Reageren op een request for proposal (rfp) voor een landschapsirrigatie-auditor

Als u een bedrijf voor landschapsarchitectuur heeft en geïnteresseerd bent in uitbreiding met een ander soort service, kunt u overwegen om landschapsirrigatie-audits (buitenwateraudits) uit te voeren voor nutsbedrijven en overheidsinstanties.

Als uw werknemers de volgende taken uitvoeren als een routineonderdeel van uw bedrijf, is de kans groot dat u in aanmerking komt, zolang uw vaardigheden maar hoog zijn en uw klanten lovend over u spreken.

• Plan controllers op basis van soorten aanplant en lokale weersomstandigheden.
• Pas soorten spuitmonden aan op de soorten planten die worden bewaterd.
• Stel verschillende stations in voor verschillende besproeiingsbehoeften.
• Plant zo vaak mogelijk inheems.
• Let op lekken en kapotte sprinklers, repareer en vervang ze indien nodig.
• Test het gehele irrigatiesysteem minstens maandelijks: controllers, stations en sproeiers.
• Spoel het irrigatiesysteem jaarlijks terug.

Het uitvoeren van een irrigatie-audit omvat het controleren van elke sproeier om er zeker van te zijn dat deze goed sproeit, en vervolgens het maken van aantekeningen over wat moet worden gecorrigeerd.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Wat is een irrigatie-audit?

Het verschil tussen wat u routinematig zou doen en wat u zou doen tijdens een formele irrigatie-audit hangt af van de uitmuntendheid van de vaardigheden die u levert, het soort rapportage dat u doet en de manier waarop u uw diensten factureert.

Een audit is louter diagnostisch - u identificeert problemen en noodzakelijke aanpassingen aan het irrigatiesysteem van een pand dat u door het verhuurbedrijf of nutsbedrijf is toegewezen, maar doet niets om ze op te lossen (tenzij dat deel uitmaakt van het contract). Je loopt met de vastgoedbeheerder mee en wijst op observaties terwijl je elk onderdeel van het systeem test. U schrijft alles op een checklist, zodat u uw bevindingen later kunt samenvoegen in een rapport aan het bureau - niet aan de vastgoedbeheerder, hoewel zij uiteindelijk een kopie zullen krijgen.

Via het agentschap krijgt u waterrekeningen voor dat onroerend goed om te vergelijken met het werkelijke water dat het afgelopen jaar is gebruikt. Door het gebruikte water te vergelijken met wat u op de grond ziet, kunt u seizoensgebonden problemen diagnosticeren, het mogelijke bestaan ​​van verborgen lekken identificeren en ook voorspellen hoeveel water kan worden bespaard met de veranderingen die u aanbeveelt.

Laat klanten zien hoeveel water ze kunnen besparen, vergeleken met hoeveel ze momenteel gebruiken.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (auteur)

Met deze voorspelling kunt u potentiële besparingen in dollars berekenen voor elk belangrijk type verandering dat u aanbeveelt, bijvoorbeeld geld dat zou kunnen worden bespaard door bestaande controllers te upgraden naar Weather Based Irrigation Controllers (WBIC's) of door sproeikoppen te vervangen door druppelirrigatie. Het geeft het bureau en de vastgoedeigenaar een idee van wat ze als eerste kunnen inbouwen.

Een integraal onderdeel van het uitvoeren van een irrigatieaudit is het controleren van de programmering van de controller. Hoe lang is elk station ingesteld? Welke soorten sproeiers zijn er op dat station en hoe vaak draaien ze?

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Wat is een Request for Proposal (RFP)?

Laten we zeggen dat je alles op de lijst met opsommingstekens al hebt gedaan, en je weet dat je de rest kunt doen, dus je kijkt ernaar uit om deze mogelijkheid te onderzoeken. Wat is een RFP, waar vindt u deze en hoe vraagt ​​u het contract aan?

Elke overheidsinstantie en elk nutsbedrijf dat afhankelijk is van overheidsfinanciering, moet een Request for Proposal uitbrengen wanneer een project een bepaald bedrag in dollars bereikt. Voor kleinere projecten kunnen ze een aannemer uitkiezen en ze gewoon een inkooporder geven, maar voor de grotere projecten moeten ze concurrentie krijgen. Een RFP is wat de concurrentie genereert. Het is een document dat vertelt naar welke services ze op zoek zijn, de parameters van die services, hoe je je voorstel moet schrijven, hoe ze het zullen scoren en hoe en wanneer je het moet indienen.

RFP voorblad

Openbaar domein, via The Network

RFP's vinden

Veel overheidsinstanties gebruiken online biedsystemen. Bijna alle waterleveranciers in Zuid-Californië zijn aangesloten op een systeem genaamd "The Network". U moet zich registreren met uw bedrijfsnaam, grootte, locatie, de soorten services die u levert en andere informatie. Vervolgens kunt u alleen de biedingen bekijken die betrekking hebben op uw diensten of alle aangeboden biedingen, gewoon om te zien wat er is. Het systeem stuurt u automatisch een melding wanneer een bureau een offerteaanvraag plaatst die overeenkomt met een van de door u gekozen NIGP-codes (codes die uw services identificeren).

Als u een offerteaanvraag ziet voor een grote landschapsauditor, een landschapsmeter, een bedrijf om audits voor buitenirrigatie uit te voeren (ze zijn allemaal hetzelfde), download deze dan. Het bureau dat om het bod vraagt, wil over het algemeen audits voor hun klanten, of ze een nutsbedrijf zijn, of voor woningen en / of bedrijven in de omgeving, als ze een stad of provincie zijn. De RFP kan om een ​​aantal vragen (bijvoorbeeld in totaal 75 audits) of een tijdsperiode (bijvoorbeeld twee jaar om oproepbaar te zijn voor audits).

Sommige bureaus hebben hun eigen biedsysteem, dus het is belangrijk om de website te raadplegen van elk bureau waarvoor u wilt werken. Zoek naar het inkoopgedeelte of iets dergelijks. Als ze zijn aangesloten op The Network, laat hun website je dit weten en krijg je waarschijnlijk een link.

De Pre-Bid-conferentie

Het is belangrijk om bij het downloaden van een offerteaanvraag eerst naar hun tijdlijn te kijken voor vervaldatums. In het document staat mogelijk dat het bijwonen van een "pre-bid conference" verplicht is en dat elke verkoper die niet aanwezig is automatisch wordt gediskwalificeerd. Een voorbieding is een ontmoeting met de aanbestedende dienst voor alle potentiële bieders, zodat ze elkaar kunnen ontmoeten en alle vragen kunnen stellen waar iedereen de antwoorden kan horen. Als het een ingewikkeld contract is dat om meer vraagt ​​dan alleen irrigatie-audits, kunt u daar contact opnemen met andere serviceproviders die mogelijk in aanmerking komen voor de onderdelen van het contract die u niet doet. Een van jullie wordt dan de hoofdaannemer, de ander is de onderaannemer.

Het is zeldzaam, maar sommige pre-bid-conferenties worden ter plaatse gehouden, zodat bieders de omvang van het contract kunnen zien waarop ze bieden. Het bijwonen van een is een goede manier om vragen beantwoord te krijgen, uw concurrentie te onderzoeken en ook om potentiële partners te vinden.

Stad Portland OR, Public Domain, via stadswebsite

Niet alle offerteaanvragen vereisen aanwezigheid bij een pre-bid en veel maken het optioneel. Hoe dan ook, er zal een periode zijn waarin de verkoper telefonisch of per e-mail vragen kan stellen. Ik raad aan om ze te bellen. Het is altijd een goed idee om persoonlijk contact op te nemen, zodat zij weten wie u bent wanneer u uw voorstel indient.

Wanneer de vraag- en antwoorddeadline is verstreken (meestal twee weken), stuurt het bureau elke leverancier de antwoorden op alle vragen. Optioneel kunnen ze de antwoorden posten op het biednetwerk (waarvan u de offerteaanvraag hebt verkregen) zodat u deze kunt downloaden.

De volgende vervaldatum die u waarschijnlijk zult tegenkomen, is de datum en tijd waarop uw voorstel moet worden ingediend, samen met acceptabele leveringsmethoden. Vervolgens vertellen ze je meestal wanneer ze verwachten de beste kandidaten te interviewen, wanneer ze verwachten het contract te gunnen en / of wanneer ze hopen aan het contract te gaan werken. Dit helpt u bij het plannen van uw timing.

Voorstellen met integriteit schrijven

Zodra u de deadlines heeft genoteerd, begint u met het schrijven van uw voorstel door naar de offerteaanvraag te kijken om te zien hoe ze het willen organiseren. De meeste offerteaanvragen geven u de exacte volgorde waarin ze het voorstel willen schrijven. Dit is zodat alle inzendingen een vergelijkbaar formaat hebben, waardoor het bureau ze gemakkelijker kan vergelijken tijdens het evaluatieproces.

Stel de schets van uw voorstel dienovereenkomstig in, met koppen en ondertitels en extra pagina's, zoals de inhoudsopgave vooraan en een bijlage achteraan. Bepaal het algehele uiterlijk ervan, de kleuren die u in de kop- en voetteksten op elke pagina wilt plaatsen en hoe u wilt dat de titelpagina eruitziet (in het algemeen). Zodra het framework is ingesteld, brengt u de RFP naar een rustige plek, neemt u een tablet, pen en markeerstift mee en begint u aantekeningen te maken.

Schrijf eerst niet, maar lees, absorbeer en noteer een paar dingen die u wilt onthouden. Markeer gebieden waarvan u denkt dat uw bedrijf zal excelleren (een herinnering om ze in het voorstel te benadrukken) en stel u voor dat uw bedrijf het project daadwerkelijk uitvoert. Deze visual zou u moeten helpen om het voorstel beknopt te schrijven. Je wilt dat ze zien wie je werkelijk bent en hoe geweldig het voor ze zou zijn om met je samen te werken.

U wilt uw bedrijf ook zo integer mogelijk uitbeelden, want dat opent de weg naar vertrouwen. Zonder vertrouwen kun je nooit een echt goede, voortdurende relatie hebben (dat wil zeggen een die prettig is, soepel loopt en tot andere contracten leidt).

Maak uw voorstel aantrekkelijk en informatief.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Identificatie van uw beste kwalificaties

Tegen de tijd dat u deze fase hebt voltooid, moeten de kwalificaties die u wilt benadrukken duidelijk zijn. Je zwakkere gebieden zullen ook duidelijk zijn. Let op die zwakkere gebieden, en kijk in de maand dat u het voorstel moet schrijven wat u kunt doen om uw mensen meer ervaring op die gebieden te geven, zoals het verstrekken van gratis audits aan bestaande landschapsklanten.

Het is erg belangrijk om niet te liegen. Als het moet, moet u uw zwakke punten in het voorstel minimaliseren of niet vermelden, maar het in ieder geval zo opzetten dat uw personeel de ervaring heeft tegen de tijd dat u in de toekomst een ander voorstel aanvraagt.

Zoek nu naar vaardigheden of werkmethoden waar niet om gevraagd wordt en waarvan u denkt dat ze het bureau extra voordeel kunnen opleveren. Als uw personeel vloeiend Spaans spreekt, zet dat dan op een prominente plaats in het voorstel, aangezien veel landschapswerkers op locaties die u waarschijnlijk gaat controleren, Spaans zijn. Als uw personeel bekwaam is in het werken met inheemse planten, krijgt u een ander voordeel, dus neem dat feit ook op in uw voorstel. Als u foto's heeft van hen die een van deze activiteiten uitvoeren, plaats ze dan in de buurt van waar u deze kwalificaties vermeldt om daar de aandacht te trekken.

Speciale kwalificatie: Een grote meerderheid van landschapsarchitecten en arbeiders in dit gebied is Spaans. Omdat de meeste buitendienstmedewerkers van ons bedrijf vloeiend Spaans spreken, kunnen we in het veld beter communiceren dan de meeste van onze concurrenten.

Hier voeren we een vangstbantest uit, die bepaalt hoe gelijkmatig de sproeiers sproeien. Het is een standaardprocedure om er een uit te voeren, maar niet allemaal. Als uw mensen dat doen, vermeld het dan.

Het voorstel afronden en indienen

Het bureau zal uw geschiedenis en ervaring willen weten en zal getuigenissen willen als u die heeft… dus verzamel ze. Als je nog geen getuigenissen bij de hand hebt, stuur dan brieven naar klanten die bijzonder op je gesteld zijn, vertel ze waar het contract over gaat, geef ze je deadline en vraag ze om een ​​paar zinnen te schrijven over hoe blij ze ermee zijn uw diensten. Neem die getuigenissen op in het voorstel in speciale kleurblokken, zoals de citaten die ze zijn.

Als u klaar bent met het schrijven van de voorsteltekst, controleert u op afbeeldingen (grafieken, tijdlijnen) en extra foto's die u kunt toevoegen. Vergeet niet om ze voornamelijk te gebruiken om informatie te markeren waar het bureau aandacht aan moet besteden, om wat extra gegevens te verstrekken en ook om een ​​anders saai ogende tekstpagina te verlichten. Zoek terwijl u dat doet ook naar een representatieve foto die u aan de omslagpagina kunt toevoegen. De omslagpagina moet op een aantrekkelijke manier zijn opgemaakt en netjes en overzichtelijk zijn, aangezien dit het eerste is dat een evaluator te zien krijgt.

Doorloop vervolgens de RFP-checklist om ervoor te zorgen dat u alles heeft opgenomen waar het bureau om heeft gevraagd. Kijk ook naar hun scoresysteem om er zeker van te zijn dat je volledige informatie hebt in die secties die ze zwaarder zullen wegen. Bewerk vervolgens. Geef het voorstel vervolgens aan iemand anders om met een frisse blik te bewerken. Dit is cruciaal, want tegen die tijd zal je oog afgemat zijn en je geest waarschijnlijk uitgeput.

Zorg ervoor dat u het voorstel samenvoegt in het type bindingen waar de RFP om vraagt ​​of stuur het in via e-mail, als dat is toegestaan. Zorg er ook voor dat u het naar de persoon stuurt die in de offerteaanvraag is aangegeven. Als je de uiterste inzendingsdatum nadert, betaal dan het extra geld om het 's nachts te verzenden - het heeft geen zin om al dat werk te doen en het laat aan te komen. De meeste bureaus zijn erg streng in de indieningstermijnen.

Opvolging van de indiening van het voorstel

Omdat je nog steeds de RFP hebt, kun je de volgende stappen in een kalender zetten om later op te volgen, nadat je een pauze hebt genomen. Het bureau heeft misschien verklaard dat ze de beste kandidaten zullen kiezen om op de "shortlist" te worden geplaatst voor sollicitatiegesprekken, of misschien hebben ze gewoon een deadline voor de gunning van het contract opgegeven. In ieder geval is het een goed protocol om ze een brief te sturen, nadat je erachter bent gekomen wie het contract heeft gewonnen, om ze te bedanken voor het contract of voor de mogelijkheid om ervoor te solliciteren. Hoe dan ook, je bent klaar voor positieve interacties in de toekomst. Als u het contract hebt gekregen, verheug u dan! U bent goed op weg om mensen te helpen geld te besparen op de waterrekening.

Hier is een bron die u kan helpen het biedings- en kwalificatieproces beter te begrijpen:

• Schrijvers van voorstellen,

  bronnen voor het schrijven van federale voorstellen, offerteaanvragen, bronnen voor het schrijven van voorstellen voor schrijvers van federale voorstellen. Schrijf een winnend federaal voorstel, reageer op een offerteaanvraag met behulp van voorstel-sjablonen, voorstelmodeltekst.