Zes tips om meer georganiseerd en voorbereid te zijn op het werk

Monica van de show FRIENDS

Mijn collega's en vrienden zeggen dat ik de meest georganiseerde en gestructureerde persoon ben die ze kennen. Ik heb echter niet altijd dit soort leven geleefd. In feite is de belangrijkste reden dat ik vandaag georganiseerd en gestructureerd ben, vanwege hoe vergeetachtig ik kan zijn.

Ik heb altijd veel aan mijn hoofd, en ik denk dat dat een van de belangrijkste redenen is waarom ik dingen zo snel vergeet. Toen ik voor het eerst alleen ging wonen, weg van mijn ouders, besloot ik geen excuses meer te verzinnen en iets voor mezelf te veranderen. Deze verandering in mijn leven heeft me niet alleen minder vergeetachtig gemaakt, maar heeft me ook geholpen om vandaag in mijn carrière te slagen.

1. Gebruik een kalender of planner

Ik leef van mijn iCalendar. Dit is een functie voor Macbooks en iPhones; U kunt Google Agenda echter gebruiken als u deze apparaten niet heeft. Ik ben dol op mijn agenda omdat deze niet alleen wordt gesynchroniseerd met mijn laptop, maar ook met mijn smartphone. Ik kan de tijd typen waarop het evenement begint, en een paar dagen voordat ik eraan toe kom, verschijnt er een melding op mijn smartphone. Ik kan ook een beschrijving geven van wat ik naar dat evenement moet brengen en waar de locatie is. Mijn favoriete onderdeel van mijn digitale agenda is dat ik mijn evenementen kan organiseren door verschillende kleuren te hebben voor specifieke evenementen.

Houd er rekening mee dat als u een plannerboek gebruikt, u de routine moet aannemen om het elke dag te controleren. Ik wist dat ik dit niet zou doen, daarom heb ik de keuze gemaakt voor een digitale manier van plannen. Door een digitale manier van plannen te hebben, kan ik mijn beschikbaarheid altijd en overal opvragen.

2. Stel een alarm in

Het instellen van een alarm op uw telefoon kan ook gemakkelijk en handig zijn voor kleine dingen. Soms heb ik misschien een korte vergadering om 's ochtends vroeg naar mijn werk te gaan. Als de vergadering van tevoren is aangekondigd, weet ik dat ik hem zal vergeten als ik geen manier heb om te onthouden. Ik zal onmiddellijk een alarm instellen op mijn telefoon gedurende 5 minuten voordat de vergadering begint voor die specifieke dag, en ik zal het bestempelen als 'vergadering'.

Ik vind dit erg handig omdat een melding soms niet genoeg is. Dit geldt vooral als u een drukke baan heeft waarbij u de hele dag niet de tijd heeft om op uw telefoon te kijken. Ik vind het geweldig hoe mijn alarm in mijn tas blijft afgaan totdat ik hem uitzet. Het dwingt me om te stoppen met het werk dat ik doe, de herinnering te zien en op tijd naar mijn vergadering te komen.

3. Maak virtuele plaknotities met Google Keep

Op het werk een plakbriefje boven aan mijn computerscherm plakken, is een andere manier waarop ik mezelf aan komende evenementen herinner. Omdat ik een baan heb waar ik constant bezig ben en rondloop, heb ik niet altijd de tijd om op een plakbriefje te schrijven als dat nodig is. Ik gebruik de digitale plaknotities, ook wel Google Keep genoemd, als ik een lange lijst met dingen te doen heb. U kunt ze afvinken en herinneringen instellen. U kunt de digitale plaknotities delen met wie u maar wilt, zodat zij dingen met u kunnen bewerken en doorstrepen. Dit is geweldig als je met een collega aan een teamproject werkt. Het is een geweldige bron van communicatie.

Je hebt er niet alleen toegang toe op je computer, maar je hebt er ook toegang toe via een app op je smartphone. De beste eigenschap is de locatiefunctie. U kunt in Google Keep een herinnering op de notitie plaatsen en de locatie voor uw werkadres instellen. Zodra een pull-up naar het adres gaat, gaat er een herinnering af op uw smartphone.

4. Maak een Google Drive

Dit is een archiveringssysteem waar ik dol op ben voor digitale kopieën. Met Google Drive hebt u overal en op elke computer toegang tot uw bestanden. U kunt zelfs uw bestanden openen vanaf uw smartphone via de Google Drive-app. Het gemak van deze tool heeft me enorm geholpen, vooral als ik onderweg ben en mijn computer niet bij me heb.

5. Gebruik mappen en label ze

Het ordenen van uw papieren in mappen is een andere geweldige manier om georganiseerd te blijven. Afhankelijk van het soort baan dat je hebt, kan het zijn dat je werk veel papieren of kopieën nodig heeft waaraan je moet vasthouden. Als je ze allemaal op één stapel op één plek legt, zullen ze gemakkelijk verloren gaan. Koop een aantal standaardmappen, manilla-mappen of beide en label ze op een manier die u helpt bij het bijhouden van uw papierwerk. Het hebben van specifieke papieren en kopieën op specifieke plaatsen zal u op de lange termijn minder hoofdpijn bezorgen.

6. Gebruik een map met meerdere tabbladen

Dit is een andere manier om al ons papierwerk te organiseren als u niet overal mappen wilt hebben. Het is echter mogelijk dat u er geen belangrijk papierwerk in kunt stoppen omdat u het zou moeten perforeren. Ik raad aan om tabbladen op te halen voor elke categorie waaronder uw papieren vallen. Als u geen tabbladen wilt kopen, kunt u altijd uw eigen tabbladen maken. Ik heb het zelf gedaan, maar het kost veel tijd om het te doen, en ze waren erg dun omdat het van constructiepapier was gemaakt.

Maak de verandering

Laat uw vergeetachtigheid of uw rommel uw prestaties op het werk niet verminderen. Als je het als een probleem ziet, is het aan jou om die verandering aan te brengen. Stel doelen voor jezelf en integreer de organisatie langzaam in je werk totdat het een tweede natuur wordt. Mensen zullen het opmerken en je zult succesvoller zijn in je carrière.