Hoe je een aanbevelingsbrief schrijft die resultaten oplevert

Zorg ervoor dat uw aanbevelingsbrief met deze tips de gewenste impact overbrengt.

sysop1021 via Flickr, CC-BY-SA 2.0, gewijzigd door FlourishAnyway

U stemde ermee in een aanbevelingsbrief te schrijven, maar wat nu?

In de wereld van beurzen en toelating tot hogescholen hebben toepassingsmaterialen vaak last van het Lake Wobegon-effect. (Lake Wobegon is een fictieve plaats waar "alle vrouwen sterk zijn, alle mannen er goed uitzien en alle kinderen bovengemiddeld zijn.")

Om het beste van de rest te onderscheiden, vertrouwen toelatings- en beloningscommissies op objectieve beoordelingen van de capaciteiten en het karakter van de aanvrager. Dergelijke beoordelingen worden gegeven door docenten, professoren en anderen die bekend zijn met de kandidaat. Dit kunnen supervisors, coaches, gemeenschapsleiders en vrijwilligerscoördinatoren zijn die veel met hem of haar hebben samengewerkt. Dit is waar je binnenkomt!

De selectiecommissie heeft uw hulp nodig bij het beoordelen van de kandidaat. Wees nauwkeurig en waarheidsgetrouw, en laat de chips vallen waar ze kunnen.

Betsey Weber via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Geen druk: maar aanbevelingsbrieven zijn erg belangrijk

Aanbevelers staan voor een ontmoedigende taak omdat bijna alle aanbevelingen positief zijn. Dus als de kandidaat die u onderschrijft een absolute uitblinker is, moet uw brief dat weerspiegelen. Het is essentieel dat u zich sterk maakt voor zijn of haar acceptatie.

Mijn persoonlijke ervaring is dat, vooral in competitieve situaties op het hoogste niveau, er complexe scoreschema's in het spel zijn. Of een aanvrager wordt geaccepteerd, op de wachtlijst of regelrecht afgewezen, kan tot op een derde decimaal komen (bijvoorbeeld .00 1). Dus één aanbevelingsbrief - jouw brief - zou een tie-breaker kunnen zijn in het toelatingsspel met hoge inzetten waarbij de toekomst van mensen op het spel staat.

Hoe is dat voor druk? Nu ga ik je helpen om je werk goed te doen.

De concurrentie kan hevig zijn, dus leun erop. Begrijp de doelen van de sollicitant en begrijp waarvoor hij of zij solliciteert. In een zeer competitieve omgeving kan één aanbevelingsbrief een beslissing beïnvloeden. Hé, geen druk.

Dave Wilson via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Uw aanbeveling maakt een verschil

Vooral in competitieve situaties van het hoogste niveau kan één aanbevelingsbrief - uw brief - een tie-breaker zijn in het toelatingsspel met hoge inzetten waarbij de toekomst van mensen op het spel staat.

Uw rol: zorg voor een eerlijke en nauwkeurige beoordeling

Met een aanbeveling zet u uw eigen reputatie op het spel.

Weersta de neiging om de sterke punten van de kandidaat te overdrijven. Hoewel het hen kan helpen toegang te krijgen tot een programma, zal het hen in staat stellen om uiteindelijk te falen met onrealistische verwachtingen waaraan ze niet kunnen voldoen.

Hyperbool ruïneert ook uw geloofwaardigheid. Mogelijk moet u toekomstige kandidaten aanbevelen voor hetzelfde programma of dezelfde beurs.

Jouw rol als aanbeveler is simpelweg deze: geef het selectiecomité de objectieve informatie die het nodig heeft om een volledig geïnformeerde beslissing te nemen.

Geef een eerlijke en nauwkeurige beoordeling van de kandidaat die u evalueert. Laat u niet verleiden tot overdrijving. Als de kandidaat echt uitstekend is, geef dan voorbeelden, wees specifiek en houd uw lof niet in.

Kristina Alexanderson via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Communiceer duidelijk en overtuigend en geef een eerlijke en nauwkeurige beoordeling van die van de aanvrager

capaciteiten
karakter
motivatie, en
potentieel voor succes.

Als u denkt dat de kandidaat een echte uitblinker is, moet u ook enigszins creatief zijn, zodat uw kandidaat de aandacht krijgt die hij of zij verdient. (Misschien heeft iemand dit gaandeweg voor u gedaan.) Alleen u weet wat hier passend is, dus gebruik uw professionele oordeel.

Uw reputatie staat op het spel. Weet wanneer u een verzoek om een aanbeveling moet afwijzen.

smlp.co.uk via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Overweeg het volgende voordat u ermee instemt een aanbevelingsbrief te schrijven:

Kent u de persoon goed genoeg?
Voel je je op je gemak om hun sollicitatie professioneel te bekrachtigen met een ondersteunende brief?
Heeft u voldoende tijd om aan dit proces te besteden?

Wijs hun verzoek af als u niet met een goed geweten een ondersteunende brief kunt schrijven. Bijvoorbeeld: " Ik denk dat je het beste gediend bent als iemand anders je aanbeveelt. " Als je ze niet goed genoeg kent of niet de tijd hebt om je eraan te wijden, weiger dan met een verklaring.

Laten we beginnen. Ken de kandidaat, het programma waarvoor de student solliciteert en de selectiecriteria.

Thomas Helbig via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Welke informatie heeft u nodig?

Als je het aanbevelingsformulier invult dat de sollicitant je geeft - zonder vragen te stellen - dan ga je voor de gemakkelijkste weg. Het is ook minder effectief. Je zult in de verleiding komen om dit te doen en er gewoon mee klaar te zijn, maar stop. Verwacht meer van uzelf en de kandidaat in wiens toekomst u investeert.

Ken de kandidaat, de selectiecriteria en de sollicitatiecontext

Studenten zoeken schriftelijke goedkeuring voor verschillende doeleinden:

in het buitenland studeren
om beurzen of fellowships te verdienen
om stages en werk veilig te stellen en
om toegang te krijgen tot de universiteit, graduate, rechten of medische school.

U moet de aanvrager ontmoeten om informatie te verzamelen over het programma of de prijs waarvoor hij of zij solliciteert en om meer te weten te komen over zijn / haar doelen. Door de context van het verzoek van de kandidaat te begrijpen, kunt u beter inspelen op de behoeften van zowel de selectiecommissie als de aanvrager.

Materialen om te vragen

Vraag de kandidaat om de volgende relevante documenten te verstrekken, zodat u de selectiecriteria grondig kunt begrijpen en een case kunt opbouwen voor hoe hij of zij aan die criteria voldoet:

het programma of de beurzenbrochure
de functieomschrijving of vacatureaankondiging ( bijvoorbeeld voor een stage)
een lijst met opsommingstekens ("gesprekspunten") van zijn of haar belangrijkste activa en waarom hij of zij gelooft dat hij / zij gekwalificeerd is. Vertel de aanvrager dat het niet het moment is om bescheiden te zijn.
cv en / of cijferlijst van de sollicitant en
al het aanvullende materiaal waarvan u denkt dat het nuttig kan zijn (bijv. de belangenverklaring van de aanvrager, het aanvraag-essay ).

Na het doornemen en bespreken van deze informatie met de kandidaat, zou u een duidelijk idee moeten hebben van het volgende:

wat hij of zij wil bereiken met zijn / haar aanvraag
Twee of drie sterke punten die u daadwerkelijk bij de kandidaat heeft waargenomen
de beslissingscriteria (zodat u weet wat u het meest in uw brief moet benadrukken).

Bekijk de gegevens van de kandidaat zodat u geen beweringen indient die in strijd zijn met zijn of haar sollicitatie. Ondersteun uw beweringen met gedetailleerde voorbeelden van hoe de kandidaat zijn of haar sterke punten heeft getoond.

Ricardo Liberato via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Wat u moet opnemen in een aanbevelingsbrief



Wie je bent	Wie de kandidaat is	Ondersteuning
Een korte beschrijving van waarom je gekwalificeerd bent om de kandidaat te beoordelen ("Als AP scheikundeleraar gedurende 12 jaar heb ik de cursus gegeven aan meer dan 600 studenten…")	De naam van de kandidaat en waarom u de ondersteuningsbrief schrijft (bijvoorbeeld de beurs, prijs of programma waarop hij / zij solliciteert)	Druk vertrouwen in het toekomstige succes van de kandidaat en vertel vol vertrouwen waarom u denkt dat dit waar is.
Een overzicht van de context en duur van uw relatie met de sollicitant	Kies bijvoeglijke naamwoorden met een hoge impact die de aanvrager eerlijk en nauwkeurig beschrijven.	Beschrijf uw ondersteuningsniveau. Als u "ten zeerste aanbeveelt", gebruik dan die terminologie.
Uw contactgegevens en een uitnodiging om contact met u op te nemen als u vragen heeft	Gedragsvoorbeelden die beschrijven hoe de kandidaat zijn / haar meest opvallende sterke punten heeft aangetoond	Als er zwakke punten zijn, pak deze dan verantwoord aan. Met inbegrip van een milde zwakte die de keerzijde van een sterkte is, maakt de hele brief aannemelijker.
Uw naam en functie (handtekeningregel)	Kwantificeer waar mogelijk de prestaties van de kandidaat en uw beoordeling van zijn of haar capaciteiten (bijv. In de top x% studenten die u de afgelopen x jaar hebt lesgegeven)	Houd emotie of enthousiasme over een sollicitant niet in. Als uw kandidaat het ondersteuningsniveau verdient, ga dan all-in.

Trek hun aandacht door een verhaal te vertellen. Verhalen zijn persoonlijk en overtuigend. Ze illustreren belangrijke punten.

1/3

Laat uw brief opvallen tussen de massa

Onderscheid uw brief van de massa met behulp van enkele van de volgende tips en trucs.

Vertel een verhaal. Wees voor elk van de twee of drie belangrijke sterke punten grondig en specifiek in het uitleggen hoe u de sollicitant deze heeft zien tonen. Beter nog, vertel een boeiend verhaal.

Verhalen zijn persoonlijk, overtuigend en kunnen meerdere sterke punten bevatten. Mensen vinden ze gemakkelijk te onthouden en gemakkelijk te verbinden.

Beschrijf levendige situaties die illustreren hoe de kandidaat een belangrijke eigenschap heeft belichaamd. En maak het verhaal niet te lang.

Hier zijn enkele overwegingen om u aan het denken te zetten:

Wat was de situatie of taak?
Waren er belemmeringen voor succes die anderen in de weg stonden, maar die de kandidaat overwon?
Wat heb je de kandidaat in deze situatie zien doen dat hem of haar opmerkelijk maakte?
Wat zijn de behaalde resultaten, zowel in de taak als hoe anderen op hem / haar reageerden?
Is er een moraal aan dit verhaal of een sleuteloverdracht?

Ga niet "standaard". Een andere manier om uw aanbevelingsbrief echt gedenkwaardig te maken, is door een niet-standaard inleiding aan te nemen.

In plaats van te beginnen met de standaardintroductie van wie u bent en wie de student is, kunt u overwegen uw brief te starten met drie vetgedrukte beschrijvingen van de kandidaat. Bijvoorbeeld: ' Visionair. Intuïtief. Onvervulbaar. Geen drie woorden beschrijven John Doe beter dan deze… ' Of, als je genoeg vertrouwen hebt in een kandidaat om een voorspelling te doen over zijn of haar toekomst, maak dat dan in de eerste zin. Maak er vervolgens een back-up van met ondersteunende gegevens.

Houd uw enthousiasme of emotie niet tegen bij het aanbevelen van een geweldige kandidaat.

Jonathan Kos-Read via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Houd uw enthousiasme of emotie niet in. Stem de mate van ondersteuning die u voelt voor een sollicitant af op de toon van uw brief. Woorden hebben een verschillende mate van emotionele "temperatuur" die kan worden uitgedrukt

voorzichtige ondersteuning
ondersteuning, of
schreeuwen op de top van je longen springen op en neer steun.

Kies zorgvuldig uw woorden om uw perspectief weer te geven. Als de sollicitant yoo-hooing verdient, houd je enthousiasme of emotie dan niet in. Gebruik woorden als 'fenomenaal' of 'niet te stoppen' als ze kloppen. Geef vertrouwen in zijn of haar toekomst. Leun echt op uw aanbeveling wanneer dit gerechtvaardigd is.

Als u een aanbevelingsbrief schrijft, moet u rekening houden met spelling, woordkeuze, indeling, deadlines en andere belangrijke overwegingen.

Mary Beth Griffo Rigby via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Vergeet de details niet

Zorg dat de mechanica goed is: laat je niet struikelen door de kleine punten. Het negeren van het volgende kan aanzienlijk afbreuk doen aan de algehele impact van de brief:

Geef bovenaan de brief "VERTROUWELIJK" aan als de student ervoor heeft gekozen om af te zien van toegang
Varieer de structuur en lengte van zinnen
Controleer spelling en woordkeuze
Vermijd veelvuldig gebruik van clichés
Houd u aan de vereisten voor het formaat of het aantal woorden, indien van toepassing
Gebruik briefhoofdpapier en teken in blauwe of zwarte inkt met uw titel en graad (en)
Pas elke brief aan voor een bepaalde sollicitant, studiebeurs, universiteit, enz. - vooral als u meerdere brieven voor één kandidaat schrijft
Respecteer deadlines.

Als de kandidaat die u evalueert echt opmerkelijk is, is dit niet het moment om enthousiasme of emotie in te houden. Leun in uw aanbeveling. Gebruik woorden als "fenomenaal" als ze een nauwkeurige weergave zijn van de bekwaamheid van de kandidaat.

tmib_seattle via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Ken de rode vlaggen voor aanbevelingsbrieven

* FERPA is een Amerikaanse federale wet die de privacy beschermt van de onderwijsgegevens van studenten voor alle scholen die financiering van het Amerikaanse ministerie van Onderwijs ontvangen. Studenten moeten 18 jaar of ouder zijn dan de middelbare school. De gegevens van een student zijn beschikbaar voor inzage, tenzij rechten a

Aanbevelingsbrief Rode vlag	Wat het potentieel zegt
Aanbeveling "standaardbrief" die details en voorbeelden mist	De kandidaat verdiende de tijd en moeite van de aanbeveler niet voor een gedetailleerde aanbevelingsbrief. De aanbeveler kent de kandidaat niet goed. De kandidaat kan niet goed beoordelen hoe anderen hem zien (anders had hij of zij een andere aanbeveler gekozen).
Korte brief, vaak met korte, schokkerige zinnen. Lijkt ongeïnspireerd en niet goed geschreven.	De aanbeveler houdt negatieve informatie tegen. Of de kandidaat maakte een vreselijk oordeel door iemand met zulke slechte schrijfvaardigheid te vragen hem of haar te onderschrijven.
Backhanded complimenten of beschrijvingen en slechte vergelijkingen (bijv. 'Ze behoort tot de bovenste helft van de studenten die ik lesgeef').	De aanbeveler had het verzoek van de student moeten afwijzen, maar voelde zich mogelijk gedwongen om het advies te schrijven.
De over-the-top kandidaat die te mooi is om waar te zijn - vooral als zijn of haar geloofsbrieven de beweringen niet ondersteunen.	Wie heeft deze brief geschreven? De geloofwaardigheid van de aanbeveler moet in overweging worden genomen bij het afwijzen van hun stralende goedkeuring van de kandidaat.
De aanbeveler en kandidaat hebben dezelfde achternaam.	Het is een enorm nee-nee als ouders of andere familieleden aanbevelingsbrieven voor een aanvrager schrijven. Het zet vraagtekens bij de sociale vaardigheden van BEIDE partijen. Doe het gewoon niet. Als de achternaam een toeval is, geef dan "geen relatie" aan.
De aanbeveler heeft een lage professionele status (bijv. Afgestudeerde student in plaats van afdelingshoofd).	De kandidaat heeft misschien geen indruk gemaakt op mensen die meer ingeburgerd zijn in hun vakgebied. Overweeg een mede-ondertekende brief met een faculteitslid.
De student doet GEEN afstand van zijn recht op toegang tot de brief onder de Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA). *	Een brief die niet-vertrouwelijk is, mag NIET de ware en eerlijke mening van de aanbeveler weergeven.
De aanbeveling is van een overheidsfunctionaris die de kandidaat niet kent (bijv. Hun senator).	De student is geen sterke kandidaat en moet een "Weesgegroet" proberen door namen te laten vallen.

De kandidaat zal het opnemen tegen anderen die eersteklas studenten zijn. Bedenk wat uw aanvrager echt buitengewoon maakt als denker, leider, wetenschapper, atleet, schrijver, muzikant, humanitair of medemens. Hoe is ze uniek?

UGL_UIUC via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Hulp nodig bij het beschrijven van de kandidaat? Hier zijn 86 positieve eigenschappen

verantwoordelijk, aanpasbaar, ambitieus, analytisch, welbespraakt, attent, evenwichtig, ruimdenkend, samenwerkend, helder denken, commandant, gewetensvol, attent, creatief, nieuwsgierig, onverschrokken, besluitvaardig, toegewijd, betrouwbaar, vastberaden, toegewijd, ijverig, diplomatiek, gedreven, dynamisch, serieus, empathisch, ondernemend, ondernemend, enthousiast, serieus, energiek, evenwichtig, flexibel, gefocust, gracieus, lef, hardwerkend, fantasierijk, onvermoeibaar, invloedrijk, inzichtelijk, inspirerend, intuïtief, leider, open geestdriftig, georganiseerd, hartstochtelijk, geduldig, volhardend, baanbrekend, vredestichter, opmerkzaam, overtuigend, filantropisch, evenwichtig, precies, proactief, voorzichtig, punctueel, vragend, snel van begrip, rationeel, ontvankelijk, betrouwbaar, veerkrachtig, vindingrijk, responsief, zelfbewust zelfverzekerd, gedisciplineerd, zelfgestuurd, zelfredzaam, zelfvoorzienend,verstandig, slim, recht door zee, standvastig, vasthoudend, grondig, betrouwbaar, niet te stoppen, niet te stoppen, veelzijdig, visionair, werkt goed onder druk

Aanbevelingsbrieven geven inzicht in het karakter en de persoonlijkheid van een sollicitant.

Aanbevelingsbrieven: voorbeelden van vereisten

Heeft u zich ooit afgevraagd wat de vereisten voor aanbevelingsbrieven voor verschillende organisaties zijn? Hier zijn enkele intrigerende voorbeelden:

Het undergraduate-programma van de Yale University vereist twee aanbevelingen van leraren op de middelbare school, bij voorkeur degenen die de kandidaat in academische studies hebben onderwezen tijdens zijn of haar junior of senior jaar. Een aanvullende aanbeveling is toegestaan, maar wordt niet aangemoedigd.

Vrijwilligers van het Peace Corps moeten twee aanbevelingsbrieven indienen als onderdeel van hun selectieproces. De letters kunnen zijn van:

Een huidige of voormalige leidinggevende
Een huidige of eerdere begeleider van vrijwilligerswerk
Een goede vriend van twee of meer jaar (geen familielid of romantische interesse).

Acceptatie in West Point vereist doorgaans een nominatie van

De vicepresident
de senator of vertegenwoordiger van een aanvrager in de Verenigde Staten of
De secretaris van het leger.

Stanford Medical School vereist minimaal drie maar niet meer dan zes aanbevelingsbrieven.

Om een American Rhodes Scholarship aan te vragen, zijn vijf tot acht aanbevelingsbrieven vereist. Vier letters moeten afkomstig zijn van mensen die de academische bekwaamheid van de kandidaat kunnen beoordelen, en ten minste één letter moet hun karakter aanspreken.

Samenvatting Punten

Als aanbeveler is het jouw taak om de selectiecommissie een eerlijke en nauwkeurige beoordeling te geven van de capaciteiten en het karakter van de sollicitant. Op deze manier kunt u de commissie helpen een weloverwogen beslissing te nemen.
Maak een afspraak met de aanvrager om de selectiecriteria grondig te begrijpen.
Bouw een case op voor hoe de aanvrager aan die criteria voldoet.
Noem niet alleen bijvoeglijke naamwoorden en de belangrijkste sterke punten. Ga verder dan de inhoud die u in het cv van de sollicitant vindt. Leg uit hoe u persoonlijk heeft gezien dat de sollicitant zijn of haar sterke punten demonstreert.
Gebruik grondige en specifieke voorbeelden, verhalen vertellen, niet-standaard briefintroducties en enthousiasme als technieken om u te helpen het unieke karakter van de kandidaat over te brengen.

Zelfs arme studenten en degenen die niet opvallen, hebben mogelijk aanbevelingsbrieven nodig. Weet hoe u moet reageren als u zich niet op uw gemak voelt om "ja" te zeggen op verzoeken.

Éole Wind via Flickr, CC-BY-SA 2.0