om een uitstekende eerste indruk van uw bedrijf te geven.

Een zakelijk telefoonsysteem bestaat uit drie onderdelen:

Het belangrijkste onderdeel is de PBX, wat staat voor " P rivate B ranch E x change ". Een levend persoon is vereist om inkomende oproepen te beantwoorden en door te leiden, tenzij het systeem item "2" hieronder bevat.
Een automatische telefoniste biedt een menu met opties die bellers kunnen gebruiken om oproepen door te verbinden zonder dat er een live receptionist nodig is.
Ten slotte stelt een voicemailcomponent bellers in staat berichten achter te laten voor personeel.

Voordelen van een geautomatiseerd telefoonsysteem

Zakelijke telefoontjes kunnen de concentratie van werknemers verstoren en hen de extra verantwoordelijkheid geven om berichten voor andere werknemers op te nemen. Een geautomatiseerd telefoonsysteem stelt personeel in staat productiever te zijn, maar alleen als het is geprogrammeerd om bellers correct door te leiden.

Bellers kunnen automatisch naar specifieke telefoons op kantoor worden doorgeschakeld. In veel gevallen kan het personeel hun toestellen zelfs naar externe locaties of mobiele telefoons doorsturen.

Met voicemail inbegrepen, zal het systeem berichten ontvangen voor drukbezet personeel. Elke persoon kan zijn of haar begroeting opnemen die voor de beller wordt afgespeeld als deze niet opneemt.

Een automatische telefoniste kan bellers ook toestaan om naar opgenomen informatie te luisteren zonder te wachten tot een live persoon routinevragen beantwoordt. Dat is geweldig voor het verstrekken van openingstijden, routebeschrijvingen naar uw kantoor, het aanbieden van vacatures en antwoorden op andere veelgestelde vragen.

Hoe komen meerdere bellers door op één nummer?

Als u maar één telefoonlijn heeft, komt er maar één beller binnen. Een tweede beller krijgt de bezettoon omdat uw telefoonmaatschappij de tweede oproep niet kan bezorgen.

Als u niet wilt dat uw bellers bezetsignalen krijgen, heeft u voor elke gelijktijdige beller een aparte telefoonlijn nodig.

U hebt het juiste aantal telefoonlijnen nodig om het gespreksvolume te ondersteunen dat u verwacht, en uw telefoonsysteem moet de extra lijnen ondersteunen.

Als u bijvoorbeeld tien toestellen heeft en gewoonlijk zijn er vijf mensen tegelijk met externe telefoongesprekken, dan heeft u vijf telefoonlijnen nodig van uw telefoonmaatschappij. Als alle vijf de lijnen in gebruik zijn, krijgt de volgende beller de bezettoon.

De feitelijke methode voor het afleveren van inkomende oproepen is een functie van het telefoonbedrijf. Elke beller kiest hetzelfde nummer, uw hoofdbedrijfsnummer. Het telefoonbedrijf biedt een functie met de naam rollover-service . Als de eerste lijn bezet is, gaat de volgende beller naar de volgende beschikbare lijn.

Bezet signalen kunnen worden vermeden door voldoende telefoonlijnen te hebben om alle mogelijke gelijktijdige bellers te bezorgen.

Hoe u een zakelijk telefoonsysteem maakt. Behandel uw bellers op de juiste manier

Bij het programmeren van de menu-opties is het essentieel om rekening te houden met de logische plaatsing van de afdelingen en het personeel in uw bedrijf. Een goed georganiseerd telefoonmenu helpt bellers snel door te komen.

U wilt uw beller in de goede richting wijzen zonder de keuzes te verwarren. Een gemakkelijk te volgen menu is cruciaal, met opties voor specifieke afdelingen, personeel of andere informatie.

Hoe plan je de juiste structuur voor je menu? Bedenk waar de meeste van uw bellers over bellen en wat ze van u nodig hebben. Bedenk ook hoe goed uw klanten uw bedrijf kennen.

Neemt hij regelmatig contact op met specifiek personeel?
Kennen ze de toestelnummers?
Weten ze de achternaam van uw personeel?
Of hebben ze gewoon een vaag idee van welke afdeling ze moeten bereiken?

Als u dit weet, kunt u uw telefoonmenu ontwerpen om aan de behoeften van uw klanten te voldoen.

Als u veel mensen heeft die veelgestelde vragen hebben of informatie over uw producten nodig hebben, voegt u een optie toe zoals " Druk op 5 voor informatie over onze widgets. "

Als uw klanten uw personeel bij naam kennen, is het handig om een telefoonboek voor bellen op naam aan te bieden. De beller krijgt de opdracht om de achternaam op het toetsenbord van de telefoon te kiezen.

Onthoud dat als iemand uw bedrijf verlaat of u anderen inhuurt, u uw telefoonboek up-to-date moet houden.

Om ervoor te zorgen dat u geen bellers kwijtraakt, is het om veiligheidsredenen altijd handig om een beller de mogelijkheid te geven om naar een telefoniste te gaan door op nul te drukken. Uw telefoniste kan uw receptioniste zijn of iemand die bellers kan helpen die begeleiding nodig hebben.

Telefoonbeller drukt op menu-opties

Afbeelding van Pete Linforth via Pixabay

Geautomatiseerde zakelijke telefoonsysteemetiquette

Het is een goede zakelijke gewoonte om het uw bellers zo gemakkelijk mogelijk te maken om de juiste persoon te bereiken om hen te helpen. De volgende punten zijn cruciaal.

Bied handige menukeuzes

Het is gebruikelijk om afdelingen in het menu te plaatsen en extensies voor personeel toe te wijzen. In sommige gevallen wilt u mensen in het menu plaatsen, zodat uw beller het volgende hoort: "Voor Sally Jones drukt u op 1, voor John Smith drukt u op 2, enz."

Merk op dat u in dit geval uw beller een idee geeft van de grootte van uw bedrijf. U kunt dat vermijden door in plaats daarvan een functie Kiezen op naam te gebruiken en dat een van de menukeuzes te maken.

Geef bellers een snelle live-persoon met Option Zero

Veel mensen hebben haast en sommigen hebben niet het geduld om naar het hele menu te luisteren. U wilt die potentiële klanten niet verliezen, en u wilt ze zeker niet frustreren. Vaak willen deze bellers op nul drukken voor onmiddellijke aandacht door een echt persoon. Daarom is het raadzaam om de menuoptie nul te laten overgaan naar een telefoniste die hen kan helpen of de oproep kan doorverbinden.

Meng geen zakelijke en persoonlijke begroetingen

Een ander belangrijk ding is om zakelijke en persoonlijke begroetingen niet te combineren. Wanneer uw medewerkers hun toestelnummers doorschakelen naar hun gsm of thuistelefoon, willen ze misschien niet dat hun bellers hun uitgaande begroeting horen als ze een doorgeschakeld gesprek niet beantwoorden.

Oproepscreening kan worden gebruikt om de persoonlijke begroeting van de bestemming te blokkeren, zodat de beller alleen de professionele begroeting onder het toestel hoort. Als de voicemail van een mobiele telefoon antwoordt, wordt de beller niet verbonden. In plaats daarvan wordt de beller teruggenomen en naar de voicemail van het bedrijfssysteem geleid met de juiste zakelijke begroeting.

Meeluisteren

In plaats van verbinding te maken wanneer beantwoord, speelt het eerst de naam van de beller af voor de ontvanger. Vervolgens kunnen ze op een toets drukken om de oproep te accepteren. Als de voicemail antwoordt, wordt er geen toetstoon geretourneerd, dus het telefoonsysteem neemt de beller terug, zoals ik zojuist hierboven heb uitgelegd.

Oproepverwerking wanneer er geen personeel beschikbaar is

Uw personeel is mogelijk niet altijd beschikbaar om oproepen aan te nemen. Maar het is noodzakelijk om voor uw klanten te zorgen wanneer ze bellen.

Dus als een oproep onbeantwoord blijft, kunt u de beller snel doorverwijzen naar een geschikte voicemailbox met instructies in de begroeting, zodat uw beller er zeker van is dat hij of zij onmiddellijk wordt afgehandeld.

Als uw personeel privacy nodig heeft om de betrokken taken uit te voeren, kunnen hun extensies worden ingesteld op de modus "Niet storen", zodat belangrijke bellers niet alleen horen rinkelen of in de " Voice Mail Jail " vallen.

Als een toestel in plaats daarvan is ingesteld als Niet-storen, speelt het een alternatieve begroeting af die de mailboxgebruiker had ingesteld om bellers af te handelen wanneer ze niet beschikbaar zijn. Deze begroeting staat bekend als een 'Niet-beschikbare begroeting'. Het geeft instructies aan uw beller, zoals welk toestel hij moet bellen voor onmiddellijke service door een andere medewerker.

Het feit dat de mailboxgebruiker zowel een gewone begroeting als een niet-beschikbare begroeting kan opnemen, maakt het gemakkelijk om over te schakelen naar Niet-storen (of niet-beschikbare modus) en weer terug zonder een nieuwe begroeting te hoeven opnemen.

Onthoud dat u alle berichten moet opvolgen. Uw personeel moet dus regelmatig hun voicemailboxen controleren of een berichtmeldingsmethode hebben ingeschakeld.

Externe werknemers verbinden via uw telefoonsysteem

Als u een mobiel personeelsbestand heeft, thuiswerkers in dienst heeft of satellietkantoren heeft, moet u al uw werknemers samenbrengen in een uniform telefoonsysteem, zodat ze toegankelijk zijn voor uw bellers.

Bij sommige telefoonsystemen kunnen extensies worden geprogrammeerd om oproepen naar externe nummers door te leiden. Als u over die functie beschikt, maak dan extensies aan voor al het externe personeel dat toegankelijk moet zijn.

Correct gebruik van verlenggsm's

Als uw externe personeel zich niet op een specifieke locatie bevindt, kunt u de telefoonsysteemextensies programmeren om oproepen naar hun mobiele telefoons te leiden. Een beller die zijn toestel kiest, wordt verbonden via de mobiele telefoon zonder zelfs maar te weten dat hij niet fysiek op kantoor is.

U kunt er echter rekening mee houden dat gemiste oproepen in de voicemail mogelijk niet op tijd worden beantwoord en teruggestuurd. Een oplossing is om oproepscreening uit te schakelen en alle oproepen in de voicemail van hun mobiele telefoon te laten vallen als er geen antwoord is.

Het voordeel is dat ze niet op twee plaatsen naar berichten hoeven te kijken. Ze hoeven alleen maar naar de mobiele telefoon te kijken, die waarschijnlijk een bericht wachtsignaal heeft om een gemiste oproep aan te geven.

Merk op dat de beller de persoonlijke begroeting op de mobiele telefoon zal horen als er geen antwoord is. De begroeting moet dus betrekking hebben op het bedrijf als deze methode wordt gebruikt, tenzij uw systeem die begroeting kan omzeilen, zoals ik eerder heb besproken.

Een goede planning zal veel indruk maken op uw bellers wanneer ze gemakkelijk in contact kunnen komen met het juiste personeel om hun beoogde doelen te bereiken. Dit komt zowel u als uw klanten ten goede.

Externe werknemer die telefoon beantwoordt

Afbeelding van Gref_exe via Pixabay

Een telefoonsysteem laten omgaan met uw behoeften

U zult willen nadenken over de flexibiliteit van het gebruik en hoe uw bellers het meeste kunnen profiteren van uw aangepaste automatische telefonistenmenu.

U moet beslissen welke functies u wilt gebruiken en hoe u ze correct kunt implementeren. U wilt geen functie van uw telefoonmaatschappij gebruiken die het telefoonsysteem verstoort.

Hier is een kort overzicht van enkele veelvoorkomende functies en hoe u deze kunt integreren:

Voicemail

Als iemand van uw personeel bezig is met de telefoon, zal hun voicemail het bericht aannemen. Elk telefoontoestel moet een eigen voicemailbox hebben met een eigen persoonlijke begroeting.

Het is van vitaal belang om de voicemail van uw telefoonmaatschappij uit te schakelen wanneer u de voicemailfunctie met uw telefoonsysteem gebruikt.

Oproepen doorverbinden

Als u personeel op externe locaties heeft, wilt u misschien dat bellers die hun toestelnummer bellen, worden doorgeschakeld naar hun mobiele telefoon.

Een goed telefoonsysteem moet verschillende soorten doorschakelfuncties kunnen verwerken die uw telefoonmaatschappij biedt, zoals bellen met drie personen of doorverbinden en vrijgeven, een functie die bekend staat als Centrex.

Als je geen overdrachtsmogelijkheid hebt met je telefoonmaatschappij, dan zou een fatsoenlijk telefoonsysteem bellers nog steeds naar een ander nummer moeten kunnen doorverbinden door de oproep via twee telefoonlijnen te patchen.

Controleer ten slotte of uw telefoonsysteem een goede eerste indruk maakt

Tot slot, wanneer u uw geautomatiseerde systeem heeft ingesteld en u de programmering heeft voltooid, belt u uw telefoonnummer en luistert u naar uw bedrijfsgroet. Test elke optie in het menu om er zeker van te zijn dat alles naar behoren werkt.

U wilt niet dat uw bellers iets vreemds tegenkomen. U kunt het opvangen en corrigeren voordat uw bellers iets verkeerds ontdekken dat hen irriteert.

Onthoud dat uw telefoonsysteem het eerste is dat uw klanten en klanten ervaren wanneer ze u bellen. Maak dus een uitstekende eerste indruk.