Hoe een mediakit te ontwerpen

Heidi Thorne (auteur) via Canva

Denk je dat je niet perswaardig bent? Feit is dat u dat waarschijnlijk bent. De sleutel is te weten hoe u uzelf en uw bedrijf aan de media moet presenteren, zodat u en uw verhaal in aanmerking komen voor publicatie in kranten, tijdschriften, televisieprogramma's, websites en meer.

Uw mediakit is uw "verkoopbrochure" voor public relations. In dit artikel leert u hoe u een mediakit ontwerpt die potentiële redacteuren en verslaggevers laat zien wat u hen en hun publiek te bieden heeft.

Wat is een mediakit?

Laten we eerst eens kijken wat een mediakit is. In feite zijn er twee soorten mediakits: de ene om potentiële media-aandacht te trekken en de andere is om potentiële adverteerders aan te trekken voor uw publicatie, blog of show. Degene die we in dit artikel zullen bespreken, is het aantrekken van de media.

Het is simpelweg een public relations-instrument dat een verzameling documenten is, meestal aantrekkelijk verpakt in een soort map of envelop, die wordt verspreid onder leden van de pers en andere geïnteresseerden, zodat ze gemakkelijk meer over u te weten kunnen komen. In tegenstelling tot een verkooppakket dat u aan klanten zou geven, verkoopt het u en uw bedrijf als potentiële onderwerpen die in verschillende publicaties, uitzendingen en evenementen te zien zijn.

Hier is een lijst met veelvoorkomende items die u in een mediakit zou opnemen:

• Contactinformatieblad en / of visitekaartje.
• Laatste bedrijfsbrochure.
• Kopieën van recente en / of relevante persberichten.
• Lijst of kopieën van recente vermeldingen of artikelen die over u en uw bedrijf zijn gepubliceerd.
• Foto's van hoge kwaliteit (een groot verkoopargument), video's en / of audiofragmenten waarin u, uw bedrijf, producten en services worden belicht in een lijst die laat zien waar ze op internet kunnen worden gedownload. U kunt er ook een cd / dvd van meenemen, maar meestal is dit de kosten niet waard.
• White papers of andere rapporten die u mogelijk heeft gepubliceerd.
• Promotionele spreker een vel (als u spreekbeurten nastreeft).

(Even later zullen we het hebben over digitale mediakits die in veel gevallen fysieke kits vervangen.)

Redacteuren en verslaggevers kunnen uw persberichten en foto's rechtstreeks uit uw kit halen en deze automatisch opnemen in een aanstaande uitgave of uitzending. Ze kunnen ook contact met u opnemen voor meer informatie als ze denken dat uw verhaal de moeite waard is en past in hun redactionele kalenders of andere uitgeversprojecten die ze lopen. Of misschien nemen ze nooit contact met u op. (Sorry, het gebeurt.) Maar uw goed ontworpen pakket kan helpen om meer deuren te openen naar kosteneffectieve PR-mogelijkheden.

Tips om geld te besparen

Ik ga ervan uit dat u, omdat u op internet zoekt naar advies over mediakits, niet werkt voor een groot reclame- of PR-bureau. Als je dat was, zou je het niet eens vragen. Ik ga er ook van uit dat je niet zo'n bureau hebt ingehuurd om je PR-mediapakket voor te bereiden. Als je dat deed, zouden ze dit allemaal voor je regelen.

Dus u, als eigenaar of ondernemer van een klein bedrijf, gaat dit waarschijnlijk alleen doen. En met doorgaans krappe budgetten in kleinere bedrijven, wilt u geldbesparende tips vinden om er professioneel uit te zien zonder dat u iemand hoeft in te huren om het voor u te doen.

Eigenlijk is het een vrij eenvoudig proces. De grote jongens in de zakenwereld besteden meestal aan speciaal bedrukte en ontworpen mappen en bijlagen. Maar dat is meestal niet nodig.

Laten we dus snel de stukken uit die lijst met kitinhoud hierboven bekijken. Moet een van deze, met uitzondering van uw verkoopbrochure, commercieel worden gedrukt? Nee! Met de huidige fotokopiediensten (zoals bij FedEx, UPS, winkels voor kantoorbenodigdheden en snelle drukkerijen) kunt u vaak rechtstreeks vanuit uw digitale bestand afdrukken om scherpe, schone kopieën van uw bijlagen te maken. Veel goedkoper dan ze commercieel te laten drukken, vooral als je maar een paar kits nodig hebt, zeg minder dan 100.

Voor uw map kunt u papieren mappen met twee vakken van hoge kwaliteit kopen, meestal voor minder dan een paar dollar per stuk (soms veel minder) online of bij winkels voor kantoorbenodigdheden. Mappen met glanzende afwerking geven het een stijlvolle uitstraling.

Om de map voor uw bedrijf aan te passen, plaatst u een groter label met uw bedrijfsnaam, logo, slogan (of een woordbeschrijving van uw bedrijf) en website op de voorkant van de map. Als u van plan bent om af te drukken op uw inkjetprinter, gebruik dan etiketten van de hoogste kwaliteit die u kunt vinden.

De digitale mediakit

Het is heel gemakkelijk - en goedkoop - om een ​​digitale mediakit te maken. Tegenwoordig geven veel redacteuren en verslaggevers zelfs de voorkeur aan uw digitale materiaal boven een map vol papier.

Eerst moet u een "Pers" -pagina op uw website of blog opzetten. Upload al uw mediakit-documenten naar uw website. Maak op de nieuw gemaakte perspagina een korte inleidende alinea die media-leden een snel overzicht van u en uw bedrijf geeft. Daarna volgt een lijst met links naar elk van uw mediakit-documenten.

Makkelijk, smerig, klaar!

Wat moet ik doen met mijn mediakit?

Je hebt je mediakit klaar voor gebruik. Wat nu?

Nogmaals, in tegenstelling tot een verkooppakket, gaat u uw perspakket niet als een direct mail-stuk verzenden. Dit zijn manieren waarop mediakits doorgaans worden gedistribueerd:

• Op verzoek verzenden naar relevante mediacontacten.
• Stuur samen met verhaallijnen naar redacteuren.
• Maak ze beschikbaar in perskamers of lounges op beurzen en exposities. Dit distributievoorrecht wordt meestal alleen toegekend aan bedrijven die officieel op deze evenementen exposeren. Even een waarschuwing: toen ik in de beursbusiness zat, gooiden we alle mediakits weg die door niet-exposanten in de persruimte waren geslopen.
• Houd ze beschikbaar op uw beursstand voor mediacontacten die langskomen.
• Laat uw digitale mediakit posten op de perspagina van uw website voor 24/7/365 toegang door leden van de media.
• Stuur naar evenementenplanners die u misschien willen inhuren voor spreekbeurten.

© 2013 Heidi Thorne