Notulen opnemen - ocr nvq niveau 3 diploma in bedrijfskunde en administratie

Notulen maken is essentieel in elk bedrijf.

David Travis, CC0, via Unsplash

Invoering:

Deze eenheid is een optionele groep B-eenheid op niveau 2 met 4 studiepunten. Deze unit helpt de kandidaat met een goede kennis en begrip van taken bij het notuleren, de rol van de voorzitter en notulist in vergaderingen, de procedure om te notuleren, het voorbereiden van het notuleren en het volgen van organisatorische procedures, beleidslijnen en richtlijnen bij het maken van minuten

Zoek een persoonlijke verklaring die relevant is voor dit apparaat!

PS: op een vriendelijke opmerking, kopieer alstublieft niets dat hier is ingediend en toon ze in uw bestand. Dit is hier gepubliceerd, puur om u een idee / begrip te geven van wat ze van u verwachten dat u schrijft en hoe u moet schrijven. Je zult je moeten verhouden tot je eigen werkgebied en organisatie en je daaraan moeten houden bij het voorbereiden van de dossiers. Bedankt voor je medewerking.

1.1 Wat is het doel van bijeenkomsten?

Het belangrijkste doel van bijeenkomsten is om ideeën uit te wisselen en verschillende gedachten te uiten. Bijeenkomsten worden in bijna elke organisatie gebruikt als een manier om informatie met andere mensen te communiceren, waarbij het hun belangrijkste functies zijn om te informeren, ideeën te zoeken, opheldering te zoeken, problemen op te lossen, voorstellen / werkwijzen te bespreken, beslissingen te nemen en geschillen op te lossen.

1.2 Wat zijn de organisatorische en wettelijke vereisten die kunnen gelden voor het maken van notulen?

De notulen moeten een exacte weergave zijn van de agenda van de vergadering. De opbouw van de notulen volgt de lijst met agendapunten. Om op een efficiënte manier notulen te maken, moet u de sjabloon klaar hebben op basis van de agendapunten. Laat voldoende ruimte over om aantekeningen te maken terwijl de vergadering vordert. Dit zal u helpen om niet in de war te raken en soepel tussen items te navigeren terwijl de vergadering vordert.

Notulen zijn juridische documenten die dienen als bewijs voor toekomstige verwijzingen naar aanleiding van discussies tijdens een vergadering. De notulen moeten de titel, tijd, datum, plaats van vergadering, namen van aanwezigen, excuses, bezoekers, items, vereiste acties en datum voor de volgende vergadering bevatten.

Noteer acties per agendapunt en door wie. De notulen moeten nauwkeurig zijn, omdat mensen er in de toekomst naar zullen verwijzen en ze moeten precies kunnen begrijpen wat er tijdens de vergadering is gebeurd.

1.3 Waarom moeten de notulen een nauwkeurig verslag zijn van discussies en besluiten?

De notulen moeten nauwkeurig en beknopt worden opgesteld, zodat iedereen, of hij nu de vergadering heeft bijgewoond of niet, kan weten wat er is gebeurd.

Notulen dienen als het officiële verslag van de acties die tijdens een vergadering hebben plaatsgevonden en vormen een historisch verslag voor een team of een afdeling. Zelfs als mensen vergeten te herinneren wat er tijdens een vergadering is gebeurd of wat er is besproken en besloten, kunnen notulen hen helpen terug te verwijzen en die informatie te verkrijgen. In notulen worden ook de ondernomen acties en acties vastgelegd. Het fungeert dus als een herinnering met vermelding van de deadlines die moeten worden gehaald. De notulen geven ook informatie aan de mensen die niet aanwezig waren bij de vergadering.

1.4 Wat is het doel van documenten en termen die vaak tijdens vergaderingen worden gebruikt?

Vergaderdocumenten worden gemaakt wanneer het bedrijf bijeenkomt om zaken te bespreken die betrekking hebben op de huidige werking en toekomstige bedrijfsvoering.

Drie gemeenschappelijke vergaderdocumenten zijn:

• Oproeping van de bijeenkomst (details zoals datum, tijd, type bijeenkomst, locatie, het doel van de bijeenkomst)
• Agenda (gedetailleerde lijst van de agenda voor de vergadering)
• Notulen (het verslag / bewijs van de vergadering met details zoals plaats en tijd van de vergadering, doel van de vergadering, aanwezigen, voorzitter van de vergadering, excuses, agenda, beoordeling van eerdere notulen van de vergadering, datum, tijd en plaats van de volgende vergadering en tijdstip van sluiting van de vergadering)

2.1 Wat is de rol van de voorzitter en andere formele verantwoordelijkheden binnen vergaderingen?

De rol van de voorzitter is ervoor te zorgen dat een nauwkeurig verslag van een vergadering wordt gemaakt. De voorzitter van de vergadering heeft een verantwoordelijkheid voor

• Help de notulist bij het afspreken van agendapunten.
• Volg de agendapunten op volgorde.
• De notulist informeren over eventuele punten die van de overeengekomen agenda moeten worden verwijderd.
• Vat specifieke punten, besluiten of acties samen die voor elk agendapunt zijn overeengekomen, voordat u verder gaat met het volgende punt.
• Mee eens en geef een samenvatting voor lange discussies.
• Bekijk de notulen wanneer ze als concept zijn geschreven.

2.2 Hoe werkt u samen met de voorzitter bij het notuleren?

Voordat de vergadering begint, overleg ik met de voorzitter over agendapunten, maar ook over eventuele bezoekers die de vergadering bijwonen. Ik krijg advies over tijd en locatie voor de vergaderingen als de reguliere ruimte waar de vergadering wordt gehouden niet beschikbaar is. Bij twijfel vraag ik of een bepaalde discussie aan de notulen moet worden toegevoegd. Ik verduidelijk ook alle technische termen die tijdens de vergadering zijn besproken om te voorkomen dat verkeerde informatie wordt opgenomen. Na de vergadering stel ik de notulen zo vroeg mogelijk op en laat ik ze goedkeuren door mijn manager voordat ik ze onder de leden verspreid.

3.1 / 2 Waarom actief luisteren bij het notuleren en hoe doe je dat?

Ik zou actief moeten luisteren terwijl ik notulen maak, omdat ze dienen als een verslag van de beslissing en details van alles dat tijdens een vergadering wordt besproken en overeengekomen.

De volgende zijn enkele manieren waarop ik dat doe:

• Ik moet analytisch luisteren, op zoek naar de belangrijkste ideeën en details.
• Ik verduidelijk dingen die ik niet begrijp of vraag de voorzitter feiten te herhalen die ik niet begrijp.
• Ik houd rekening met de gevoelens van de sprekers en de aanwezigen.
• Ik ben proactief en bereid om te reageren.
• Ik elimineer afleidingen (lawaai, onderbrekingen enz.) En concentreer me op de spreker zodat ik geen belangrijke punten en handelingen mis die opgenomen moeten worden.

3.3. Hoe maak je aantekeningen tijdens discussies tijdens vergaderingen?

Ik kom vroeg naar de vergadering, ik zorg ervoor dat ik weet wie de voorzitter is, ik ga naast de voorzitter zitten en controleer of iedereen alle papieren (agenda) heeft en neem reserve-exemplaren mee. Ik lees alle kranten ruim voor de bijeenkomst door en vraag naar de namen van de aanwezigen. Luister goed, schrijf sleutelwoorden op en schrijf beslissingen op. Ik vraag om opheldering en bekijk mijn aantekeningen bij de voorzitter.

3.4 / 5 Waarom moet u opheldering krijgen en hoe doet u dat?

Eventuele twijfels die ontstaan ​​bij het schrijven van de notulen moeten worden opgehelderd, omdat het beslissingen zijn die als groep worden genomen en ze helpen bij toekomstig gebruik.

Ik verduidelijk dingen door de voorzitter of de groep te vragen om iets te herhalen of een beetje traag te praten als ik twijfel over een discussie. Ik geef mezelf de tijd om te luisteren en afleiding te elimineren.

3.6 Hoe sorteer, selecteer en structureer je informatie om minuten te produceren?

Ik gebruik een consistent sjabloon om minuten te produceren. Het doel van een vergadering varieert van het ene type vergadering tot het andere, dus de lay-out van de notulen kan ook variëren.

Het gebruikte sjabloon maakt het ook gemakkelijk om belangrijke informatie te vinden, en het moet consistent zijn voor een reeks vergaderingen.

Ik structureer de notulen als volgt:

• De titel van de bijeenkomst.
• De datum en tijd van de vergadering.
• Een lijst van alle aanwezigen onder de titel "Aanwezig".
• Een lijst van al degenen die niet aanwezig zijn maar wel hun excuses hebben aangeboden, deze lijst zou onder de titel "Excuses" moeten komen.
• Bevestiging dat de notulen van de vorige vergadering zijn overeengekomen. De datum van de vorige vergadering moet worden vermeld.
• Alle wijzigingen of acties die voortvloeien uit de notulen van de vorige vergadering moeten worden opgeschreven.
• Alle kwesties die uit de vorige notulen voortvloeien, moeten worden opgenomen onder de titel te bespreken kwesties.
• De notulen moeten altijd in dezelfde volgorde worden gehouden als tijdens de vergadering.
• De datum van de volgende bijeenkomst.

3.7 Wat wordt bedoeld met het gebruik van de juiste toon en professionele taal in minuten?

Notulen zijn een verslag van wat er precies tijdens de vergadering is gebeurd. Het zou dus een verslag moeten hebben van discussies en acties. Het moet zich concentreren op de items die zijn besproken en duidelijke informatie hebben over wat er voor elk item is besloten. De notulen moeten in volledige zinnen en voldoende gedetailleerd worden geschreven. Hierdoor zal elke lezer die niet bij de bijeenkomst aanwezig is, helpen begrijpen wat er werkelijk is besproken.

PS: op een vriendelijke opmerking, kopieer alstublieft niets dat hier is ingediend en toon ze in uw bestand. Dit is hier gepubliceerd, puur om je een idee / begrip te geven van wat ze van je verwachten dat je schrijft en hoe je moet schrijven. Je zult je moeten verhouden tot je eigen werkgebied en organisatie en je daaraan moeten houden bij het voorbereiden van de dossiers. Bedankt voor je medewerking.