Nvq: leg de procedures uit voor het opslaan en ophalen van informatie

Lees meer over het doel en de procedures met betrekking tot het opslaan en opvragen van informatie in de bedrijfsadministratie.

Foto door Simon Abrams op Unsplash

Dit artikel is bedoeld voor kandidaten die werken aan hun NVQ Level 2 of 3 Diploma in Business and Administration. Dit is een niveau 2-eenheid met in totaal 3 studiepunten. Deze eenheid houdt zich bezig met het opslaan en ophalen van informatie voor een bedrijf of een organisatie volgens de beveiligings- en vertrouwelijkheidsvereisten. Ik behandel het eerste deel van het leerresultaat, dat iemand zal helpen de processen en procedures voor het opslaan en ophalen van informatie te begrijpen.

We zullen kort ingaan op:

Het doel van het opslaan en ophalen van vereiste informatie.
Verschillende soorten informatiesystemen en hun kenmerken.
Het doel van wettelijke en organisatorische vereisten voor beveiliging en vertrouwelijkheid van informatie.
Het doel van het bevestigen van informatie die moet worden opgeslagen en opgehaald.
Manieren om informatie op juistheid te controleren en waarom.
Informatie verstrekken in een overeengekomen formaat en tijdschema.
De soorten informatie die kunnen worden verwijderd.
Problemen die zich kunnen voordoen met informatiesystemen en hoe daarmee om te gaan.

Dit artikel is een hulpmiddel voor degenen die werken aan hun NVQ Level 2 of 3 diploma's in bedrijf en administratie.

pixabay.com/en/business-man-home-office-business-1176006/

Wat is informatie?

Informatie kan worden gedefinieerd als feiten die door iemand zijn verstrekt of die zijn vernomen over iemand of iets of feiten die zijn verzameld door middel van onderzoek of andere middelen. Het kan ook worden gedefinieerd als een bericht dat op de een of andere manier wordt overgebracht. Informatie kan worden vastgelegd en verzonden en is erg belangrijk omdat het helpt bij uitkomsten en beslissingen. Het moet nauwkeurig zijn en tijdig worden voorbereid. Het moet specifiek zijn en vasthouden aan de noodzaak of het doel (relevant zijn), betekenis hebben en logisch zijn, wat zal helpen begrip te krijgen.

Informatie kan fysiek of elektronisch zijn en moet efficiënt worden beheerd. Informatiebeheer is de verantwoordelijkheid van de organisatie waar het wordt verzameld, beheerd, opgeslagen, gedeeld, bewaard, opgehaald en afgeleverd.

1.1 Leg uit wat het doel is van het opslaan en ophalen van vereiste informatie

Het opslaan van informatie is het proces waarbij informatie wordt gedeponeerd of opgeslagen in een opslagplaats (kasten, harde schijf, geheugenstick, enz.) En het ophalen van informatie is het proces waarbij de opgeslagen informatiebronnen worden verkregen die relevant zijn voor de behoeften.

Het belangrijkste doel van het opslaan van informatie is om ze in de toekomst gemakkelijk terug te vinden wanneer dat nodig is. Het maakt ook deel uit van de zakelijke praktijk van een bedrijf. Het opslaan van documenten moet volgens de juiste procedure gebeuren, zodat ze gemakkelijker te vinden zijn. Afhankelijk van het type informatie kan informatie worden opgeslagen in ofwel brandwerende kasten voor hardcopy of harddisks of andere elektronische opslagapparaten voor softcopy.

Afhankelijk van de aard van het bedrijf of de organisatie of het bedrijf zullen verschillende soorten informatie moeten worden opgeslagen. Het kunnen geheimen zijn met betrekking tot het bedrijf, zeer vertrouwelijke bestanden met betrekking tot het bedrijf of werknemers of klanten / klanten. Bestanden moeten dus worden opgeslagen volgens alle vertrouwelijkheidsprocedures en worden beschermd volgens de gegevensbeschermingswet, aangezien dit informatie is die nodig is voor het leveren van een kwaliteitsvolle dienstverlening en ook voor de goede werking van het bedrijf.

Het doel van het opvragen van informatie is om de juiste persoon op het juiste moment hoogwaardige service te bieden, met alle vereiste informatie bij de hand. Alleen als gegevens op een procedurele manier worden opgeslagen, kunnen ze eenvoudig worden opgehaald. Informatie kan worden opgehaald voor marketingdoeleinden, voor communicatie, voor controledoeleinden, voor enquêtes en ander onderzoek dat een organisatie of bedrijf zou kunnen uitvoeren. Informatie zal ook worden opgevraagd in situaties waarin informatie moet worden gedeeld met partnerbedrijven en met de politie of de Belastingdienst.

Het opslaan en opvragen van gegevens speelt een grote rol bij het verbeteren van de prestaties van een bedrijf en dit kan zowel offline als online en in verschillende formaten gebeuren.

1.2 Beschrijf verschillende informatiesystemen en hun belangrijkste kenmerken

Informatiesystemen zijn het verzamelen van hardware- en softwarenetwerken, gegevens en procedures die mensen en organisaties gebruiken voor de procedure voor het opslaan en opvragen van informatie. Het zorgt voor het verzamelen van gegevens, het aanmaken van gegevens, het verwerken van gegevens, het verspreiden van gegevens en het ophalen van gegevens. Het helpt de efficiëntie en effectiviteit van een organisatie te verbeteren.

Het eerdere informatiesysteem had slechts drie typen.

Transactieverwerkingssysteem: dit systeem is verantwoordelijk voor het verwerken van dagelijkse zakelijke transacties. De soorten transacties variëren van organisatie tot organisatie. Het helpt bij het onderhouden, toevoegen, wijzigen en verwijderen van gegevens. Enkele voorbeelden zijn het plaatsen van bestellingen, facturering, cheque stortingen, salarissystemen, reserveringssystemen, voorraadbeheer etc. Dit systeem wordt gebruikt door eerstelijns personeel.
Managementinformatiesysteem: dit systeem helpt bij het uitvoeren van de taken die nodig zijn voor het oplossen van problemen en het nemen van beslissingen. Dit zijn systemen op managementniveau en helpen bij het soepel laten verlopen van de organisatie. Het helpt bij het genereren van rapporten die nodig zijn voor het uitvoeren en bewaken van prestatieniveaus en efficiëntieniveaus, gegevens voor boekhouding en andere transacties. Enkele voorbeelden zijn verkoopbeheersystemen, budgettering, personeel, voorraadbeheer enz. Deze informatie moet zeer nauwkeurig en relevant zijn.
Beslissingsondersteunende systemen: dit systeem helpt bij het nemen van langetermijnbeslissingen en wordt gebruikt om managers te helpen. Dit systeem maakt gebruik van interne en externe middelen en wordt gebruikt om bestaande informatie te analyseren en de effecten te projecteren. Ze helpen met samenvattende rapporten, prognoses, grafieken etc. Enkele voorbeelden zijn logistieke systemen, spreadsheet-modellen etc.

Onlangs zijn er een paar andere informatiesystemen toegevoegd en dat zijn ze ook

Executive Information System: Dit systeem helpt bij de informatiestroom, rapportage en data-analyse voor de organisatie. Het wordt gebruikt door leidinggevenden en senior managers om de toekomst van het bedrijf te voorspellen en dit systeem presenteert gegevens van zowel externe als interne bronnen. Het helpt bij samenvattende rapporten en prognoses.
Data Warehouse: dit systeem helpt bij het elektronisch opslaan van informatie en helpt ook bij het analyseren, ophalen, delen en beheren van gegevens.
Kantoorautomatisering: dit systeem is een computergebaseerd informatiesysteem en helpt bij het creëren, wijzigen en samenstellen van informatie in digitaal formaat. Deze zijn ontwikkeld om de efficiëntie van kantoormedewerkers, administratief medewerkers, managers, professionals, secretaresses en iedereen die een computer gebruikt om informatie en gegevens op te slaan en op te halen, te verhogen.

1.3 Leg het doel uit van wettelijke en organisatorische vereisten voor de beveiliging en vertrouwelijkheid van informatie

Alle informatie die in een organisatie is opgeslagen, moet de beveiligings- en vertrouwelijkheidsprocedures volgen. Informatiebeveiliging en vertrouwelijkheid is het proces waarbij gegevens worden weggehouden van onbevoegde toegang, openbaarmaking, vernietiging, gebruik of wijziging. Het is van toepassing op zowel fysieke als elektronische gegevens. Alle organisaties slaan een grote hoeveelheid vertrouwelijke informatie op over hun werknemers, klanten, de status van het bedrijf, producten, enquêtes, financiën, enz. Dus bij het omgaan met deze informatie moet erop worden gelet dat de beveiligings- en vertrouwelijkheidsprocedures worden gevolgd, want als informatie verkeerde handen kan dit tot ernstige negatieve gevolgen leiden. Het zal ook van invloed zijn op de ethiek en het functioneren van de organisatie en zal leiden tot juridische stappen.

Ook bij het doorgeven van informatie aan andere organisaties of personen moeten de vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingsprocedures worden gevolgd. Vertrouwelijke informatie zoals geboortedatum, creditcard- en debetkaartgegevens, religie, etniciteit, financiële status enz., Kan alleen worden doorgegeven aan mensen die autoriteit hebben of voor wie de eigenaar toestemming heeft gegeven en het moet ook de vertrouwelijkheidswetten naleven en regelgeving.

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de opgeslagen gegevens correct en up-to-date zijn.

Publiek domein, via Pixabay

1.4 Leg uit wat het doel is van het bevestigen van informatie die moet worden opgeslagen en opgehaald

Organisaties, bedrijven en bedrijven slaan een grote hoeveelheid informatie op, maar het heeft geen zin om de verkeerde informatie op te slaan. Dus voordat u informatie opslaat, moet u voorzichtig zijn in het stadium waarin gegevens worden verzameld of verzameld. Er moet voor worden gezorgd dat de gegevens correct en up-to-date zijn. Het is ook van toepassing op het opvragen van gegevens. Zoals eerder besproken, heeft het ophalen van gegevens een doel en heeft het geen zin om verouderde gegevens op te halen. De systemen moeten dus altijd up-to-date worden gehouden door periodiek in een bepaalde tijd te controleren op verouderde records.

Het doel van het bevestigen van informatie die moet worden opgeslagen of opgehaald, is dus het vermijden van onnauwkeurige informatie, het vermijden van verkeerde informatie, het voorkomen van fouten, en ook het vermijden van onnodige kosten en problemen die kunnen ontstaan als gevolg van verkeerde informatie. Verkeerde informatie kan tot ernstige gevolgen leiden. Een verouderd adres van een klant kan er bijvoorbeeld toe leiden dat alle communicatie die naar de klant wordt gestuurd, in handen komt van een verkeerde of gevaarlijke persoon, wat rampzalige gevolgen kan hebben voor het bedrijf en de klant.

1.5 Beschrijf manieren om informatie op nauwkeurigheid te controleren

Informatie moet altijd worden gecontroleerd op juistheid, omdat onjuiste informatie tot ernstige resultaten kan leiden. Informatie kan betrekking hebben op alles met betrekking tot een organisatie. Als het om klanten gaat, kunnen het hun adres, telefoonnummer of openstaande betalingen zijn, als het om werknemers gaat, kunnen het hun beoordelingen, salarissen, weer hun adres en telefoonnummers zijn, en voor het bedrijf kunnen het de financiën van het bedrijf zijn., winst, werknemers- en klantgegevens en diverse andere informatie.

Er kunnen waarschuwingen worden ingesteld voor klant- en werknemersinformatie om ervoor te zorgen dat ze worden gecontacteerd om het systeem up-to-date te houden. Het gebruik van goede software voor databasedoeleinden helpt bij het accuraat houden van informatie. Externe en interne audits zijn een andere manier om informatie up-to-date te houden.

1.6 Leg uit wat het doel is van het controleren van informatie op nauwkeurigheid

Alle bedrijven en organisaties moeten controleren of de informatie die ze hebben opgeslagen correct is. Het geld dat binnenkomt en uitgaat, moet bijvoorbeeld correct worden geregistreerd, anders zal het lijken alsof het bedrijf niet veel winst heeft gemaakt en kan het de aandelenkoersen van het bedrijf beïnvloeden, de werknemers beïnvloeden omdat het bedrijf misschien niet in staat is om de werknemers betalen en zullen moeten bezuinigen op personeel, geldschieters zullen niet akkoord gaan om geld te lenen, enz.

Onjuiste informatie kan ernstige negatieve effecten hebben en de financiële status en waarden van een bedrijf beïnvloeden. Nauwkeurige informatie helpt leidinggevenden vooruit te plannen voor de toekomst en doelen te stellen. Ook kunnen zij de tekortkomingen van tevoren plannen.

1.7 Leg uit wat het doel is van het verstrekken van informatie volgens een overeengekomen formaat en tijdschalen

Informatie moet desgevraagd in het afgesproken formaat zijn en op de afgesproken tijdschema's worden gepresenteerd of verstrekt. Elke organisatie heeft een standaard bedrijfsformaat voor alle documenten waarmee ze te maken heeft. Ook in de omgang met andere bedrijven zullen er formaten worden afgesproken waarop informatie moet worden gepresenteerd. Als de informatie niet in het afgesproken formaat wordt verstrekt, moet deze opnieuw worden geformatteerd, wat extra tijd kost en ook een slechte reputatie bij de organisatie zal opleveren.

Zeer vergelijkbaar met dit, kan informatie die niet in de juiste indeling wordt verstrekt, enige tijd duren voor het opnieuw formatteren, waardoor het bedrijf de tijdschema's niet kan bijhouden. Als informatie niet binnen de afgesproken tijdschema's wordt verstrekt en na de deadline arriveert, zal er daarna geen gebruik meer worden gemaakt van de informatie omdat de tijd al verstreken is, of zal er geen tijd zijn om informatie te interpreteren als dat nodig was. Het helpt niet bij het soepel laten verlopen van de organisatie. Als onderdeel van het beleid en de procedures van de organisatie moet de informatie dus op tijd in het afgesproken formaat worden verstrekt.

1.8 Beschrijf de soorten informatie die kunnen worden verwijderd

Een bedrijf kan informatie blijven verzamelen / verzamelen terwijl het bedrijf loopt. Als een bedrijf bijvoorbeeld records van klanten of klanten heeft, zullen er voortdurend nieuwe klanten binnenkomen en zal de database steeds meer informatie hebben naarmate het bedrijf groeit en uiteindelijk zal er oude, ongebruikte data, irrelevante data, uit -gedateerde gegevens enz., die alleen ongewenste opslagruimte in beslag nemen. Elk bedrijf heeft een beleid dat aangeeft hoe lang gegevens in hun database moeten worden bewaard, of hoe lang fysieke bestanden in de kantoorkasten moeten worden bewaard. Na deze tijd kan de ongewenste informatie worden verwijderd en kunnen ongewenste fysieke bestanden worden vernietigd volgens beveiligings- en vertrouwelijkheidsprocedures. Verwijderen (elektronische bestanden) en versnipperen (fysieke bestanden) zijn de processen die worden gebruikt om informatie te verwijderen.De geregistreerde informatie moet periodiek worden beoordeeld en er moeten geautomatiseerde systemen zijn om records voor beoordeling te markeren en vervolgens te verwijderen waar nodig.

Wanneer gegevens worden gedeeld tussen partnerbedrijven of organisaties, moeten er afspraken worden gemaakt over hoelang de gegevens bewaard blijven in hun database en daarna worden verwijderd. Alle verouderde en onnauwkeurige informatie moet veilig worden verwijderd om fouten en schadelijke effecten te voorkomen.

Beschrijf de problemen die zich met informatiesystemen kunnen voordoen en hoe u deze, indien nodig, kunt aanpakken

Informatiesystemen zijn de belangrijkste activa van een organisatie. Er zijn veel problemen die problemen kunnen veroorzaken met informatiesystemen. Elektronische informatie kan worden aangevallen door virussen of hackers. Fysieke bestandsinformatie kan worden beschadigd door brand of overstroming. De vertrouwelijkheid kan worden geschonden door mensen die geen toegang hebben tot informatie. Gebrek aan communicatie kan ook leiden tot misbruik of verkeerde opslag van informatie.

Een computervirus kan programma's en alle informatie op de computer of het netwerk infecteren. Om virusaanvallen en hackers te voorkomen, is het nodig om de juiste beveiligingssoftware (antivirus) en firewalls te gebruiken en de systemen te allen tijde in de gaten te houden. Het delen van informatie via internet moet zoveel mogelijk worden vermeden, en indien nodig moeten beveiligde e-mails en communicatieprocedures worden gevolgd. E-mails van onbekende, verdachte of niet betrouwbare bronnen moeten worden verwijderd. E-mailbijlagen die verdacht zijn, mogen nooit worden geopend. Voorzichtigheid is geboden bij het downloaden van bestanden van internet, download alleen van betrouwbare bronnen. Houd antivirussoftware up-to-date, zodat deze nieuwe virussen herkent en ermee omgaat.

Informatie moet ook met een wachtwoord worden beveiligd, zodat verkeerde / niet-gezaghebbende mensen geen toegang hebben tot deze informatie. In gevallen waarin gegevens moeten worden gekopieerd naar externe draagbare apparaten, is het het beste om de gegevens te versleutelen. Zorg ervoor dat u geen informatie deelt met mensen die geen toegang hebben tot informatie. Het is altijd het beste om een back-up te maken van alle gegevens, dus in geval van problemen met systemen heeft het bedrijf een back-up om mee te werken en verliest het niet alle waardevolle informatie. In het geval van fysieke informatie kunt u deze het beste bewaren in brandwerende kasten en op veilige plaatsen die minder vatbaar zijn voor natuurrampen.

Informatie moet worden beschermd tegen corruptie en de toegang ertoe moet worden gecontroleerd. Er moet voor worden gezorgd dat informatie wordt beschermd tegen ongeoorloofd ophalen door geautoriseerde ophaalprocedures in te voeren.

Succes met je studie

Dit artikel is geschreven met een algemeen idee met betrekking tot het opslaan en ophalen van informatie. Zorg er bij het opschrijven van uw opdracht voor dat u de antwoorden voorbereidt die relevant zijn voor het bedrijf of de organisatie waarvoor u werkt. Dit artikel is hier ingediend om u een overzicht te geven van wat er van u wordt verwacht op uw papierwerk.

Veel succes, en ik hoop dat dit nuttig is!

Vragen

Vraag: Hoe wordt informatie nauwkeurig geregistreerd en veilig opgeslagen in overeenstemming met de systeemvereisten?

Antwoord: Raadpleeg deze sectie in mijn artikel: 1.5 Beschrijf manieren om de informatie op nauwkeurigheid te controleren.

Vraag: Hoe zou uitleggen hoe informatie nauwkeurig wordt geregistreerd en veilig wordt opgeslagen, in overeenstemming met de systeemvereisten?

Antwoord: Uw vraag is beantwoord in de punten 1.3 en 1.6. Zie onder:

"1.3 Leg het doel uit van wettelijke en organisatorische vereisten voor de beveiliging en vertrouwelijkheid van informatie

Alle informatie die in een organisatie is opgeslagen, moet de beveiligings- en vertrouwelijkheidsprocedures volgen. Informatiebeveiliging en vertrouwelijkheid is het proces waarbij gegevens worden weggehouden van onbevoegde toegang, openbaarmaking, vernietiging, gebruik of wijziging. Het is van toepassing op zowel fysieke als elektronische gegevens. Alle organisaties slaan een grote hoeveelheid vertrouwelijke informatie op over hun werknemers, klanten, de status van het bedrijf, producten, enquêtes, financiën enz. verkeerde handen, kan dit tot ernstige, negatieve gevolgen leiden. Het heeft ook gevolgen voor de ethiek en het runnen van een organisatie en leidt tot juridische stappen.

Bij het doorgeven van informatie aan andere organisaties of personen moeten de vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingsprocedures worden gevolgd. Vertrouwelijke informatie zoals geboortedatum, creditcard- en debetkaartgegevens, religie, etniciteit, financiële status, enz., Kan alleen worden doorgegeven aan mensen die autoriteit hebben of voor wie de eigenaar toestemming heeft gegeven, en het moet ook de vertrouwelijkheidswetten en -voorschriften. "

"1.6 Verklaar het doel van het controleren van informatie op nauwkeurigheid

Alle bedrijven en organisaties moeten controleren of de informatie die ze hebben opgeslagen correct is. Het geld dat binnenkomt en uitgaat moet bijvoorbeeld correct worden geregistreerd, anders lijkt het alsof het bedrijf niet veel winst heeft gemaakt. Dit kan de aandelenkoersen van het bedrijf en de werknemers beïnvloeden, aangezien het bedrijf de werknemers mogelijk niet kan betalen en het personeel zal moeten verminderen en geldschieters niet zullen instemmen met het uitlenen van geld, enz.

Onjuiste informatie kan ernstige negatieve effecten hebben en de financiële status en waarden van een bedrijf beïnvloeden. Nauwkeurige informatie helpt leidinggevenden vooruit te plannen voor de toekomst en doelen te stellen. Ze kunnen ook van tevoren plannen voor de tekortkomingen. "

Vraag: Waarom moet een bedrijf zijn systeemontwikkelingsschema koppelen aan de tijdschaal van de vereiste informatie?

Antwoord: Zonder een ontwikkelschema dat is gekoppeld aan de tijdschaal, kan het bedrijf geen plan maken of een idee hebben hoe ze het project gaan voltooien. Ongeacht de omvang of omvang van het project, de planning is altijd een belangrijk onderdeel van projectmanagement. Dit vertelt het bedrijf en het team wanneer elke activiteit moet worden gedaan, wat er al is voltooid en de volgorde waarin dingen moeten worden voltooid. Op deze manier wordt de visie die het bedrijf heeft voor het project omgezet in een tijdgebaseerd plan.