Unit 2: organisatie van reizen en accommodatie in het bedrijfsleven

Opmerking: deze informatie is bedoeld om u te helpen met het Level 2 Diploma in Business and Administration. Gelieve niet te kopiëren.

Verschillende soorten vergaderingen

Soorten bijeenkomsten zijn afhankelijk van de grootte van een organisatie, de onderwerpen die besproken moeten worden en het aantal mensen dat mogelijk aanwezig zal zijn.

Een staande vergadering is precies zoals het klinkt: een staande vergadering. Deze bijeenkomsten worden vaak voor korte tijd door de manager gehouden. Ze worden meestal gebruikt wanneer de manager werknemers moet informeren over eenvoudige wijzigingen of taken die moeten worden gestart en voltooid.
Een conferentie is een zeer geplande en georganiseerde bijeenkomst, en conferenties zijn grotendeels gebaseerd op discussie en meningen. Ze worden vastgehouden door een voorzitter om een of meerdere onderwerpen te bespreken en hebben vaak een hoge opkomst van verschillende mensen binnen de organisatie. Soms vinden er telefonische vergaderingen plaats. Hierbij kunnen een of meer personen betrokken zijn.
Een presentatie is een bijeenkomst die wordt gehouden om medewerkers te informeren over veranderingen in routine, regels en procedures. Het plannen van een presentatie is vaak erg tijdrovend, aangezien het essentieel is dat alle informatie nauwkeurig en gedetailleerd is. Bij een presentatie zijn er vaak een of twee presentatoren en de aanwezigen hebben meestal de kans om eventuele vragen aan het einde te bespreken.
Een actuele bijeenkomst is een bijeenkomst die wordt gehouden om een individueel onderwerp te bespreken.
Noodvergaderingen worden plotseling gehouden, vaak zonder veel planning en kennisgeving. Het gaat meestal om discussies over een crisis, zowel intern als extern van de organisatie. Een spoedvergadering moet worden bijgewoond door alle leden van een team, wat de dagelijkse werkzaamheden kan verstoren, maar het is erg belangrijk. Een agenda is niet nodig voor een spoedvergadering vanwege de korte termijn; notulen dienen echter tijdens of na de vergadering te worden genoteerd.

Administratieve ondersteuning voor vergaderingen

Bij vergaderingen is het essentieel dat er administratieve ondersteuning wordt geboden. Voordat een vergadering wordt gehouden, moet er een lijst worden gemaakt van alle aanwezigen en moet korte informatie worden verzameld over het doel van de vergadering. Als mensen binnenkomen voor de vergadering, is het belangrijk dat iemand noteert wie er arriveert.

Er moet altijd een notulist zijn; dit zijn mensen die de discussies en afspraken die tijdens een bijeenkomst plaatsvinden vastleggen, zodat mensen daarnaar kunnen verwijzen. Wanneer mensen het gebied voor de vergadering betreden, is het belangrijk dat iemand de namen van de mensen daar opschrijft voor het geval er een tweede vergadering moet worden gehouden met dezelfde aanwezigen. Hierdoor kan de manager etc. ook weten wie de nieuwe doelstellingen heeft gekregen of wie zich bewust is van de nieuwe resultaten.

Administratieve ondersteuning is ook nodig bij het plannen en organiseren van een bijeenkomst (raadpleeg vraag 3 voor waar ze mee helpen).

Bijeenkomsten organiseren

Overweeg bij het organiseren van een bijeenkomst het doel ervan en wie het 'hoofd' van de bijeenkomst zal zijn. Er moet een geschikt tijdstip worden afgesproken, zodat de vergadering niet in strijd is met belangrijke benoemingen van de bij de vergadering betrokken personen. De duur van de vergadering moet worden gepland, evenals een lijst met wie er aanwezig zullen zijn en er moet een geschikte locatie worden gekozen (een die alle aanwezigen ook kunnen krijgen). Er moet een agenda worden gemaakt; dit is een lijst met items die de onderwerpen schetsen die tijdens de vergadering moeten worden besproken.

Als er versnaperingen moeten worden verstrekt, moet over het bedrag worden nagedacht en, afhankelijk van hoe ver / hoe dicht de vergadering is, moeten de drankjes worden gekocht en correct worden bewaard. Er moet rekening worden gehouden met speciale diëten.

Toegang met een handicap moet worden overwogen om bezoekers te ondersteunen. Indien nodig moet de locatie van de bijeenkomst worden gecontroleerd om er zeker van te zijn dat deze geschikt is voor rolstoelgebruikers enz. Er kunnen gebarentaaltolken worden ingehuurd of uitgenodigd om te helpen bij de communicatie.

Zakelijke accommodatie

Als u voor zaken reist, kan het gebied lokaal of internationaal zijn. Het is belangrijk dat alle verschillende reisopties worden onderzocht voordat u boekt om de geschiktheid en betrouwbaarheid te vergelijken, evenals de verschillende soorten accommodatie.

Verschillende reismogelijkheden: auto, taxi, bus, touringcar, trein, boot / veerboot, vliegtuig
Verschillende soorten accommodatie: hotel, bed en breakfast.

Binnen het bedrijfsleven is het van groot belang om instructies en eisen voor zakenreizen en accommodatie te bevestigen. Bij het regelen van zakenreizen met accommodatie is het planningsproces erg belangrijk. Het aantal mensen dat reist en het budget zullen moeten worden ontdekt om verder te gaan met het planningsproces.

Ten eerste moeten de verschillende soorten zakenreizen bekend zijn; gaat de reis lokaal of internationaal zijn? Zodra de locatie is bevestigd, moet een zorgvuldige afweging worden gemaakt bij het kiezen van accommodatie.

Hotels bieden vaak drie vierkante maaltijden per dag (inclusief een lunchpakket) maar kunnen behoorlijk duur zijn. Ze bieden bezoekers echter veel verschillende faciliteiten, waaronder openbare ruimtes in het hotel, en bieden mogelijk ook gratis wifi, waardoor zakenmensen op de hoogte kunnen blijven van hun taken terwijl ze in hun kamer zijn en waarmee ze kunnen communiceren met collega's.
Bed and Breakfasts bieden altijd 's ochtends een ontbijt dat bij de verblijfskosten is inbegrepen. De faciliteiten in sommige bed & breakfasts zijn beperkt, wat niet al te zorgelijk zou moeten zijn, aangezien het waarschijnlijk is dat de werknemer bij zakenreizen niet vaak in de toegewezen kamer zal zijn.

Reizen boeken

Bij het boeken van reizen is het belangrijk dat er extra onderzoek wordt gedaan. Als het hotel / bed & breakfast een avondklok heeft om te boeken, is het van vitaal belang dat de zakenmedewerker daar eerder aankomt. In sommige gevallen is het gemakkelijker om de dag ervoor te reizen om in een kamer te gaan zitten en te ontspannen tot het werk begint. Uitgaven moeten zorgvuldig worden gecontroleerd, zodat de kosten binnen het budget blijven.

Kaartjes voor reizen en de hotel / bed & breakfast kamers moeten van tevoren worden geboekt om teleurstelling en stress te voorkomen. In sommige gevallen kunnen zakenreizigers een bepaald bedrag krijgen om voedsel te kopen, met de bus of taxi te reizen en in andere behoeften te voorzien.

Wanneer de planning is voltooid, moeten alle personeelsleden die deelnemen aan de zakenreizen de details over de reis en accommodatie krijgen, zodat ze zich kunnen voorbereiden en de exacte details kennen van wat ze doen.

Het is belangrijk om een administratie bij te houden van zakenreizen en accommodatie om de kasstromen en bedrijfswinsten bij te houden, aangezien het geld dat voor zakenreizen wordt gebruikt vaak op een beperkt budget is ingesteld. Als er gegevens worden bijgehouden over reizen en accommodatie, bijvoorbeeld hoeveel geld ze kosten en hun geschiktheid, kan in de toekomst naar het record worden verwezen om geld te besparen en / of een betere accommodatie te vinden.

Het is ook handig om gegevens bij te houden, omdat het communicatie met werknemers mogelijk maakt over mogelijke veranderingen tijdens hun reizen.

Soorten kantoorapparatuur

Stationery: Stationery wordt grotendeels gebruikt binnen het kantoor. Voorbeelden van briefpapier: pennen, potloden, nietmachines, paperclips, post-itnotities, linialen.

Beveiligingssysteem: op mijn werkplek zijn alle kantoordeuren gesloten en hebben gecodeerde sloten. Dit is om ervoor te zorgen dat het publiek en onbevoegden geen toegang kunnen krijgen tot patiëntendossiers en kleine contanten. Er zijn ook CCTV-camera's binnen de receptie en buiten het gebouw om de veiligheid van zowel interne als externe klanten te garanderen. Alle personeelscomputers hebben een speciale 'paniek'-knop die bij indrukken opduikt als een waarschuwing op de computers van andere personeelsleden. Dit waarschuwt hen dat u in nood verkeert en het is ons beleid dat als dit gebeurt terwijl we niet met de patiënt te maken hebben, we naar het personeelslid moeten gaan dat de paniekknop heeft geactiveerd om te zien wat er mis is.

Computer: een computer is een van de belangrijkste apparaten die op kantoor worden gebruikt. Ze bevatten verschillende software, bijvoorbeeld Microsoft Word, waarmee personeelsleden brieven kunnen schrijven, enz. Computers zijn meestal verbonden met internet waardoor online communicatie en onderzoek mogelijk is. Voor een veilig gebruik van internet moet op alle computers speciale antivirussoftware worden geïnstalleerd. Het is ook belangrijk dat er een back-up wordt gemaakt van al het werk om te voorkomen dat u werk verliest. De meeste software op computers kan met een wachtwoord worden gecodeerd om alleen geautoriseerde toegang mogelijk te maken en om de vertrouwelijkheid te beschermen.

Printer / kopieerapparaat: Fotokopieerapparaten worden gebruikt om kopieën te maken van documenten op papier. Het is altijd handig om kopieën van informatie te hebben, zeker als het een klant betreft.

Scanner: Scanners zijn verbonden met computers en worden gebruikt om iets van papier naar de computer over te brengen. Het is mijn taak op mijn werkplek om de scanner te gebruiken om patiëntaantekeningen en ziekenhuisbrieven op het systeem te zetten voor toewijzing.

Bureaus en stoelen: de meeste medewerkers binnen een kantoororganisatie worden aan hun eigen bureaus toegewezen. In sommige organisaties 'hot desk' van werknemers. Dit betekent dat ze geen eigen ruimte hebben, ze nemen gewoon mee waar ze maar beschikbaar zijn.

Faxapparaat: Faxmachines worden gebruikt om documenten naar een extern bedrijf te kopiëren. Elk faxapparaat heeft een individueel nummer, net als een telefoonnummer, waardoor het beschikbaar is voor andere bedrijven om u onmiddellijk informatie door te sturen.

Frankeermachine: Frankeermachines worden gebruikt om enveloppen (brieven / pakjes) te wegen en te 'printen' zodat ze kunnen worden verzonden. Er wordt krediet gekocht voor en ingevoerd in de machine om de postzegelkosten te betalen die kunnen worden gewijzigd in 1e of 2e klas. (zie unit 12 voor meer informatie over frankeermachines)

Laminator: papier of kaart wordt in een lamineermachine gestoken die vervolgens wordt 'verzegeld' in een plastic omhulsel om ze te beschermen tegen waterschade en scheuren. Documenten worden vaak gelamineerd als ze bijvoorbeeld op posters of instructies moeten worden tentoongesteld.

Vaste telefoon: telefoons worden bijna altijd op kantoor gebruikt. Ze kunnen worden gebruikt om zowel externe als interne oproepen te doen / ontvangen. Binnen mijn werk worden telefoons gebruikt om te communiceren met andere medewerkers en om andere zorgbedrijven en patiënten te bellen. We ontvangen ook inkomende oproepen van patiënten die mogelijk een vraag hebben of die een afspraak willen maken. Elke telefoon heeft ook een 'brievenbus' waar bellers een bericht kunnen achterlaten als u niet kunt antwoorden. Ze kunnen ook in een 'niet storen'-stand worden gezet.

Archiefkast: Een archiefkast wordt gebruikt om documenten te organiseren en op te slaan. Ze hebben vaak meerdere laden en secties die kunnen worden gelabeld om te helpen bij het organiseren. Op mijn werkplek hebben we speciaal voor de persoonsgegevens van patiënten archiefkasten die alfabetisch op achternaam zijn gerangschikt en kunnen worden vergrendeld. Een voordeel van veel hiervan is dat ze brandveilig zijn, zodat essentiële informatie niet wordt vernietigd als er brand uitbreekt.

Shredder: Shredders kunnen op kantoor worden gebruikt om privé- en vertrouwelijke informatie over een ander personeelslid of een klant / patiënt te verwijderen. Dit om ervoor te zorgen dat onbevoegden de informatie niet kunnen verkrijgen. In de Wet bescherming persoonsgegevens staat dat persoonsgegevens 'niet langer bewaard moeten worden dan absoluut noodzakelijk'. Binnen mijn werkplek versnipperen we alle vertrouwelijke informatie die niet langer nodig is.

Kluis: Een kluis is een essentieel 'apparaat' voor een kantoor als de opslag van geld plaatsvindt. Een kluis zal het geld veilig opslaan en alleen geautoriseerde mensen mogen weten hoe ze er toegang toe hebben, hetzij met een sleutel of een code. De sleutel (s) van een kluis moeten ook op een veilige plaats worden bewaard om verlies of diefstal te voorkomen.

Kantoorapparatuur gebruiken

Bij het selecteren van kantoorapparatuur om een taak te voltooien, moet er rekening mee worden gehouden wat de taak van u vereist. Als u een brief moet schrijven, kunt u ervoor kiezen om Microsoft Word op een computer te gebruiken en vervolgens een printer. (Overweeg beschikbare bronnen: er is mogelijk niet genoeg papier om af te drukken.)

Het is ook belangrijk om na te denken over de hoeveelheid tijd die u heeft om een taak te voltooien. Als u bijvoorbeeld een kaart moet maken, kost het meer tijd om deze uit de vrije hand te tekenen dan wanneer u software op een computer gebruikt.

Als het gaat om het verstrekken van informatie aan andere mensen, moet dit dan snel gebeuren of is snelheid niet zo belangrijk? Faxen en het gebruik van telefooncommunicatie zijn bijna direct, terwijl e-mailen afhangt van hoe lang het duurt voordat iemand het heeft gelezen en gelezen.

Bij het uitvoeren van een taak zullen ook kosten en kwaliteit in overweging moeten worden genomen. Sommige kantoorapparatuur kan documenten van hogere kwaliteit produceren, maar tegen hoge kosten moet dit zorgvuldig worden gepland.

Afval verminderen

Het is belangrijk om afval tot een minimum te beperken in de werkomgeving, aangezien de prestaties efficiënter zullen zijn en klanten / patiënten zich meer op hun gemak zullen voelen. Alle werknemers moeten de juiste training krijgen, inclusief hoe ze afval kunnen identificeren en minimaliseren.

Het gebruik van e-mail helpt om papierverspilling te verminderen, aangezien notulen, nieuwsbrieven enz. Naar de e-mails van het personeel kunnen worden gestuurd in plaats van op papier.
Als een werknemer een printer gebruikt, mag hij alleen het aantal pagina's afdrukken dat hij nodig heeft en indien mogelijk dubbelzijdig afdrukken. Dit kan ook gelden bij gebruik van een fotokopieerapparaat.
'Elektrisch afval' is ook van groot belang om te verminderen: de rekeningen worden lager en het gebouw en het milieu worden zuiniger. Aan het einde van de werkdag moeten alle lichten worden uitgeschakeld, evenals computers en hun componenten (scanners, printers, fotokopieerapparaten). Centrale verwarming of airconditioning mag alleen worden gebruikt als dat nodig is.

Dagboeksystemen

Een hard copy, of een handmatig dagboeksysteem, heeft vaak de vorm van een gebonden of ringgebonden boek. Ze zijn er in veel verschillende dag / maand-formaten, dus het zal moeten worden overwogen hoeveel items er in het dagboek zullen gaan voordat u ze selecteert. De nadelen van dit systeem zijn de mogelijkheid van verlies en het gebruik van papier. De ruimte in een gebonden dagboek kan beperkt zijn, wat kan leiden tot onduidelijke vermeldingen. Dit kan ertoe leiden dat vermeldingen verkeerd worden gelezen. Binnen mijn organisatie zijn er in elke door het personeel onderhouden ruimte één of meerdere muurplanners die regelmatig worden bijgewerkt. Deze zijn handig omdat ze altijd in het zicht zijn. Het is een persoonlijke beslissing of we een dagboek in 'boekstijl' gebruiken of niet.

Elektronische dagboeksystemen kunnen worden gemaakt op een computer, een telefoon of een elektrische organizer. Op een computer zijn er veel verschillende programma's die u kunt gebruiken om een dagboeksysteem te maken, dus het hangt af van uw persoonlijke voorkeur. Als dagboeksystemen elektronisch zijn, is er altijd de mogelijkheid om ze met een wachtwoord te versleutelen om ervoor te zorgen dat alleen mensen met geautoriseerde toegang ze kunnen bekijken en bewerken.

Voordelen van een dagboeksysteem

Door dagboeksystemen te gebruiken, kunt u efficiënt uw eigen tijd en die van anderen plannen en indelen. Als agendasystemen toegankelijk zijn voor andere personeelsleden, laat dit hen weten wat uw algemene beschikbaarheid is voor vergaderingen, trainingsdagen en binnen mijn werkplek wanneer hun administratiedagen zijn. Dagboeksystemen helpen bij het plannen van vergaderingen en evenementen, omdat u ervoor kunt zorgen dat niets hen overlapt.

Bij het bestellen van middelen is het vaak een goed idee om in een dagboek bij te houden wat er besteld is, wanneer en hoeveel er besteld is. Dit helpt de manager en het kleine geldhoofd bij te houden hoe vaak middelen worden opgebruikt en kan mogelijk helpen bij het oplossen van problemen om verspilling van middelen te verminderen.

Het is essentieel om datums en tijden op te nemen in een dagboeksysteem. Deze moeten indien nodig worden opgevolgd met namen en informatie over de afspraak of gebeurtenis die wordt genoteerd. Dagboeksystemen moeten altijd nauwkeurig en correct zijn en alle noodzakelijke details bevatten.

Voorbeeld van een systeem in gebruik

Het verkrijgen van de juiste informatie bij het maken van dagboekaantekeningen is essentieel. Binnen mijn werk gebruiken we software genaamd 'SystmOne'. Dit bevat een soort elektronisch agendasysteem voor het maken van afspraken en telefonisch overleg. Het is belangrijk dat de informatie hierover correct is om botsende afspraken te voorkomen, om te helpen bij het beschermen van patiënten, om ervoor te zorgen dat de juiste patiënt wordt ingevoerd en zodat de arts of voorschrijvende bediende een korte samenvatting kent met betrekking tot de symptomen / behoeften van de patiënt.

We hebben ook de mogelijkheid om onze eigen agendasystemen bij te houden om data van teamvergaderingen en trainingsdagen in te voeren. Het bijhouden van deze data helpt ons om vrije tijd beschikbaar te houden. Door vergaderingen en trainingsdagen bij te wonen, kunnen we communiceren met andere collega's, eventuele problemen binnen de praktijk verbeteren en onze kennis uitbreiden.