Hoe u productiever kunt zijn op uw computer

Volgens Nielsen (een wereldwijd toonaangevend bedrijf op het gebied van gegevensanalyse) besteedt de gemiddelde Amerikaan bijna twaalf uur per dag aan het consumeren van media via elektronica. We besteden het grootste deel van onze tijd aan televisiekijken, maar buiten het werk besteden we elke dag bijna vijf uur aan apparaten met internetverbinding. Degenen onder ons die freelancen of vanuit huis werken, hebben te maken met de afleidingen die we gemakkelijk om ons heen kunnen vinden. Het is vaak te gemakkelijk om manieren te vinden om onproductief te zijn. Als externe medewerkers moeten we de drive hebben om zelfstarters te zijn en uitstelgedrag te vermijden, zodat we ons kunnen concentreren op het werk dat we op onze computers moeten doen.

Er zijn veel manieren waarop we productiever kunnen worden in ons werkende leven. Er zijn verschillende methoden om de productiviteit te verhogen online te vinden. De zeven tips die in dit artikel worden genoemd, zouden echter de basis moeten zijn voor een succesvolle routine. Volg deze tips en uw productiviteit zal waarschijnlijk toenemen.

Cathryn Lavery op Unsplash

Zorg voor een geschreven plan

Er zijn veel voorstanders om uw dagelijkse doelen en taken op te schrijven. Velen voelen voldoening als ze een voltooid item fysiek kunnen afvinken. Het kan zijn dat u zich verantwoordelijk voelt voor de opgeschreven taken. Sommige onderzoeken tonen aan dat het feit dat uw werkdag voor u wordt vermeld, de kans vergroot dat u alles voltooit wat moet worden gedaan.

Er zijn veel manieren om een lijst met werkdagdoelen samen te stellen. Het kan zo simpel zijn als een plakbriefje of zo complex als een goede planner. Veel mensen gebruiken redactionele kalenders, die met weinig moeite kunnen worden aangepast aan niet-schrijfopdrachten. Welke methode u ook kiest, maak een lijst van elke taak die u moet voltooien, eventuele deadlines en notities over elke taak. Dit helpt u bij het stellen van prioriteiten en bij het focussen van uw werk. Maak uw takenlijst aan het begin van uw werkdag of maak aan het einde van elke werkdag de taken voor de volgende dag. Als u weet wat er moet gebeuren, kunt u sneller aan de slag.

Persoonlijk vind ik een systeem van notitieboekjes en plaknotities het meest nuttig voor mij. Als schrijver heb ik een bundel ideeën voor toekomstige artikelen en boeken waarnaar ik kan verwijzen. Ik heb ook een zelfgemaakte dagelijkse planner waar ik mijn schrijfdoelen voor de maand, week en dag kan vermelden. Ik gebruik vaak plaknotities om informatie toe te voegen, zoals dingen om te onderzoeken, ideeën die bij me opkomen en het aantal woorden. Ik heb gemerkt dat het creëren van een systeem waarin ik dingen gemakkelijk kan herschikken, mij het beste gevoel van voldoening geeft.

Zoek uit wat je chronotype is

Er zijn talloze onderzoeken gedaan naar productiviteit en wanneer mensen mentaal het meest actief zijn. Sommigen van ons zijn ochtendmensen en sommigen van ons zijn nachtbrakers. Sommigen van ons bevinden zich ergens tussen deze twee uitersten. Deze termen zijn eenvoudigweg labels die aangeven wanneer we het meest waarschijnlijk productief zijn. Een groot deel van ons valt ergens tussen de vroege vogel en de nachtbraker in. Als je geluk hebt, vallen je meest productieve tijden binnen het bereik van "normaal" in plaats van aan het ene uiteinde van de extremen. Als u dat niet doet, zijn er enkele dingen die u kunt doen om productiever te zijn.

Besteed een week of twee bewust aan het volgen van wanneer u zich het meest gemotiveerd voelt om te werken. Als u eenmaal een algemeen idee heeft van uw meest productieve tijden, kunt u uw werkschema zo plannen dat het in deze tijden past. Probeer, indien mogelijk, jezelf niet aan het werk te zetten tijdens je meest onproductieve uren. Hoewel het mogelijk is om een verandering in uw chronotype of interne klok af te dwingen, is het meestal veel gemakkelijker om met de natuurlijke ritmes van uw lichaam te werken. Het kan ook nuttig zijn om uw slaapgewoonten bij te houden. Ontdekken wanneer het voor jou het gemakkelijkst is om in slaap te vallen en wakker te worden, geeft aan wanneer je zou moeten slapen. Lang wakker blijven nadat u in bed bent gestapt, is een indicatie dat u te vroeg naar bed gaat. In slaap vallen voordat het je lukt om in bed te komen, kan betekenen dat je te laat opblijft. Als je kunt, werk dan met je lichaam en niet ertegen.

Jesus Hilario H. op Unsplash

Organiseer dat bureau

Het is bewezen dat rommel een toename van cortisol veroorzaakt. Verhoogd cortisol veroorzaakt meerdere gezondheidsproblemen, waaronder gewichtstoename, hartaandoeningen, geheugenproblemen, slaapproblemen, diabetes, angst en depressie. Het minimaliseren van rommel rond uw werkgebied kan helpen om stress (en cortisolspiegels) te verminderen. Dit kan uw concentratievermogen vergroten. Uw risico op veel gezondheidsproblemen kan ook worden verlaagd. Een overzichtelijk bureau helpt u zich te concentreren op uw werk en voorkomt tijdverlies bij het zoeken naar dingen die u nodig heeft. Het houden van een georganiseerde, opgeruimde werkomgeving is een gemakkelijke manier om meerdere problemen tegelijk te verhelpen.

Verwijder items die voor afleiding zorgen als ze niet direct nodig zijn voor het werk. Laat uw mobiele telefoon in een andere kamer achter als u deze niet nodig heeft. Als dit het geval is, raadpleeg dan de tip waarin nuttige apps worden besproken. Alles wat niet nodig is om de taak uit te voeren, moet ergens anders worden geplaatst. Papierwerk moet worden opgeborgen in een archiveringssysteem dat gemakkelijk te gebruiken en uit de weg is. Gedurende de dag, en vooral aan het einde van uw werkdag, moet u uw bureau schoonmaken. Dit geeft je een frisse start voor de volgende dag en helpt onnodige rommel te minimaliseren.

Beperk uw bureaubladpictogrammen

Statistisch gezien zijn er twee soorten computergebruikers: degenen met veel te veel bureaubladpictogrammen waar dingen moeilijk te vinden zijn en degenen die misschien veel of weinig pictogrammen hebben, maar snel kunnen vinden wat ze zoeken. Volgens de huidige psychologie veroorzaakt rommel een stijging van het cortisol en hogere stressniveaus. Zelfs virtuele rommel kan deze symptomen veroorzaken.

Experts raden om verschillende redenen aan om uw bureaublad op te ruimen. Een minimalistische benadering van uw bureaublad helpt visuele rommel te verminderen, waardoor u zich beter kunt concentreren op de taak die voorhanden is. Als u minder items op uw bureaublad hebt, wordt de verwerkingssnelheid van uw computer beperkt. Als u veel bestanden op uw bureaublad heeft, kan dit van invloed zijn op hoe snel uw computer op uw opdrachten reageert. Hoe ouder uw computer is, hoe meer dit effect merkbaar is. Er is mogelijk geen significante vertraging met nieuwere en snellere systemen.

Verwijder downloads, schermafbeeldingen, opgeslagen bestanden, mappen en programma-snelkoppelingen die u niet vaak gebruikt. De meeste programma's zijn toegankelijk via de native zoekfuncties van de computer. Bestanden kunnen worden opgeslagen in vooraf geïnstalleerde mappen, zoals Documenten. Programma's en mappen die vaak worden geopend, kunnen op het bureaublad worden bewaard, hoewel er enkele voorstanders zijn van het bureaublad zonder bestanden, waar alles toegankelijk is via het menu Start, Finder, Zoeken of Dock.

Sommigen vinden misschien dat niets op de desktop een gevoel van voldoening geeft aan zowel het begin als het einde van de dag. Wellicht vindt u een centrale map op het bureaublad waar alle bestanden in een hiërarchie zijn georganiseerd, het beste is voor een betere productiviteit. Test verschillende methoden om te zien wat het beste voor u werkt.

Rommel en uitstel

De huidige psychologie zegt dat er een significant verband bestaat tussen rommel en uitstelgedrag. Rommel leidt ook tot een afname van de voldoening in het leven.

Verwijder overtollige browsertabbladen

Velen van ons maken zich schuldig aan het feit dat er meerdere tabbladen in onze webbrowsers zijn geopend en dat er meerdere programma's tegelijk worden uitgevoerd. Als we zoveel opties voor ons hebben, is het gemakkelijk om te vergeten dat we ons moeten concentreren op het werk in plaats van de tientallen websites die we de avond ervoor wilden bezoeken of de vele sociale-mediasites die zo gemakkelijk opgezogen kunnen worden. Als u "snel" naar uw tabbladen kijkt, kan het zijn dat u enkele uren later nog steeds aan het browsen bent zonder enige vooruitgang te hebben geboekt. We merken dan dat we ons proberen te haasten om bij te praten, onszelf voorhoudend dat we eerder aan het werk hadden moeten zijn en dat het morgen niet meer zal gebeuren. Maar morgen kan snel een herhaling worden van onproductief uitstelgedrag.

Om deze cyclus van niet-werken te bestrijden, moet u ervoor zorgen dat u het aantal geopende tabbladen in uw webbrowser tot een minimum beperkt. Door een bladwijzer voor websites te maken die u wilt bezoeken wanneer u niet aan het werk bent, kunt u uw browser vrij van afleiding houden. Een minimum aantal tabbladen die allemaal met werk te maken hebben, helpt u om op de taak te blijven. Bewaar een bladwijzermap speciaal voor websites die u tijdens uw downtime wilt bezoeken om ze overzichtelijk en direct beschikbaar te houden. Het is ook een goed idee om programma's te sluiten die niet nodig zijn om uw taak te voltooien. Toepassingen op de achtergrond laten draaien is zowel een afleiding als het vertraagt uw computer. Voer in plaats daarvan alleen de programma's uit die u specifiek voor uw werk nodig hebt. Houd indien mogelijk alleen degenen open die u op dat moment actief gebruikt.

Gebruik handige apps

Soms is de verleiding om iets anders te doen dan werk te veel. Je zou tegen jezelf kunnen zeggen dat je een pauze zult nemen en de sociale media of e-mail "slechts een seconde" zal checken, maar dan niet meer aan het werk gaat na wat een korte pauze had moeten zijn. Velen van ons vinden het een uitdaging om na een pauze weer aan het werk te gaan. Thuiswerkers zijn erg geneigd om "nog maar een paar minuten" te zeggen en de dag voorbij te laten gaan. Uitstel neemt het over.

Een van de manieren om zelfdiscipline op te bouwen, is door apps en hulpmiddelen te gebruiken om u te helpen een gewoonte te creëren. Er zijn veel gratis apps beschikbaar voor elk platform. Gemeenschappelijke kenmerken van zogenaamde antisociale apps zijn onder meer websiteblokkers en timers. Deze voorkomen dat u bepaalde websites bezoekt gedurende de door u opgegeven tijd. Mobiele telefoons worden vaak geleverd met 'Niet storen'-functies die voorkomen dat uw telefoon meldingen en oproepen laat klinken. Veel telefoons hebben nu functies waarmee goedgekeurde oproepen en meldingen kunnen worden doorgestuurd. Sommige apps plannen uw dag in werkblokken en pauzes in. Het uitproberen van een paar apps tegen uitstelgedrag die u zullen helpen zich op uw werk te concentreren, is een goede stap in de richting van het verhogen van de productiviteit.

Luca Bravo op Unsplash

Neem indien nodig pauzes

Regelmatig pauzeren van het werk is geen slecht idee. Jezelf dwingen om te werken als je je niet kunt concentreren, helpt de productiviteit helemaal niet. Studies hebben aangetoond dat de meeste mensen beter presteren op het werk als ze de hele dag door korte pauzes mogen nemen. Voor de meeste mensen kan een pauze van slechts vijftien minuten helpen om je geest opnieuw te focussen. Studies hebben aangetoond dat er een dunne lijn is tussen een te korte pauze en een te lange pauze. Hoe langer de pauze, hoe groter de kans dat de productiviteit afneemt als iemand weer aan het werk gaat. Meestal is dertig minuten de maximale limiet om de productiviteit hoog te houden. Diezelfde onderzoeken zeggen ook dat als je niet genoeg pauzes neemt en jezelf dwingt om te werken als je je niet kunt concentreren, de productiviteit drastisch vermindert.

Als u moeite heeft om te werken, moet u een pauze nemen. Het wordt aanbevolen om uw pauze niet op de computer door te brengen, omdat uw hersenen hierdoor kunnen denken dat u nog steeds probeert te werken. In plaats daarvan kunt u het beste uw bureau helemaal verlaten en een niet-werkgerelateerde taak zoeken. Rekken, sporten, schoonmaken, lezen of iets anders dat niet met werk kan worden verward, is het beste.

Plan die lunch!

Voor degenen die op afstand werken, is het essentieel om elke dag een lunch in te plannen. Eet niet aan uw bureau, maar sta volledig los van uw werk en neem dertig tot zestig minuten voor de lunch. Dit is een cruciale downtime om je geest en ambitie te resetten.

Over het algemeen vergt het zelfdiscipline en hard werken om productief thuis te werken. Het is gemakkelijk manieren te vinden om niet op uw best te werken. Er zijn veel bronnen online waarmee u zich kunt concentreren en productiever kunt worden. Hopelijk bieden de tips die hier worden gegeven een kader om u op weg te helpen.

Aanvullende tips

Kleed je elke dag voor je werk om jezelf in de werkmentaliteit te brengen.
Overweeg om de harde schijf van uw computer op te ruimen voor een maximale organisatie.
Stel vaste werktijden vast die voor u werken.
Werk vanaf een bureau, niet vanuit bed of op de bank.
Veel apps en websites bieden muziek en witte ruis om u op uw taak te concentreren.
Thuis werken hoeft niet hetzelfde te zijn als junkfood. Sla gezonde snacks in.

Inhoudsopgave: