Achter de vink: wat kunnen interne audits echt voor u betekenen?

Ontdek hoe u interne audits echt nuttig kunt maken voor uw bedrijf - niet alleen een vakje dat moet worden aangevinkt.

Canva

Interne audit voor de verkeerde redenen

Nu interne audit een vereiste wordt, huren bedrijven soms auditpersoneel in om dat vakje aan te vinken, zonder enig idee wat ze ermee moeten doen.

Veel auditors ontdekken dat ze alleen maar externe audits reproduceren, en hoewel dat kan helpen als de externe auditors op bezoek komen, levert het niet veel waardevolle informatie voor het bedrijf op.

Een interne audit moet een constructieve oefening zijn die bedoeld is om te bepalen in hoeverre een managementsysteem zijn eigen procedures en praktijken naleeft. Een interne audit kan ook verbeteringen in de bedrijfsprocessen identificeren en helpen bij interne communicatie.

Wat zijn interne audits?

Hoewel interne audits meestal worden uitgevoerd door medewerkers van het bedrijf, is er een toename geweest van het inhuren van externe specialisten met als enig doel audits. Net zoals u uw juridische of financiële rollen uitbesteedt, kunt u ook auditrollen uitbesteden.

Uw interne audit is de belangrijkste van alle audits. Het laat een bedrijf naar zijn eigen systemen, procedures en activiteiten kijken om te beslissen of deze geschikt zijn voor het bedrijf en of het personeel deze ook daadwerkelijk volgt.

Het geeft het management informatie over of aan hun kwaliteitsnormen wordt voldaan, of het systeem zo efficiënt en effectief is als het zou moeten zijn en of verbeteringen nodig zijn.

Ze kunnen ook zorgen voor een communicatielijn door het hele bedrijf en een grote motivator zijn.

Waar worden interne audits voor gebruikt?

De criteria voor interne audits zijn meestal het eigen beleid, de procedures en werkinstructies van het bedrijf.

U bent niet van plan om tijdens een interne audit rechtstreeks te auditen op basis van een bepaalde externe norm, in feite duplicerend wat een externe auditor zou doen; in plaats daarvan zorgt u ervoor dat uw eigen beleid en procedures correct worden gebruikt bij de dagelijkse taken.

Mits de interne documenten van het bedrijf zijn ontwikkeld in overeenstemming met alle externe nalevingsvereisten en verwijzen naar de toepasselijke normen, moeten uw externe vereisten worden gedekt. Een goed begrip van de normen en vereisten helpt echter om een basis te bieden voor wat de documentatie zou moeten bevatten.

Audits hoeven niet te worden gevreesd

De meeste normen en codes vereisen audits. Audits moeten worden gezien als een voordeel voor het bedrijf, in plaats van een taak of een last.

Een audit wordt gebruikt om informatie te verzamelen die vervolgens wordt beoordeeld en gerapporteerd. In dit rapport wordt vaak ingegaan op de noodzaak van verbetering of corrigerende maatregelen.

Maar een audit is geen heksenjacht om de schuld te geven aan een individueel personeelslid of een bepaald deel van het bedrijf. Audits moeten op een positieve en transparante manier worden uitgevoerd. Uw auditor moet ervoor zorgen dat u en uw personeel zich op hun gemak en zelfverzekerd voelen over de audit, in plaats van bang te zijn.

Uw auditor moet met u samenwerken om ervoor te zorgen dat uw audit voor u werkt, terwijl hij toch onafhankelijk en objectief blijft over alle informatie die hij heeft gevonden.

Wat een goede audit kan doen

Bevestig of gedocumenteerde procedures worden gevolgd
Geef nauwkeurige informatie over de effectiviteit van de huidige procedures
Helpen bij de ontwikkeling van plannen voor continue verbetering
Stel vast waar wijzigingen in procedures nodig zijn
Verbeter het bewustzijn en begrip van procesvereisten
Help risico's te minimaliseren
Verbeter de veiligheid op de werkplek
Verbeter de interne communicatie
Bevestig positieve werkmethoden
Geef informatie om de verkoop van uw producten of diensten te vergroten
Laat u weloverwogen beslissingen nemen om uw bedrijf te helpen groeien

Schema's en toepassingsgebieden voor interne audits

Aangezien we hebben vastgesteld dat u niet zomaar een vakje wilt aankruisen en u uw interne audits daadwerkelijk goed wilt gebruiken, moet uw auditschema gebaseerd zijn op risicobeoordelingen die u voltooit.

Welke delen van uw bedrijf laten zien dat ze op dit moment extra aandacht nodig hebben?
Op welke gebieden wilt u meer informatie over hoe het met hen gaat?

Uw bronnen herzien

U moet ook uw beschikbare bronnen bekijken bij het instellen van uw controleschema.

Hoeveel audits kunt u realistisch gezien in een jaar voltooien?
Hoeveel moet je er doen?
Kunt u voldoende audits afronden zodat u zich op uw gemak voelt dat u voldoet aan uw externe vereisten en de informatie vindt die u werkelijk nodig heeft?

De reikwijdte van de controle

Net zoals u prioriteiten moet stellen bij het opstellen van het jaarlijkse auditschema, speelt het ook een grote rol bij het ontwikkelen van de reikwijdte van de audits. De scope geeft aan waar in de individuele audit daadwerkelijk naar gekeken gaat worden. Gezien de potentiële omvang van de te controleren gebieden en processen is het van cruciaal belang om te weten waar uw aandacht het meest nodig is.

Bij het maken van uw controleschema's en controlebereiken moet u naar het volgende kijken:

Recent voltooide risicobeoordelingen
Informatie met betrekking tot mogelijke financiële, product- en leveringsimpact
Kwaliteit van interne controles: zijn ze zo sterk als u denkt dat ze zouden moeten zijn? Worden ze gebruikt?
Eventuele klachten van klanten
Mate van verandering of stabiliteit: heeft er een grote personeelswisseling plaatsgevonden? Zijn er dezelfde medewerkers op de afdeling sinds het begin?
Resultaten van de laatste controleopdracht en eventuele corrigerende maatregelen opgesomd: zijn ze allemaal opgevolgd?
Besprekingen met personeel op alle niveaus over gebieden die volgens hen aandacht nodig hebben
Zijn er speciale vaardigheden of kennis vereist om de audit te voltooien?

Het is uw controle

Uiteindelijk - ongeacht wie de interne audit, intern personeel of externe contractanten uitvoert - is het uw audit en moet u weten naar welke informatie u wilt kijken.

Audits kunnen zo eenvoudig of gecompliceerd zijn als u wilt. En vergeet niet dat u de enige bent die echt weet welke informatie voor u waardevol is.

Als u wilt weten waarom het ene deel van uw bedrijf het altijd beter lijkt te doen dan het andere, of wat de populairste dag is voor uw personeel om een vrije dag te hebben, kan een interne audit u helpen dat te achterhalen.