Personeelsbijeenkomsten: een middel voor effectieve communicatie op de werkvloer

Personeelsvergaderingen bieden een nuttige locatie waar medewerkers van alle niveaus met elkaar kunnen praten, elkaar kunnen updaten en vragen kunnen stellen.

Schrijver

Waarom zijn regelmatige personeelsvergaderingen nuttig?

Het houden van regelmatig geplande personeelsvergaderingen met werknemers op de werkplek zal de communicatie-inspanningen die de basis vormen van elke werkgroep aanzienlijk verbeteren. Medewerkers die kunnen rekenen op een consistente ontmoeting met collega's en managers, zullen zich meer eigenaar voelen van het werk dat ze doen omdat ze tijdens deze bijeenkomsten veelvuldig met elkaar kunnen communiceren.

Bovendien zullen deze werknemers vertrouwen hebben in hun leiderschap, omdat ze worden betrokken bij de planning en andere processen die de werkplek voor iedereen een betere plek maken. Aangezien werknemers een groot deel van hun leven op het werk doorbrengen, is het belangrijk om hen het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van het succes van een organisatie die haar strategische doelen bereikt.

Effectieve communicatie voor managers en werknemers

Personeelsvergaderingen stellen medewerkers in staat deel uit te maken van het besluitvormingsproces van een organisatie door hun mening, ideeën, enz. Te communiceren op een gestructureerd maar algemeen aanvaard forum. Hoewel de uiteindelijke autoriteit en besluitvorming tot het leiderschap van een organisatie behoren, nemen leiders vaak contact op met hun werknemers voor hun waardevolle input.

Managers die deze bijeenkomsten gebruiken als communicatiemiddel, bieden medewerkers een geweldige kans om hun werkdagervaringen met elkaar te delen. Enkele veel voorkomende kenmerken van een effectieve personeelsvergadering zijn de volgende.

Kenmerken van succesvolle teamvergaderingen

Een regelmatig schema: om echt een effectief middel te zijn voor het communiceren van informatie en het verzamelen van input van medewerkers, moeten personeelsvergaderingen van tevoren worden gepland, zodat medewerkers hierop kunnen anticiperen en overeenkomstig de rest van hun schema / agenda kunnen plannen. Werknemers die erop kunnen rekenen dat deze bijeenkomsten regelmatig plaatsvinden, zullen ze zien als een gelegenheid om op een consistente basis informatie met anderen te delen.
Een tijdige start: als managers willen dat hun werknemers op tijd bij een vergadering komen, moeten ze ook het voorbeeld geven door op tijd bij de vergadering aan te komen. Bovendien moet de start van de vergadering zijn zoals gepland, zodat laattijdige aanwezigen weten dat ze moeite moeten doen om niet te laat te komen voor de volgende vergadering. Als manager die de vergadering leidt, zal door snel te zijn en de vergadering op tijd te beginnen aantonen hoe belangrijk de manager de vergadering vindt.
Een voorbereide agenda: aangezien werknemers waarschijnlijk informatie hebben om te delen, is het nuttig om een agenda te hebben opgesteld om de vergadering wat structuur en orde te houden. Het is gemakkelijk om van de baan te raken wanneer werknemers informatie aanbieden die enigszins niets te maken heeft met de voorbereide agenda. Agenda's dienen ook als handige records waar een supervisor naar terug kan kijken om te bepalen of bepaalde onderwerpen zijn behandeld.
Verplichte aanwezigheid: een regelmatig geplande personeelsvergadering, die wordt gehouden om belangrijke werkplekinformatie te delen en te verzamelen, zou doorgaans een verplichte aanwezigheidsplicht voor personeel moeten hebben. Werknemers moeten deel uitmaken van deze "denktank" voor communicatie, aangezien deze alleen effectief is als iedereen aanwezig is om naar de discussie te luisteren en hun unieke inzichten over de besproken onderwerpen te bieden. Toestemming om een personeelsvergadering over te slaan voor een andere werkverplichting zou eerder uitzondering dan alledaags moeten zijn.
Professionaliteit: Aangezien persoonlijke meningen en inzichten zullen worden gedeeld tijdens personeelsvergaderingen, is het cruciaal dat een manager de vergadering controleert terwijl anderen aan het woord zijn om ervoor te zorgen dat alle discussies professioneel en respectvol blijven. Werknemers bewaren bepaalde onderwerpen vaak voor een open discussie op een personeelsvergadering. Deze mensen kunnen erg gepassioneerd zijn over hun mening en hun gevoelens kwetsen of in de verdediging schieten als anderen een andere mening delen. Het is erg belangrijk voor het leiderschap aan tafel om iedereen professioneel te houden door hen eraan te herinneren dat iedereen een mening heeft en dat we hun kans moeten respecteren om op zo'n forum met hun collega's te praten. Als er geen controle is op een personeelsvergadering in dit opzicht, zullen sterkere persoonlijkheden anderen overtreffen, en dit kan ertoe leiden dat sommige werknemers terughoudend zijn om actief deel te nemen in de toekomst.
Een noodzaak om personeelsvergaderingen te annuleren: managers kunnen de gelegenheid hebben om een vergadering te annuleren vanwege hun eigen onvermijdelijke planningsproblemen of omdat er op dat moment geen echte problemen zijn die de input van het personeel vereisen. Aangezien het niet effectief is om een vergadering te houden alleen maar om een vergadering te houden, is het verstandig om de vergadering te annuleren, omdat werknemers het op prijs stellen als ze tijd in hun agenda vrijmaken om ander werk te doen. Het kan verstandig zijn om een e-mail te sturen om medewerkers te laten weten dat ze welkom zijn om de manager een-op-een te spreken als ze onopgeloste problemen hebben die ze moeten bespreken. Toestemming om met de manager te spreken of een "Opendeurbeleid" te promoten nadat een personeelsvergadering onverwachts is afgelast, zal de werknemer laten weten dat hij niet hoeft te wachten tot de volgende vergadering om iets belangrijks voor hem te bespreken.

Personeelsbijeenkomsten die deze kenmerken belichamen, zullen effectieve resultaten opleveren die ten goede komen aan de organisatie en aan iedereen die er hard aan werkt om het tot een succes te maken.

Abraham Lincoln hield zijn "House Divided" toespraak in het Illinois State Capitol (Old State Capitol) in Springfield, Illinois, op 16 juni 1858. Organisaties zullen het niet overleven als werknemers niet de kans krijgen om openlijk te communiceren.

Schrijver

Gebruik vergaderingen om lopende kwesties te bespreken

Een regelmatig gehouden personeelsvergadering creëert een forum voor een consistente bespreking van lopende of nieuwe meningsverschillen of interpersoonlijke problemen die kunnen voorkomen tussen individuen die regelmatig met elkaar in contact komen. Als men bedenkt hoeveel van hun dag, en dus hun leven, op het werk wordt doorgebracht, is het niet verwonderlijk dat er interpersoonlijke situaties kunnen ontstaan vanwege generatieverschillen, waarden en algemene levenservaringen.

Het is een feit dat iedereen naar zijn werk komt met zijn eigen "bagage", van het soort dat bepaalt wie hij werkelijk is. Een regelmatig geplande vergadering met collega's biedt een geplande en daarom betrouwbare gelegenheid om problemen op te lossen voordat ze een crisissituatie worden.

De werkrelatie is net als elke andere persoonlijke relatie: er moet voldoende gelegenheid zijn om problemen op te lossen die ertoe kunnen leiden dat het werk niet wordt gedaan en de doelen worden bereikt door de organisatie. Wanneer relaties "verdeeld" zijn en blijven broeden zonder tussenkomst van leiderschap, kunnen er aanzienlijke verstoringen van de werkplek optreden doordat verschillende teams of partijen elkaar uitdagen voor dominantie over een bepaald standpunt.

Communicatie is de sleutel

Het benutten van alle mogelijkheden om op de werkvloer met elkaar te communiceren, is de sleutel tot het professionele succes van medewerkers en hun leiderschap. Wanneer personeelsvergaderingen regelmatig, professioneel en op een manier worden gehouden die alle aanwezigen aanmoedigt om actief deel te nemen, kan een organisatie de vruchten plukken van een solide werkteam waar vertrouwen wordt verdiend door productieve interactie. Het delen van informatie tussen de mensen die ervoor zorgen dat een organisatie haar doelen en doelstellingen bereikt, creëert een meer harmonieuze omgeving voor iedereen.